La migrazione al software open source può rappresentare un impegno complesso soprattutto a causa dei problemi collegati alla resistenza al cambiamento, a cui si aggiungono le sfide legate all’integrazione di software open source nell’infrastruttura IT.
Per questo motivo, sulla base di esperienze di migrazione come quelle del Governo francese – che utilizza LibreOffice in 15 ministeri e per l’Agenzia delle Dogane (l’equivalente della Guardia di Finanza) – e di alcune città come Bologna e Monaco di Baviera – dove prima OpenOffice e poi LibreOffice sono stati usati per anni – il progetto LibreOffice ha elaborato un Protocollo di Migrazione che può essere utilizzato per qualsiasi software open source.
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Nel corso degli anni, il protocollo è stato corretto, modificato, ampliato e rivisto sulla base delle esperienze derivate dalle nuove migrazioni eseguite con successo – come quella del Ministero della Difesa in Italia – e tenendo in considerazione le criticità che derivano dalle migrazioni problematiche, che vanno da un ritardo sul programma al completo fallimento, quasi sempre a causa della cattiva gestione della resistenza al cambiamento.
Da questo punto in avanti, l’articolo fa riferimento in modo specifico al Protocollo di Migrazione a LibreOffice, anche se molte delle indicazioni sono state utilizzate con pari successo anche in altre occasioni per migrazioni da Windows a Linux, o da Microsoft Outlook a Thunderbird.
La fase di analisi
La prima fase del progetto è costituita da un’analisi a tavolino: il censimento dei PC e delle loro caratteristiche hardware e software, lo studio dell’infrastruttura IT e della sua predisposizione a una installazione centralizzata, il tipo di utilizzo della suite di produttività individuale e le funzionalità effettivamente usate dagli utenti, e l’interazione della suite di produttività individuale con software di terze parti.
Ovviamente, bisogna fare anche un’analisi dell’utilizzo di Microsoft Office, che nella maggior parte dei casi è limitato, dato che il prodotto è impiegato per creare o modificare documenti di testo o fogli elettronici spesso privi di caratteristiche avanzate. Solo in alcuni casi, che è possibile stimare nel 20% del totale, viene fatto un uso più avanzato della suite proprietaria, quasi sempre circoscritto a Excel con la creazione di fogli elettronici complessi, che spesso integrano macro VBA.
Spesso, la migrazione al software open source rappresenta un’ottima occasione per ripensare i processi dell’organizzazione. Quindi, prima di migrare le macro VBA è sempre meglio valutare se siano ancora tutte essenziali o se abbia senso migrare e re-ingegnerizzare solo quelle strettamente necessarie.
L’interazione con le applicazioni gestionali va affrontata con un processo in tre fasi. Si devono identificare e isolare i problemi, e poi attivare una procedura per risolverli. Una volta realizzata, la soluzione va implementata con una fase di test propedeutica all’installazione, che coinvolgerà solo i PC degli utenti chiamati in causa (con una formazione breve e specifica).
Tipicamente, le problematiche relative all’interazione con applicativi di terze parti rientrano in due tipologie di casistiche:
- Il software, al termine di un processo, genera un file e richiama un componente della suite Microsoft. In questi casi, l’integrazione consiste soltanto nella modifica del percorso dell’applicazione da eseguire.
- Il software richiama una DLL di Microsoft Office per generare un file. Questo tipo d’interazione può essere fonte di criticità e va quindi valutato caso per caso, e applicativo per applicativo.
Test di impatto della migrazione
Terminata la fase di analisi, è possibile iniziare il test d’impatto. LibreOffice è perfettamente compatibile con Microsoft Office, ma è un’applicazione diversa con i suoi punti di forza e le sue criticità. Il test permette di individuare i problemi che potrebbero avere un impatto diretto sul risultato della migrazione e assicura che vengano mantenuti i flussi di lavoro e l’interoperabilità.
Buona parte dei documenti esistenti, dei modelli e delle macro potrebbero anche non essere utilizzati o diventare obsoleti dopo il passaggio a LibreOffice. Tutti gli altri dovrebbero essere convertiti nel formato standard ISO ODF, mentre le macro dovrebbero essere riscritte usando un linguaggio moderno come Python (anche se LibreOffice ha un proprio linguaggio simile a quello di Microsoft Office, che però ha gli stessi problemi di sicurezza del Visual Basic).
Gli utenti selezionati per partecipare al test d’impatto dovrebbero rappresentare l’intero flusso di lavoro e dovrebbero essere formati all’uso di LibreOffice o poter contattare personale già formato.
Comunicazione del cambiamento
Durante il test di impatto, e se possibile anche prima, è indispensabile iniziare l’attività di comunicazione rivolta all’intera organizzazione, e non solo agli utenti direttamente coinvolti nel processo. La migrazione a LibreOffice è una decisione strategica per l’ente che la effettua, e come tale deve essere comunicata con la stessa enfasi di ogni altra decisione strategica.
È importante che ogni dirigente e ogni dipendente conosca le motivazioni alla base della decisione di migrare, perché deve essere chiaro a tutti che LibreOffice rappresenta una e valida alternativa a Microsoft Office e non solo un ripiego per risparmiare sui costi di licenza.
Infatti, non è possibile lasciare al caso – o alla gestione dei primi documenti – lo sviluppo della percezione sulla qualità di LibreOffice, perché ci saranno sempre i documenti che funzionano senza problemi e quelli che non funzionano, perché gli originali sono costruiti male dall’utente, oppure il comportamento delle due suite è diverso nell’interpretazione del codice XML, oppure si ha la sfortuna di incappare in uno dei pochissimi problemi di compatibilità.
Bisogna motivare gli utenti coinvolgendoli negli obiettivi della migrazione, e rendendoli parte attiva nel risultato positivo della stessa. La naturale resistenza al cambiamento deve essere mediata dalla consapevolezza dei potenziali problemi, e dalla conoscenza delle attività messe in cantiere per la loro soluzione, a partire dai corsi di formazione fino alla presenza di un supporto professionale in grado di risolvere anche i problemi tecnici più importanti.
Una migrazione “brutale” realizzata con la rimozione di Microsoft Office e l’installazione di LibreOffice è destinata a fallire per la resistenza degli utenti al cambiamento, e non per i problemi tecnici. E sono destinate al fallimento anche le migrazioni dove le attività di comunicazione vengono gestite in modo frettoloso e poco strutturato, così come quelle dove la formazione viene sottovalutata, per cui gli utenti non riescono a maturare una preparazione sufficiente rispetto alle loro aspettative e agli obiettivi dell’organizzazione.
