Il cloud non è materia nuova ma lo Smart working ne sta rilanciando diffusione e utilità. Non si tratta soltanto di rendere accessibili i file ovunque gli utenti si trovino, giacché il cloud racchiude in sé una filosofia più marcata che spinge le aziende verso un approccio totale alla digitalizzazione dei documenti e verso l’applicazione di policy in materia di accessi e sicurezza.
Ci sono diversi tipi di cloud storage e scegliere tra uno e l’altro impone una riflessione perché ogni tipologia comporta vantaggi e limiti. Non c’è una soluzione che possa essere considerata migliore, esistono soluzioni più adatte alla realtà e alle esigenze di ogni singola organizzazione.
Cosa si intende con sistema di cloud storage
Il cloud storage permette l’archiviazione di file su server esterni (cloud pubblico) o raggiungibili dall’esterno dell’azienda (cloud privato).
Il cloud storage pubblico prevede la figura di un servizio di terze parti che si occupa di mettere a disposizione hardware, di gestirlo e di mantenere la sicurezza dei dati archiviati. Allo stesso modo, il gestore assicura che i dati siano sempre accessibili.
Quali sono i vantaggi del cloud storage
Sono diversi e di natura differente, ovvero finanziari, economici e tecnologici. Dal punto di vista finanziario va sottolineato che il cloud sposta l’investimento dal conto capitale a quello operativo. Non c’è hardware da inserire negli asset aziendali e da ammortizzare, si paga un canone che viene completamente messo tra le spese correnti.
Dal punto di vista economico, la possibilità di ricorrere a un numero minore di server e quindi a meno attività di manutenzione, rappresenta una compressione dei costi. Questo vale soprattutto per le soluzioni cloud pubbliche e meno per quelle private, delle quali parleremo più avanti.
Affrontando la questione prettamente tecnico-tecnologica, i vantaggi sono molteplici:
- scalabilità: aggiungere spazio disco disponibile o dotazione hardware in genere è un’operazione facile che non richiede l’intervento dei tecnici aziendali. Al contrario, laddove fosse necessario diminuire lo spazio o ridimensionare l’infrastruttura hardware, oltre a ridurre il fee corrisposto al fornitore, l’azienda non si troverebbe nella condizione di avere speso denaro per acquisti di cui non ha bisogno,
- progettazione: disegnare una struttura IT che include uno o più file server è un compito che richiede un certo impegno, contando anche l’eventuale necessità del supporto dell’ufficio networking nelle grosse organizzazioni laddove la rete viene subnettata per esigenze organizzative. Il cloud pubblico alleggerisce molto il carico amministrativo, tecnico e organizzativo. Non da ultimo il cloud pubblico permette la ridondanza dei dati che vengono distribuiti e all’occorrenza replicati su diversi server, evitando singoli point-of-failure. Un’alternativa per le aziende può essere una soluzione file server in cluster, i cui costi di acquisto e di manutenzione possono essere sensibili se non persino ingenti,
- sicurezza: i provider di servizi cloud offrono strumenti per la tutela della sicurezza dei file ma anche per la sicurezza fisica, con controlli degli accessi nelle server room e con sistemi anti-incendio. Fanno inoltre uso di software e applicazioni zero trust e crittografia i cui costi potrebbero essere insostenibili (o difficilmente sostenibili) per le aziende medio-piccole che potrebbero non avere modo di affrontarle.
Infine, dando il giusto peso alla questione ambientale, i provider di servizi cloud tendono sempre più a usare fonti energetiche rinnovabili, puntando quindi sulla sostenibilità delle tecnologie impiegate.
Quali sono gli svantaggi del cloud
Il cloud, soprattutto pubblico, ha delle criticità di cui occorre tenere conto. Alcune possono essere limitate o azzerate scegliendo il fornitore più adatto.
- Conformità: chi opera in determinati settori, si pensi soprattutto alla sanità, deve sottostare a leggi e norme che disciplinano le modalità con le quali i dati devono essere archiviati e resi accessibili. È quindi opportuno che venga scelto un provider di servizi cloud che offra politiche in grado di rispettare le richieste di conformità,
- gestione: affidare a un terzo la gestione dei file e la loro sicurezza necessita un rapporto di totale fiducia. Anche in questo caso occorre scegliere con cura il partner a cui affidare i propri dati,
- latenza: il traffico da e verso il cloud risente della congestione, dei ritardi e della lentezza della connessione internet,
- continuità di servizio: i provider cloud si impegnano a garantire un servizio sempre accessibile, nonostante ciò, un’interruzione è sempre da tenere in considerazione e questa coincide con l’impossibilità di accedere ai dati.
Alcuni di questi svantaggi possono essere leniti optando per soluzioni cloud private o ibride, come vedremo.
Quando è opportuno utilizzare un cloud privato
Prima di affrontare l’argomento occorre sottolineare che l’etichetta di cloud privato ha due significati. Il primo e più diffuso è quello, secondo il quale, i dati sono conservati all’interno dell’azienda che ne fa uso e quindi non sono in internet. Il secondo metodo prevede invece che i dati siano al di fuori dell’azienda, tipicamente in un data center terzo che ospita i server dell’azienda che ne fa uso in modo esclusivo.
Queste due diverse architetture non cambiano i motivi per i quali un’azienda può scegliere una soluzione cloud privato che, di norma, sono riconducibili a quanto già visto in precedenza, ovvero:
- problemi o necessità legate alla conformità,
- controllo della sicurezza dei dati. Nelle infrastrutture cloud private i dati possono non uscire dal perimetro aziendale e gli accessi vengono consentiti dalle politiche di traffico permesse dai firewall e dai profili utente di ogni singolo dipendente o collaboratore,
- le aziende che necessitano di trasferire grandi moli di dati possono ottenere un vantaggio nelle prestazioni utilizzando la velocità di una rete Lan.
Va citata anche l’eventualità secondo la quale un’azienda, in una fase di transizione o di riorganizzazione di un data center interno, può considerare la conversione a un cloud privato avendo già a disposizione l’hardware di cui necessita. Ipotesi questa che non è del tutto da escludere nelle grandi imprese che già hanno affrontato la spesa per dotarsi di molti server nel corso degli anni.
I vantaggi del cloud storage per le attività aziendali
Il cloud nella sua formula pubblica permette di controllare e pianificare i costi: si paga un fee mensile o annuale al quale non si sommano costi per l’aggiunta eventuale di hardware (server, dischi fissi o parti attive di rete), per la manutenzione e per l’aggiornamento del software, operazioni che ricadono sul gestore del servizio cloud e che sono calcolate nel fee corrispostogli.
Al di là della questione contabile, il cloud storage mette in condizione i collaboratori di lavorare in remoto, di accedere ai file ovunque essi si trovino e anche di lavorare in collaborazione sui medesimi documenti. Tra le responsabilità del gestore c’è anche quella di garantire la sicurezza dello storage, sia in termini fisici sia di cyber sicurezza, facilitando anche le policy di accesso ai file decisi dell’azienda, scenari nei quali i profili utente inseriti in un’unità organizzativa (per esempio l’ufficio marketing) non possono sfogliare le directory di lavoro destinate alle altre unità (per esempio, l’ufficio amministrazione).
Come il cloud storage aumenta l’efficienza aziendale
Una soluzione cloud storage consente un lavoro più fluido a tutti i collaboratori, i quali non devono per forza di cose essere in azienda per potere lavorare o condividere dati. Ogni unità operativa guadagna una propria indipendenza, incluso l’IT i cui collaboratori – sgravati da compiti di amministrazione noiosi e costosi – possono concentrarsi su altri progetti.
Inoltre, il cloud aumenta la business continuity. I file per un’azienda sono di vitale importanza: nulla come l’impossibilità di accedere ai file mina l’operatività di un’impresa. Se un gestionale non dovesse funzionare per qualche ora ne risentirebbe l’operatività del dipartimento in cui tale software viene usato, se la posta elettronica non funzionasse ne risentirebbe tutta l’azienda ma l’operatività nel suo insieme sarebbe rallentata e non bloccata. Se a smettere di funzionare fossero i file server o i data warehouse, i dipendenti potrebbero fare ben poco in attesa che il disguido venga risolto.
Non da ultimo, la scalabilità di un’architettura cloud, che può essere facilmente ampliata o ridotta, si adegua alle necessità aziendali in modo rapido.
Migliorare la produttività aziendale con il cloud storage
Gli scenari plausibili sono molteplici. Qui, a titolo di esempio, ne illustriamo due: supponiamo che in un’azienda l’ufficio commerciale debba lavorare in stretto contatto con quello contabile, affinché possa essere venduta merce soltanto a quei clienti che hanno saldato le fatture precedenti. Supponiamo anche che i software usati dai due reparti siano diversi e corrano su sistemi operativi diversi (scenario questo non del tutto atipico).
Il cloud offre un punto di triangolazione tra entità aziendali, per esempio rendendo accessibile al comparto commerciale una situazione dei pagamenti dei clienti aggiornata quotidianamente e resa disponibile dall’amministrazione con un’attività di export automatizzato dei dati, senza necessità di creare interfacce tra i gestionali.
Un altro scenario, al quale abbiamo già accennato, riguarda l’IT: se deve svolgere meno attività di manutenzione e aggiornamento, si può dedicare ad altri compiti appannaggio di tutta l’impresa, per esempio l’automazione di processi o una migliore e più incisiva assistenza agli utenti.
Le soluzioni cloud storage per la gestione dei dati aziendali
Le architetture principali sono quattro, ovvero il cloud pubblico, quello privato, quello ibrido e il multi cloud le quali, approfondendo un po’ l’argomento, risultano essere due diversi modelli di cloud ognuno con due derivazioni, ovvero:
- il cloud pubblico si basa su risorse messe a disposizione da un gestore a più clienti nel medesimo tempo,
- il cloud privato fa riferimento a risorse che l’impresa usa in modo esclusivo e che può ospitare al proprio interno o presso terzi,
- il cloud ibrido unisce il cloud pubblico e quello privato, ossia data center o file server interni all’impresa e servizi cloud acquistati da gestori terzi,
- il multicloud, infine, prevede l’uso in simultanea di diversi servizi cloud (siano questi pubblici o privati). Chi ne fa uso ricorre di fatto ha più servizi cloud esterni e a più architetture cloud private.
Il cloud pubblico e il cloud privato
Il cloud pubblico è amministrato e fornito dal gestore del servizio e i file sono archiviati al di fuori dell’azienda. Chi ne fa uso necessita un browser o un apposito client – anch’esso fornito e amministrato dal gestore – da installare sul proprio pc. I server messi a disposizione dal gestore del servizio possono ospitare i dati di più aziende, va da sé che ogni azienda potrà accedere soltanto ai dati di propria pertinenza.
Il cloud privato è una formula che prevede l’archiviazione dei file su server dell’azienda, fosse anche su server proprietari e a uso esclusivo fisicamente installati in un data center esterno, a cui gli utenti autorizzati hanno accesso ovunque si trovino.
Sono due soluzioni diverse tra loro che però restituiscono lo stesso risultato all’utente finale, sia questo un dipendente, un collaboratore esterno, clienti, fornitori e altri stakeholder.
Il cloud ibrido
Sono una combinazione tra cloud privato e cloud pubblico. Un’azienda può così suddividere la propria infrastruttura conservando alcuni dati al proprio interno (o comunque in modo esclusivo) e altri su un cloud pubblico. In alternativa, un’impresa può usare il cloud pubblico per fare il backup di quello privato.
Cloud storage come strumento per la collaborazione aziendale
La collaborazione aziendale non avviene soltanto all’interno dell’impresa: non sono rari i casi in cui è necessario mettere a disposizione dati sia a fornitori sia a clienti o, in ogni caso, ad aziende ed entità esterne. Entrando nelle dinamiche di una multinazionale, appare evidente che una soluzione cloud possa facilitare la collaborazione tra dipendenti e collaboratori di sedi diverse. Non di meno, anche in una piccola realtà aziendale, i dipendenti (unendo a questo scenario anche lo smart working) possono accedere ai file, modificarli o crearne di nuovi ovunque si trovino.
La sicurezza dei dati aziendali nel cloud storage
Ci si attende, come detto, che il gestore del servizio cloud si occupi tanto della sicurezza fisica quanto di quella cyber. Occorre però che le organizzazioni ci mettano del loro, perché deve garantire la sicurezza dei client con cui i dipendenti accedono alle risorse cloud e deve comunque avere delle policy utente chiare.
Il concetto di sicurezza applicato al cloud diventa più sfaccettato, tant’è che riguarda diversi aspetti:
- la sicurezza fisica,
- resilienza alle minacce informatiche dei server sui quali i dati sono archiviati,
- l’autenticazione e i diritti di accesso,
- il recupero dei file in caso di necessità,
Rientra nell’accezione di sicurezza anche il luogo geografico in cui i dati risiedono, perché è necessario sapere quali normative nazionali e sovranazionali sovrintendono alla protezione dei dati stessi.
Come il cloud storage fa crescere il business
Tra le tante prerogative che gli si possono ascrivere, il cloud storage dà il meglio di sé in un ambiente aziendale in cui prevale una cultura improntata alla digitalizzazione che ricade positivamente su ogni comparto. Così, grazie al cloud, c’è maggiore duttilità ed efficienza in ogni flusso aziendale, anche in quelli che si affacciano all’esterno dell’impresa come, per esempio, l’assistenza pre e post-vendita.
Viene meno la gestione dei server che non ha impatto sull’organizzazione aziendale e la gestione dei dati offre vantaggi strategici e di competitività, rendendo più facile anche l’analisi dei dati stessi.
