L’organizzazione di grandi eventi, come concerti o festival o altre manifestazioni sociali, culturali e sportive, comporta l’attivazione di una complessa macchina che, inevitabilmente, deve includere anche la pubblica amministrazione locale anche quando l’organizzazione risulta formalmente a carico di soggetti privati.
Per le amministrazioni locali questi eventi relativamente poco frequenti, ma potenzialmente destabilizzanti per il sistema locale e dotati di grande visibilità e criticità, possono rappresentare un terreno di prova per procedure e soluzioni di gestione, in cui la digitalizzazione e le ICTs hanno un ruolo centrale.
Nel caso del concerto “Vasco Modena Park”, che si è tenuto a Modena sabato 1 Luglio 2017, e che ha peraltro stabilito il record di spettatori paganti ad un singolo evento (oltre 225.000), le variabili in gioco sono state numerose e complesse, e hanno richiesto specifici approfondimenti.
In effetti l’organizzazione e il coordinamento delle attività degli enti pubblici sono state avviate l’anno precedente. E sono stati di conseguenza costituiti dei tavoli di lavoro tematici, trasversali rispetto al Comune e alle diverse organizzazioni, pubbliche e private, coinvolte nell’organizzazione e nella gestione dell’evento.
Progressivamente, con l’avvicinarsi della manifestazione, vista la dimensione dell’evento da gestire, è stato anche attivato il sistema di Protezione Civile, ed è risultata fondamentale la transizione dalla fase preparatoria a quella operativa, con la costituzione formale del Centro Operativo Comunale (C.O.C.), come avviene nel caso di emergenze naturali, prima in sede di specifiche riunioni di approfondimento, con la presenza di differenti funzioni, e infine in seduta permanente presso dei locali appositamente allestiti. Tutto ciò ha comportato un significativo impegno della “macchina” pubblica locale; nel caso del Comune, con la partecipazione determinante di centinaia di dipendenti in pressoché tutti i settori dell’ente, coordinati dalla Direzione Generale dell’ente.
C’è stata quindi una significativa differenza rispetto ad emergenze per così dire “classiche”, in quanto il largo preannuncio dell’evento ha consentito un’ampia attività di preparazione e progettazione, che ha inevitabilmente ampliato gli ambiti di intervento.
Uno di questi è sicuramente quello della sicurezza. La “Circolare Gabrielli” del 7 giugno scorso sulle pubbliche manifestazioni, emanata a seguito dei recenti fatti di Torino, distingue chiaramente gli aspetti di “Safety”, quali i dispositivi e le misure strutturali a salvaguardia dell’incolumità delle persone, e di “Security”, quali i servizi di ordine e sicurezza pubblica, riepilogando e dettagliando il ruolo dei diversi enti ed organismi preposti.
In questo contesto, uno dei temi centrali per la gestione della sicurezza risulta quello del reperimento ed utilizzo delle informazioni utili. Tali informazioni, da ottenersi anche in tempo reale, su tutti gli aspetti dell’evento, rappresentano un elemento fondamentale per l’effettivo governo dello stesso da parte delle pubbliche amministrazioni preposte all’organizzazione e gestione dell’evento. Basti pensare, ad esempio, ai dati sugli accessi al loco deputato all’evento, ai percorsi cui indirizzare performers e partecipanti, ai piani di emergenza, agli spazi per il pubblico, alle comunicazioni rivolte allo stesso … tutti ambiti esplicitamente citati dalla circolare.
Questa pluralità e complessità di elementi da tenere in considerazione deve far riflettere alla necessità di impiego di soluzioni innovative al fine della gestione efficace di eventi di questa portata.
Uno dei principali strumenti per l’innovazione anche in questo ambito d’attività pubblica, è rappresentato sicuramente dalle nuove tecnologie digitali, che in occasione del Vasco Modena Park hanno rivestito un ruolo importante.
Focalizzando l’attenzione sugli aspetti di Safety, che sono tra le responsabilità dell’ente territoriale, e tralasciando invece gli aspetti di Security che al contrario sono di competenza diretta delle Autorità di Pubblica Sicurezza, a Modena le ICTs sono state utilizzate in molti ambiti.
Si pensi, a tale proposito, che il C.O.C. comunale sopra citato ha appositamente attivato e presidiato specifiche funzioni in materia di Telecomunicazioni e Comunicazione e Informazione alla Popolazione.
Nello specifico, le nuove tecnologie sono state utilizzate per presidiare le comunicazioni provenienti dalla cittadinanza. Quelle verso il Comune sono state gestite attraverso un potenziamento dei servizi dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, i cui servizi sono stati potenziati al fine di rispondere a circa 3.500 telefonate (mediante sistema di telefonia VoIP del Comune) e 1.000 e-mail ricevute nel giro di un mese[1] relativamente all’evento, oltre ai numerosi contatti mediante i profili sui social network del comune.
Le comunicazioni dalla cittadinanza sono state garantite il più possibile anche dal punto di vista infrastrutturale: nei giorni dell’evento, grazie al raccordo con alcuni operatori privati di telefonia mobile, è stata potenziata la copertura cittadina (anche in 4G) con ripetitori temporanei appositamente allestiti, per limitare il più possibile i casi di saturazione delle celle telefoniche visto il numero di partecipanti all’evento.
Un secondo ambito importante è stato rappresentato dalle comunicazioni verso la cittadinanza. E’ stato creato un sito dedicato all’evento[2], che è stato potenziato in termini di banda e di capacità di accessi simultanei (grazie a particolari accorgimenti tecnici lato server, per garantire adeguata capacità di risposta anche in caso di una pluralità di richieste simultanee), oltre ad essere stato sempre aggiornato in tempo reale, anche dal C.O.C.. Questo sito ha totalizzato decine di migliaia di accessi giornalieri nei giorni dell’evento, assicurando tempi di risposta molto veloci; rilevante il fatto che circa il 60% degli accessi sia avvenuto da dispositivi mobili, quali gli smartphone. Gli accessi utenti complessivi sono stati 289 mila nel mese di giugno, di cui 210 mila nel weekend dell’evento; le visualizzazioni delle pagine 722 mila, di cui 311 mila nel weekend, con un tempo medio di permanenza sulla pagina di ben tre minuti.
Oltre al sito, gli aggiornamenti in tempo reale sono stati garantiti attraverso i profili del Comune sui social network come Facebook e Twitter, ma anche Youtube e Instagram, con una campagna di comunicazione personalizzata prima dell’inizio dell’evento, e aggiornamenti puntuali a seconda dell’evolversi dello stesso, con particolare riferimento agli ambiti della accessibilità alle zone limitrofe al Parco Ferrari, sede del concerto, e della viabilità cittadina in generale.
Un ultimo aspetto innovativo è stato rappresentato dal funzionamento dei centri operativi e dalla stretta integrazione tra le funzioni. Tutto questo grazie ad infrastrutture allestite appositamente, tra cui: la connessione in fibra ottica tra C.O.C., il Parco cittadino sito dell’evento e sedi municipali; il potenziamento della rete di videosorveglianza (55 le telecamere a riconoscimento facciale, che si sono sommate al sistema di videosorveglianza già esistente in città e visionabili attraverso un sistema informatico dedicato dalla Polizia Municipale e dalle forze dell’ordine); il largo impiego di radiocomunicazioni sia analogiche (ripetitori in frequenze civili assegnate) che digitali (ad es. sistema TETRA, standard di comunicazione digitale interoperabile per sistemi veicolari e portatili) per i servizi di Polizia Municipale (per garantire le comunicazioni tra 394 operatori, di cui 191 dal corpo di Modena e 203 da altre città), del volontariato di Protezione Civile (450 volontari) e dell’emergenza sanitaria (10 Posti Medici Avanzati interni all’area, 70 squadre di recupero e 45 ambulanze dedicate, e l’attivazione dei piani di emergenza PEIMAF per entrambi gli ospedali cittadini). Tutto questo ha consentito, nei giorni precedenti all’evento, di predisporre i piani anche in formato digitale con il largo impiego di strumenti di condivisione di informazioni in linea (condivisione di documenti in tempo reale mediante principali standard di condivisione cartelle di rete, e scambio di email); e nel momento dell’evento, di gestire gli indicatori critici in tempo reale e in raccordo con gli altri soggetti pubblici e privati coinvolti (si pensi ad esempio ai dati sull’afflusso di spettatori ai cancelli; al traffico cittadino; all’affollamento dei parcheggi).
Questa breve panoramica dell’esperienza modenese del Vasco Modena Park offre alcuni esempi significativi che dovrebbero far riflettere su come e quanto l’uso del digitale possa costituire un valido aiuto per le PA nello svolgimento delle proprie attività istituzionali in condizioni di routine ma soprattutto in circostanze più particolari o urgenti. In particolare le ICTs possono rappresentare un valido “collante” per il sistema delle Amministrazioni Pubbliche. In questo caso è stato infatti una delle risorse cruciali per l’effettiva collaborazione tra soggetti sia pubblici che privati, al fine di presidiare al meglio le delicate funzioni affidate per il successo dell’evento. In effetti il concerto ha fatto registrare, oltre alla positiva riuscita per gli spettatori, i cittadini e la città stessa, anche una ricaduta economica interessante per il sistema locale che è stata stimata da centri studi ed organi di stampa tra i 6 e i 10 milioni di euro.
Tuttavia in questi casi l’impiego delle nuove tecnologie non può né deve essere concepito come l’unico elemento innovativo in campo dal momento che l’innovazione tecnologica e organizzativa dovrebbero procedere di pari passo, così da consentire di rispondere alle nuove sfide, prevedibili o impreviste, che il settore pubblico deve affrontare ogni giorno.
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