Gestire i documenti in modo efficace con l’enterprise content management o ECM è la leva per ottimizzare numerosi processi aziendali, sia nel settore privato che nella PA.
L’Enterprise Content Management (ECM) è un insieme di strumenti, processi e strategie che gestiscono l’intero ciclo di vita dei contenuti aziendali, dalla creazione all’archiviazione, garantendo accessibilità, sicurezza e conformità normativa.
Indice degli argomenti
Funzioni principali dell’ECM
- Acquisizione e organizzazione
- Digitalizza documenti fisici e gestisce formati non strutturati (PDF, immagini, video, email)
- Utilizza tecnologie come OCR, IA e ML per classificare e indicizzare i contenuti
- Digitalizza documenti fisici e gestisce formati non strutturati (PDF, immagini, video, email)
- Archiviazione centralizzata
- Sostituisce l’archiviazione fisica con repository digitali organizzati in strutture virtuali (es. “cartelle” e “scaffali” digitali)
- Garantisce conservazione a norma di legge e accesso controllato
- Sostituisce l’archiviazione fisica con repository digitali organizzati in strutture virtuali (es. “cartelle” e “scaffali” digitali)
- Automazione dei processi
- Integra workflow per gestire flussi di lavoro e collaborazione tra reparti
- Collega i contenuti a sistemi aziendali esistenti (es. CRM Customer relationship management e ERP Enterprise Resource Management)
- Integra workflow per gestire flussi di lavoro e collaborazione tra reparti
Vantaggi strategici
- Efficienza operativa: riduce errori manuali e tempi di ricerca
- Conformità normativa: adempie a regolamenti GDPR e HIPAA
- Valore strategico: estrae informazioni utili dai contenuti per decisioni aziendali.
- Collaborazione: facilita il lavoro di team distribuiti tramite accesso centralizzato18.
Differenze tra ECM e Content Management
Mentre il Content Management può riferirsi a soluzioni puntuali per reparti specifici, l’ECM è una piattaforma integrata a livello aziendale, progettata per gestire contenuti in modo olistico e contestuale.
In sintesi, l’ECM è uno strumento cruciale per la trasformazione digitale, trasformando i contenuti in risorse strategiche per l’innovazione e la competitività.
Il supporto dell’AI all’Enterprise Content Management
L’AI applicata alla gestione documentale e all’ECM infatti permette di snellire, velocizzare ed evitare errori, rendendo più efficienti i flussi di lavoro con impatti positivi su ogni aspetto, dalla riduzione dei tempi operativi alla soddisfazione di dipendenti e clienti. Il cuore dell’efficacia è da ricercarsi nella capacità di raccogliere e valorizzare i dati, per fornire risposte, informazioni e insight utili alle attività quotidiane e alle strategie di business.
Enterprise content management, perché serve alle aziende
Un software di enterprise content management, considerando la mole di documenti di diverso genere di cui gli uffici di aziende ed enti di ogni dimensione e livello devono occuparsi su base quotidiana, è una priorità per affrontare con successo un percorso di innovazione. Una soluzione ECM infatti:
- favorisce la trasformazione digitale dell’impresa o dell’amministrazione pubblica, fungendo da cardine per la reingegnerizzazione dei workflow in ottica di dematerializzazione;
- riduce i tempi di gestione delle pratiche e dei compiti, rendendo più rapide le attività documentali;
- permette di contenere i costi operativi;
- semplifica i processi, rendendoli più flessibili, automatizzando ed eliminando ridondanze;
- snellisce il carico di lavoro degli uffici e facilita la collaborazione tra utenti diversi;
- valorizza il patrimonio di informazioni;
- facilita le operazioni di archiviazione e conservazione a norma;
- migliora gli aspetti di sicurezza e protezione dei dati.
Tuttavia, per beneficiare al massimo di questi vantaggi è utile considerare anche l’apporto all’ECM di innovazioni come l’intelligenza artificiale.
AI per l’Enterprise Content Management: i vantaggi
Le applicazioni di intelligenza artificiale oggi, infatti, trovano spazio in ogni settore, con la capacità di attuare profonde modifiche sia sul fronte tecnologico che organizzativo e di processo.
Le funzionalità di intelligenza artificiale in ambito di gestione documentale e inserite nel contesto di un software enterprise content management ne valorizzano le qualità.
In particolare, l’AI permette di automatizzare e velocizzare ulteriormente attività legate ai processi di gestione documentale come il reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenuti, la loro organizzazione e l’archiviazione, consentendo agli utenti di dedicare il loro tempo ad attività strategiche per il business aziendale.
L’integrazione con funzioni di assistenza virtuale intelligente rende facile inoltre consultare l’AI per sciogliere eventuali dubbi processuali e tecnici che si incontrano durante la giornata lavorativa, trovando in modo semplice le soluzioni necessarie: non serve un alto livello di specializzazione, grazie alla comprensione da parte della macchina del linguaggio naturale.
Così, per esempio, individuare un’informazione contenuta in un documento di cui non si dispone diventa estremamente rapido, con la conseguenza di flussi operativi più efficienti. Non sarà più necessario, quindi, dover cercare manualmente un particolare documento, magari gestito da altri e di cui non si conosce bene l’esatta collocazione negli ambienti virtuali aziendali, con il rischio di impiegare molto tempo e rallentare il lavoro.
La gestione intelligente dei dati, infatti, è al centro dell’impiego dell’AI per l’enterprise content management. La loro valorizzazione è un fattore fondamentale per accrescere l’efficacia operativa. L’intelligenza artificiale aiuta a ridurre la complessità che un gran numero di dati in forma diversificata comporta. I dati vengono raccolti, elaborati e studiati in modo da renderli fruibili all’utente con immediatezza. Un vantaggio che permette di snellire ulteriormente i workflow documentali.
Nell’adottare una soluzione di enterprise content management è utile quindi tener presente, al di là di una valutazione sui vantaggi e sui costi, anche di questo aspetto innovativo. Sul mercato degli ECM, il provider italiano Siav lo contempla nella propria soluzione Archiflow NOVA.
Archiflow NOVA di Siav: AI ed enterprise content management
Archiflow NOVA è la nuova era più innovativa, potenziata e intelligente dello storico enterprise content management software di Siav, Archiflow.
L’obiettivo dell’ECM di Siav è semplificare i processi aziendali apportando una digitalizzazione profonda dei flussi di lavoro. Archiflow NOVA ha funzionalità di intelligenza artificiale integrate, che automatizzano attività complesse e routinarie.
Importante la data analysis, in particolare sono integrate anche processi ETL – extract, transform, load, di process mining e di business intelligence, per raccogliere, organizzare e rendere fruibili le informazioni e attuare un efficientamento dei processi interni ed esterni, creando valore dai dati aziendali.
La soluzione ECM di Siav dispone anche di una funzione di assistente virtuale, chiamata sophia. Un vero e proprio collega digitale, che aiuta gli utenti con un approccio conversazionale: Sophia è in grado di comprendere e utilizzare il linguaggio naturale, per cui interagire con la macchina non richiede la conoscenza di linguaggi di programmazione.
Oltre a ciò, Archiflow NOVA è altamente personalizzabile secondo le esigenze di imprese e PA e proprio tale elevata flessibilità permette di implementare una logica collaborativa che supera la ormai vetusta separazione delle funzioni aziendali in dipartimenti. Questo si traduce nella capacità di condividere dati, documenti e flussi di lavoro, a qualunque livello.
Archiflow NOVA si può integrare con qualsiasi sistema aziendale ed è scalabile; perciò, l’aumento di documenti e dati da gestire non sarà un problema per il software.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Siav
