La RPA, la Robotic Process Automation è una tecnologia che impiega robot software, spesso per semplicità chiamati “bot”, per eseguire attività e step di processo con un alto grado di ripetitività e di standardizzazione, tipicamente eseguiti da operatori umani.
Questi bot interagiscono con le applicazioni e i sistemi informatici esattamente come farebbe un umano, eseguendo azioni predefinite senza richiedere modifiche ai sistemi sottostanti.
L’RPA permette quindi di automatizzare attività ripetitive e standard, delegandole ad un «collega virtuale» e consentendo ai dipendenti di concentrarsi e dedicare il proprio tempo ad attività ad alto valore aggiunto
Queste caratteristiche la rendono adatta nell’automazione dei processi in cui è necessario agire non soltanto nel sistema ERP o gestionali, ma in più ambienti. Ad esempio, prelevare o inserire dei dati in un sito internet esterno, prelevare una informazione o un documento da un sistema di protocollo aziendale, leggere e rispondere ad una mail, ecc.
Nei casi in cui bisogna efficientare un processo interamente gestito in un unico sistema, è preferibile effettuare interventi di automazione agendo nello sviluppo e nel ridisegno all’interno degli stessi sistemi in quanto la soluzione embedded è più efficace in questi casi della tecnologia RPA.
Lo stesso quando si ha l’esigenza di gestire la riprogettazione completa dei processi stessi con la realizzazione di workflow completamente nuovi rispetto alla gestione non automatizzata.
Le tre tipologie di RPA
La tecnologia RPA può essere di 3 tipologie:
- Tradizionale: Consiste nella gestione automatica di attività manuali ricorsive, basate su criteri deterministici e che non richiedono un’analisi umana (es. attività ricorsive automatizzate in SAP/ERP, riconoscimento testo da differenti source)
- Cognitive RPA: Riguarda l’automazione di casistiche non deterministiche e che hanno un grado di complessità, attraverso l’utilizzo di software intelligente (es. riconoscimento immagini, risoluzione captcha, euristiche per riconciliazioni)
- RPA integrata con AI: Si basa sull’integrazione tra l’esecuzione di attività e la capacità di un algoritmo, di una tecnologia, in grado di imitare il comportamento dell’intelligenza umana. La macchina impara e comprende ed esegue attività con un approccio evolutivo e non statico.
I sei step per lo sviluppo di un progetto di robotica
Le fasi per lo sviluppo di un progetto di robotica si possono sintetizzare nei seguenti 6 step:
- Discovery: si sostanzia in uno scouting delle opportunità di robotizzazione attraverso l’identificazione dei processi aziendali che meglio si adattano alla robotic automation, nella valutazione quali-quantitativa con il calcolo del Digital Impact come benefici per l’azienda, e nella prioritizzazione dei progetti RPA.
- Assessment funzionale: ossia l’analisi di dettaglio step del processo AS-IS, l’eventuale reingegnerizzazione del processo in ottica RPA, il disegno della soluzione TO-BE, la produzione del Process Design Document (PDD) come specifica tecnica per lo sviluppo della soluzione;
- Sviluppo: riguarda la creazione dei moduli di processo standard con la definizione dei parametri e settaggi di configurazione di processo, e la gestione delle eccezioni;
- Test puntuali effettuati sui singoli blocchi di codice del programma RPA in modalità end to end, attraverso la verifica della presenza dei dati e casi di test in ambiente di collaudo, la predisposizione Testlist, User Acceptance Test (UAT) e la produzione del Test summary report (+ eventuale Defects log);
- Go-live: richiede l’assegnazione e la configurazione di Utenze Robot dedicate e associazione di un BusinesscOwner incaricato di supervisionare l’attività, l’abilitazione delle Utenze Robot ai sistemi target, l’autorizzazione formale al passaggio in produzione, la definizione della schedulazione bot ed il supporto del team di sviluppo almeno per le prime due settimane di run in produzione;
- Maintanance: si sviluppa nella maintenance funzionale propria del processo (corretta esecuzione del processo, verifica degli output prodotti dal robot, eventuali adeguamenti della soluzione robotica), nella maintenance infrastrutturale (spazio disco, patch di sistema, saturazione risorse) e nel monitoraggio delle performance attraverso KPI tecnico-funzionali (es. indicatori di efficienza e volumi delle attività svolte)
I benefici della RPA
I benefici della RPA si possono distinguere in 2 macrocategorie:
Benefici tecnico-informatici
- Tecnologia non invasiva: si tratta di una integrazione nell’architettura IT esistente, con riutilizzo delle interfacce esistenti e bassi costi di integrazione;
- Tracciabilità: Ogni operazione effettuata dai robot è tracciata e può essere sottoposta a revisione/controllo;
- Flessibilità e scalabilità: Si tratta di soluzioni adattabili a cambiamenti anche significativi del perimetro iniziale e dei volumi trattati.
Benefici operativi
- Ottimizzazione del carico di lavoro: in quanto la RPA consente l’eliminazione degli sprechi e l’aumento della produttività, la possibilità di soluzioni automatizzate, la disponibilità dell’execution 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con una velocità di esecuzione in media 25 volte superiore all’umano.
- Garanzia compliance e riduzione dei rischi operativi: in quanto si assicura che il processo sia conforme alle policy aziendali, con riduzione significativa di rischi connessi al trattamento di dati sensibili e di errori legati all’editing manuale
- Aumento della soddisfazione delle persone in quanto diminuisce la loro attività di mera execution, le stesse vengono coinvolte nell’addestramento dei robot, si concentrano sulle attività di controllo, monitoraggio e improvement del processo. Si trasformano da esecutori di attività ripetitive ad ingegneri di processo.
Chiaramente l’adozione di questa tecnologia, come tante altre, richiede una competenza professionale importante nella fase di disegno dei processi, unita ad un importante attività di change management che veicola, attraverso la supervisione umana richiamata anche dal regolamento comunitario sull’AI, l’utilizzo della tecnologia in modo efficace.
Come diceva lo scrittore e filosofo statunitense Elbert Green Hubbard “Una macchina può fare il lavoro di cinquanta uomini ordinari, ma nessuna macchina può fare il lavoro di un persona straordinaria”.
