I tradizionali sistemi di logistica vedono spesso i presidi ospedalieri di una stessa azienda sanitaria comportarsi in maniera autonoma come “agenti individuali” dotati di un proprio sistema di acquisto, di una propria gestione delle farmacie e di un sistema distributivo interno basato sul classico processo ordine-consegna. Questa modalità operativa, pur se applicata virtuosamente e nel pieno esercizio delle responsabilità dei vari soggetti istituzionalmente preposti, comporta inevitabilmente delle diseconomie destinate ad incidere anche significantemente sulla spesa globale della struttura sanitaria. Giusto per citare alcune delle principali criticità, troppo spesso il regime di urgenza negli approvvigionamenti predomina sulle trattative ordinarie, le richieste risultano essere dominate dalla casualità in termini qualitativi e quantitativi riducendo il potere negoziale nei confronti dei fornitori, i presidi non sono incentivati a condividere le giacenze o a creare gruppi di acquisti a causa di un’assenza di dialogo, il consumo dei farmaci così come le giacenze sfuggono al controllo.
L’adozione di forme innovative di supply chain anche in ambito sanitario, al contrario, oltre a rendere la gestione dei farmaci e degli altri beni consumabili più efficiente e quindi più sostenibile, può assumere un ruolo strategico nel miglioramento dei livelli di assistenza presso le strutture sanitarie, contribuendo a ridurre i rischi connessi agli aspetti clinici relativi alla prescrizione e somministrazione della terapia, ma anche, attraverso la tracciabilità del farmaco, nell’attivazione di un cambiamento culturale in favore di una maggiore responsabilizzazione dei comportamenti del personale medico e sanitario.
Un ruolo chiave nel ripensamento del sistema logistico è rappresentato dagli interventi di riorganizzazione dei processi fondati su un uso ampio e consapevole delle tecnologie digitali. Alla base dell’integrazione di attività di approvvigionamento e logistica sono infatti soluzioni informatiche volte a supportare:
o la prescrizione e la somministrazione controllata a bordo letto,
o la distribuzione e la gestione delle scorte di reparto e della farmacia centrale,
o lo stoccaggio, la tracciabilità e la conservazione controllata a livello di farmacia centrale anche attraverso sistemi automatici e robotizzati.
Tuttavia ancora una volta le numerose evidenze che attestano le potenzialità dei nuovi approcci alla gestione della logistica si scontrano con le altrettanto numerose resistenze, in primis dovute ad una difficoltà in seno alle strutture sanitarie a governare l’innovazione.
Così come in molti altri scenari anche nell’ambito della logistica un importante contributo può essere fornito dall’apertura a forme di partnership con il privato.
L’esternalizzazione del processo di logistica rappresenta una scelta strategica importante per le aziende sanitarie in quanto non solo consente di liberare risorse da concentrare sui processi core, o di trasformare investimenti in spesa corrente, ma soprattutto può consentire di avvalersi di elevate expertise specializzate di fatto spesso non presenti in azienda.
L’esternalizzazione del processo consentirebbe quindi alle aziende sanitarie di potersi avvalere della capacità innovativa tipica del mondo dell’impresa, purché opportunamente orientata. In questa prospettiva i nuovi trend sul procurement d’innovazione che vengono dall’Europa, e su cui Federsanità ANCI sta lavorando da tempo anche grazie alla partecipazione ad alcuni progetti europei pionieri (es. STOPandGO e RITMOCORE), risultano essere molto funzionali.
Uno degli elementi chiave del procurement d’innovazione è infatti quello di impostare bandi in cui le “specifiche” sono basate sugli outcome attesi e non su soluzioni predefinite, questo proprio al fine di stimolare la capacità innovativa del fornitore e quindi di individuare il sistema complessivo, coerente ed integrato negli aspetti organizzativi e tecnologici più adatto ad ogni specifica realtà territoriale e gestionale.
Tuttavia non si può trascurare il fatto che l’esternalizzazione di un processo per essere di successo deve sempre accompagnarsi ad una grande capacità di gestire il fornitore e governare la partnership. Una delle dimensioni chiave da valutare nella scelta di make or buy è infatti la capacità di esercitare il controllo sul processo. È quindi il processo su cui si esercita una buona capacità di controllo a prestarsi maggiormente all’esternalizzazione.
Ma come si può rafforzare la si scontrano con le altrettanto numerose resistenze, in primis dovute ad una difficoltà in seno alle strutture sanitarie a governare l’innovazione.
Un elemento chiave del controllo è la definizione di un efficace sistema di monitoraggio dell’esecuzione del contratto, ovvero l’individuazione di un set di indicatori chiave di risultato e di processo (KPI) rilevanti, misurabili, completi e di facile comprensione. E’ evidente che ogni organizzazione deve sviluppare il proprio sistema di indicatori in funzione primariamente delle specifiche strutturazioni dei processi, tuttavia il monitoraggio del sistema logistico ben si presterebbe alla definizione di linee comuni, sviluppate ad esempio a partire dalle esperienze pioniere/best in class. La definizione di modelli di riferimento per la costruzione del sistema di monitoraggio della gestione della logistica potrebbe peraltro supportare non solo una corretta gestione dei fornitori ma anche attività di benchmarking tra le aziende, stimolando l’attivazione di processi di miglioramento continuo, così come assicurando maggiore trasparenza. Un sistema di monitoraggio dei contratti per funzionare correttamente dovrebbe però essere affiancato ad un sistema incentivante, chiaro e trasparente, volto a stimolare i fornitori a raggiungere ed anche a superare i livelli attesi di servizio.
