Il processo delle retribuzioni può essere irto, perché è suscettibile di variazioni repentine legate a norme e decreti emessi dal legislatore o dal governo, come nel caso di minori detrazioni a carico del lavoratore, benefit, eccetera. I software per le buste paga sono quindi una soluzione pratica e, prediligendo quelli automatizzabili e in grado di dialogare con il software aziendale di contabilità, si ottiene una gestione più fluida dell’intero processo.
Inoltre, l’adozione di un software per le buste paga contribuisce alla transizione digitale di un’organizzazione. Ne abbiamo presi in considerazione cinque per soddisfare le esigenze di diverse realtà aziendali.
Che cos’è la digitalizzazione retributiva
La digitalizzazione retributiva è il processo che prevede l’uso di apposite tecnologie per la gestione ottimale degli aspetti remunerativi di un’organizzazione.
Ciò si declina in una gestione più immediata delle tabelle retributive, dei benefit, degli incentivi e di eventuali modifiche alle norme sulla contribuzione fiscale. Inoltre, a trarne vantaggio sono anche trasparenza e comunicazione nei riguardi dei dipendenti e di chiunque è iscritto nel libro paga.
Al pari di altri processi digitalizzati, apre le porte all’automazione della gestione dei flussi dei dati tra i diversi comparti aziendali e di quelli utili alla liquidazione delle retribuzioni.
L’importanza di un software per le buste paga nell’era digitale
Nel quadro della digitalizzazione retributiva, i software per le buste paga consentono di efficientare l’intero processo, facendo leva soprattutto su:
- l’integrazione del time-tracking: la rilevazione delle presenze può essere integrata, facilitando così il calcolo delle retribuzioni
- la precisione: l’ottimizzazione del flusso di salari e stipendi si traduce in un minore numero di errori e, parallelamente, ne risente l’efficienza
- l’automazione: il processo può essere completamente automatizzato, fino a riversare i dati in un software di contabilità e persino predisporre i bonifici necessari all’erogazione della massa salariale
- conservazione: il digitale consente una conservazione più agile, ordinata e duratura di tutte le informazioni, incluse quelle in materia di politiche salariali.
L’uso di un software snellisce le procedure, riduce i margini di errore e ottimizza i flussi aziendali.
Definizione di software retributivo
È un programma usato per rendere più snelli (e automatizzare il più possibile) i processi aziendali legati alla retribuzione di collaboratori e dipendenti. Nella fattispecie, un software retributivo si occupa di:
- calcolare retribuzioni e netto da versare, quindi anche le detrazioni
- integrare i dati con altri sistemi in uso all’azienda
- rispettare le norme e le leggi fiscali
- gestire i dati nel corso del tempo.
Quest’ultimo punto ha maggiore valore per le organizzazioni che prevedono scatti salariali a seconda degli anni di servizio dei dipendenti.
Come funziona un software per le buste paga
Non si limitano a lavorare sui dati specifici relativi alla retribuzione contrattuale (sia questa fissa oppure dipendente dal numero di ore di lavoro prestate dal dipendente), i software per le buste paga si estendono alla gestione dei pagamenti e alla gestione di tutta la documentazione che viene raccolta dalle imprese in fase di assunzione del personale.
Le imprese che usano soluzioni in Cloud possono predisporre pagine dedicate a ogni singolo dipendente, affinché questo possa modificare alcuni dati (per esempio le proprie coordinate bancarie), caricare documenti e prelevare copie delle buste paga, limitando così eventuali richieste di duplicati da inoltrare all’ufficio competente.
Questi sono benefici in qualche modo periferici, perché il cuore delle attività di un software per le buste paga svolge altri compiti.
Processo di elaborazione delle retribuzioni
Una volta stabilita la retribuzione del dipendente, il software applica una serie di parametri per l’adeguamento alle norme vigenti. Si pensi, per esempio, alla pressione fiscale Irpef che varia a seconda dello stipendio o alle agevolazioni che competono ai lavoratori che non raggiungono un salario mensile di una certa cifra.
Di fatto, la produzione di una busta paga è il risultato di un calcolo con diversi addendi e sottraendi ai quali si vanno poi ad aggiungere eventuali benefit o agevolazioni. Il software tiene conto di ognuno di questi parametri fino a redigere la busta paga propriamente detta e, laddove previsto, a predisporre il versamento al dipendente alle coordinate da questo specificate.
Integrazione con il sistema aziendale
I software per le buste paga possono alimentare la contabilità ed essere a loro volta alimentati dai sistemi di rilevazione delle presenze. Non di meno, i dati possono essere condivisi con tutti i dipartimenti aziendali competenti come, per esempio, l’ufficio risorse umane e – laddove presente – l’unità che si occupa della gestione del personale.
Non da ultimo, il software per le buste paga può fornire dati utili agli adempimenti fiscali a cui l’azienda è sottoposta.
Caratteristiche principali dei Software per le buste paga
Ogni soluzione software offre una sorta di filosofia proprietaria, prediligendo alcuni aspetti invece di altri. In ogni caso, puntando all’optimum, un software per le buste paga deve:
- elaborare retribuzione lorde e nette
- gestire i pagamenti
- archiviare le buste paga
- essere integrabile con il software contabile
- consentire reportistica
- avere un’area dedicata accessibile a ogni dipendente
- gestire gli adempimenti fiscali
- essere aggiornato a seconda dell’entrata in vigore di nuove norme.
Quando ci si trova davanti a un software in grado di assolvere tutti questi compiti, si ha a che fare con una soluzione valida.
Personalizzazione e scalabilità del software
Sono entrambe fondamentali perché accompagnano un’impresa nel proprio percorso di crescita senza dovere cambiare soluzione software.
Anche gli automatismi devono rientrare nell’ampia sfera della personalizzazione, perché ogni impresa può avere esigenze diverse in materia di automatizzazione la quale, per essere considerata tale, deve essere flessibile. Non è più sufficiente che un software svolga un compito in modo automatico, tale compito deve potere essere plasmato alla bisogna.
Gestire i rischi legati all’uso di software retributivi
Non c’è software che non porti con sé alcuni rischi e devono essere attentamente valutati lungo il processo decisionale che porta all’acquisto di una o dell’altra soluzione.
Nello specifico, le debolezze possono essere afferenti a una latenza nell’aggiornamento del software da parte di chi lo sviluppa. Ciò può renderlo inadeguato dal punto di vista della conformità normativa.
Parallelamente, occorre che il software offra un elevato standard di sicurezza e di protezione. I dati dei dipendenti – anche quelli retributivi – sono da considerare particolarmente sensibili e vanno scongiurati accessi indebiti.
Esempi di software per la gestione delle buste paga
Il mercato è densamente popolato di soluzioni sviluppate, amministrate e vendute da aziende italiane. Soluzioni che sfruttano diverse tecnologie e che si rivolgono a imprese di diversa natura e grandezza ma che, a prescindere, offrono standard elevati e prestazioni di alto livello.
Si può optare per soluzioni on premise (installate fisicamente su hardware di proprietà dell’azienda) o per soluzioni in Cloud, che vanno valutate anche alla luce delle disposizioni in materia di compliance.
Allo stesso modo, ci sono soluzioni Open source e altre proprietarie. Le prime, se non del tutto gratuite, tendono a costare meno ma, tra gli svantaggi, tendono a offrire un’assistenza non professionale e tendenzialmente meno rapida nel fornire soluzioni. I software Open source, di norma sviluppati e mantenuti da una comunità di volontari, non vanno demonizzati a priori ed è per questo che sono compresi tra quelli che proponiamo.
Analisi di cinque soluzioni software
Cominciando dalle soluzioni Open source, segnaliamo Paghe Open che esiste sia nella formula gratuita sia in quella a pagamento. Gira su Windows, su Linux e su Mac e racchiude oltre 180 Contratti collettivi nazionali di lavoro (Ccnl) ed è perfettamente allineata agli obblighi di legge.
La versione gratuita è adatta alle imprese con al massimo 15 dipendenti ed è aggiornata costantemente, difetta però in quanto ad assistenza, prevedendo il supporto soltanto via email.
Le versioni a pagamento vanno fino a 30 dipendenti al prezzo di 46 euro al mese, fino a 100 dipendenti al costo di 68 euro al mese. Le aziende con oltre 100 dipendenti possono chiedere un preventivo personalizzato. Ciò che accomuna queste versioni è l’assistenza telefonica e remota in tempo reale, riducendo così i tempi di attesa in caso di necessità. Prevede anche un’app per dispositivi mobili, contemplando quindi pagine e sessioni dedicate ai singoli utenti.
Le soluzioni offerte da Zucchetti sono di diverso tipo e coprono qualsiasi esigenza. Anche la loro distribuzione è di diversa natura, possono essere installate on premise, sfruttate direttamente dai Data center che l’azienda mette a disposizione dei propri clienti o, in alternativa, se ne può usufruire in modalità Software-as-a-Service.
I prezzi sono comunicati dietro espressa richiesta ma è possibile organizzare una demo per valutare le potenzialità delle soluzioni che, in Italia, sono da considerare di alto livello: aggiornate e mantenute in modo costante e dotate di un servizio di assistenza di qualità. L’ecosistema delle applicazioni di Zucchetti copre ogni comparto aziendale e questo favorisce l’interoperabilità dei dati.
La proposta di Buffetti si chiama eBridge, un software modulare che copre la gestione del personale a 360 gradi includendo, oltre alle buste paga, il budgeting, le comunicazioni con gli enti, le presenze e i documenti online.
Una soluzione modulare sempre aggiornata e mantenuta che offre elevati standard operativi. I prezzi vengono comunicati a chi ne fa richiesta.
Da prendere in considerazione, a nostro avviso, è anche Strike Paghe. Una soluzione da installare fisicamente in azienda che offre anche un portale Cloud appannaggio dei dipendenti e che, oltre a garantire tutti i requisiti che abbiamo citato sopra, si annuncia come soluzione economica – nell’ordine del migliaio di euro l’anno – e quindi adatta anche ad aziende con budget limitati. Il software può essere valutato per 30 giorni, contando anche sull’assistenza dell’azienda cosentina che la sviluppa.
La soluzione di Inaz è pensata per essere particolarmente facile da usare. Completamente usufruibile online, garantisce esportazioni e importazioni dei dati immediate e fluide al fine di potere essere integrata con altre soluzioni software aziendali. Le soluzioni offerte da Inaz sono usate da imprese pubbliche e private. I prezzi sono comunicati a chi ne fa richiesta.
