La versione personal di OneDrive è nota ai più, sia perché può essere sfruttata da qualsiasi dispositivo fisso o mobile e sia perché – nella sua versione gratuita – consente lo storage di 5 GB di file, uno spazio che può contenere circa 4mila foto oppure centinaia di file.
Quando si guarda al mondo aziendale, le cose diventano un po’ più complesse e OneDrive for Business diventa un vero e proprio coltellino svizzero, con capacità di integrazione ad altre risorse, nel rispetto delle policy e della collaborazione online.
Un mondo variegato che assume un proprio spessore proprio in ambito aziendale, laddove la differenza tra una risorsa Cloud e un’altra fa davvero la differenza.
Cos’è OneDrive for Business
OneDrive for Business è lo spazio Cloud di Microsoft e va di pari passo con altri servizi di cui parleremo, a partire dai prodotti del colosso di Redmond che molte aziende usano: il pensiero va subito alle suite Microsoft Office (Microsoft 365) ma l’ecosistema è ben più ampio.
In un’infrastruttura OneDrive for Business ogni utente ha a disposizione uno spazio di archiviazione che è però inserito in uno spazio più grande, ossia quello dell’azienda, che consente la condivisione e il lavoro collaborativo sui file.
Questi due ultimi aspetti sono già sufficienti a comprendere perché vale la pena usare un’architettura Cloud.
Perché usare OneDrive for Business
Se ampliamo l’argomento al perché usare una risorsa Cloud storage, i motivi riconducono alla mobilità, alla sicurezza e alla scalabilità.
Una soluzione Cloud storage consente l’accesso ai file a prescindere dal luogo in cui l’utente si trova e a prescindere dal dispositivo che usa ma, questo, è solo un vantaggio di superficie a cui se ne aggiungono altri.
La scalabilità è oggi imprescindibile e, laddove varia il numero di utenti di un’organizzazione oppure nel caso in cui servisse maggiore (ma anche minore) spazio di archiviazione, le soluzioni Cloud storage si adeguano alle necessità di un’impresa in pochi click.
La sicurezza è un punto capitale: la crittografia end-to-end dei file e la possibilità di creare backup in tempo reale sono degli atout che riescono – almeno in parte – ad aumentare la resilienza di un’organizzazione ad alcune cyber minacce.
Non da ultimo, il Cloud storage riduce i costi di infrastruttura di un’impresa che può rinunciare ai file server e ai costi di manutenzione che questi esigono.
Restringendo il campo a OneDrive for Business, le imprese che usano architetture Microsoft (sistemi operativi, Exchange, SQL oppure Office) godono di ulteriori vantaggi, a maggiore ragione se fanno uso di SharePoint, servizio nativo che consente la gestione di intranet.
I prodotti Microsoft e OneDrive for Business
Cominciamo dall’archiviazione dei file per estendere il discorso. Questa può essere effettuata direttamente sui server OneDrive o può essere mediata da middleware come, per esempio, un server SharePoint che consente alle organizzazioni di gestire una rete intranet, accessibile alle persone autorizzate siano queste all’interno o all’esterno dell’impresa.
SharePoint facilita il lavoro di un’impresa perché consente di creare pagine per ogni gruppo di lavoro, progetto, unità o divisione aziendale, consentendo la condivisione di file, di dati e di risorse.
Un’infrastruttura SharePoint è tipica di quelle imprese che hanno una rete Microsoft e, di conseguenza, usando Active Directory, si possono attuare policy di gruppo e utente affinché venga replicata online la medesima politica di accesso ai file rispettata sui file server aziendali.
L’uso di server Exchange, della suite di Office, di Microsoft Teams o di server SQL trovano – negli ambienti OneDrive for Business – una loro naturale collocazione che può essere gestita dagli amministratori di sistema e da quelli di rete.
L’integrazione dei dati di database SQL per uso applicativo o, più semplicemente, l’integrazione dei dati conservati sul Cloud con dei database è facilitata dai driver ODBC e dall’SQL Gateway che Microsoft mette a disposizione.
Capitolo a parte è l’integrazione tra gli strumenti di Office e il Cloud di Microsoft, di gran lunga la più usata anche nel comparto business. OneDrive consente anche di abbonarsi all’uso di Office e per gli utenti, creare file di testo o cartelle di lavoro diventa naturale, giacché il funzionamento è del tutto analogo a quello delle versioni di Office tradizionali ed è trasparente: l’utente neppure ha parvenza di generare o di lavorare su file direttamente sul Cloud, eppure gode di tutta una serie di benefici, tra i quali la possibilità di ripristinare versioni precedenti di un file laddove dovesse rendersi necessario.
L’amministrazione di OneDrive for Business
Avviene in diversi modi. Come detto, anche Active Directory svolge un ruolo centrale. Active Directory è una tecnologia tipica degli ambienti Microsoft usata per gestire utenti, computer e altri dispositivi, una sorta di piattaforma centralizzata per l’amministrazione e la sicurezza che può essere integrata con OneDrive for Business per configurare e gestire accesso ai dati e alle applicazioni in un ambiente aziendale.
Gli amministratori di sistemi Microsoft possono gestire policy di gruppo e fare fine tuning dell’infrastruttura OneDrive, per esempio impedendo che i file creati online vengano replicati sul computer degli utenti oppure limitare l’accesso ai file a seconda del ruolo svolto da ogni singolo dipendente (nel più classico dei casi, per esempio, chi lavora per l’ufficio amministrazione non può accedere ai file dell’ufficio commerciale, e via dicendo).
Possibilità queste che si estendono anche a quelle imprese meno organizzate e che non hanno un domain controller Microsoft al loro interno.
La condivisione di file con OneDrive for Business: sicurezza e compliance
Parte integrante dell’amministrazione, la condivisione dei file con OneDrive for Business è tanto vitale quanto facile e può essere gestita sia attraverso il personal computer sia mediante l’interfaccia web. Tecnicismi che ogni utente può apprendere con semplicità e che possono essere gestiti dagli amministratori.
Compliance e security sono garantite in diversi modi e sono centrali per Microsoft. I dati sono crittografati sia quando sono in transito, sia quando sono a riposo (ossia quando sono archiviati sui server) e, inoltre, l’infrastruttura di server è dislocata in diversi paesi Ue, nel rispetto delle norme imposte dal GDPR.
Microsoft esegue la scansione dei dati depositati sui propri server anche al fine di scovare irregolarità ed eventuali minacce.
Tutto ciò, però, non pone al riparo da errori umani e, per questo motivo, sono disponibili diversi strumenti di protezione, tra i quali:
- Autenticazione a due fattori
- Account recovery
- Notifiche per tentativi di accesso sospetti
- Backup automatici
- Sincronizzazione dei file tra dispositivi riconosciuti
Microsoft 365 offre anche la protezione da ransomware, ma questo soltanto per i pacchetti che prevedono l’uso della suite di Microsoft.
Quanto costa OneDrive for Business
I piani offerti da Microsoft sono tre. Il primo, che contempla solo lo spazio di archiviazione (OneDrive for Business) costa 4,70 euro al mese per utente e mette a disposizione 1 TB di storage e la condivisione di file.
Il secondo piano, chiamato Microsoft 365 Business Basic ha un costo di 5,60 euro al mese per utente e, oltre a 1 TB di spazio per utente e la condivisione di file, include la posta elettronica aziendale, la suite di Office, Share Point e Microsoft Teams.
Infine, Microsoft 365 Business Standard, offre una maggiore personalizzazione e degli strumenti di per la creazione di webinar e relative statistiche. Il Costo è di 11,70 euro al mese per utente.
