Le aziende sono sistemi aperti e complessi, occorre quindi un’organizzazione che non si limita a stabilire ruoli, compiti, funzioni e gerarchie ma che permetta un sano monitoraggio dei flussi e che consenta di intervenire in modo mirato e rapido. I software di Business process management (Bpm) nascono per questo motivo.
Più un’organizzazione è grande e più il controllo e la gestione dei flussi può essere difficile, soprattutto nell’attuale fase di transizione verso un assetto di lavoro che probabilmente affermerà il modello ibrido tra presenza e Smart working e che contribuirà a una flessibilità dei flussi stessi.
Perché le aziende dovrebbero usare un software BPM
Al di là del modello ibrido, del contesto aziendale e del settore di pertinenza, i flussi di lavoro di un’impresa sono modelli in continua evoluzione, come dimostrano i costanti apporti all’operatività delle Intelligenze artificiali (IA) e dell’automazione di processi (il cui nome tecnico è Robotic process automation, Rpa).
La flessibilità dei flussi che ne consegue rende macchinoso il loro monitoraggio ed esige una soluzione software che li renda facilmente accessibili e comprensibili. Ogni profilo coinvolto in un processo aziendale deve avere una visione panoramica del flusso in cui è inserito se non addirittura di tutta l’operatività dell’impresa.
Ricorrere a un software Bpm facilita la gestione e il monitoraggio di flussi dell’azienda e, in molte realtà imprenditoriali, adottarne uno non è un’opzione ma un must.
Come la tecnologia migliora i flussi di lavoro
Un flusso di lavoro, comunemente chiamato workflow, è in realtà frutto di una disciplina orizzontale che si estende tanto alle aziende, quanto alla programmazione. Un’analista programmatore definirebbe così un flusso sia per scrivere un software, sia per disegnare un processo aziendale:
- Definire il processo in ogni suo dettaglio, prediligendo uno scambio corale con tutte le parti coinvolte (brainstorming)
- Dispiegare il processo in ogni sua attività lungo un arco logico temporale
- Affidare compiti specifici a ogni collaboratore identificato come necessario
- Stabilire come avviene lo scambio di informazioni con altri reparti o settori aziendali
- Individuare le Kpi utili al monitoraggio del flusso
La tecnologia intesa nel senso più ampio del termine è ormai parte integrante di ogni azienda. La Robotic process automation si estende a ogni comparto dell’economia (dal primario al terziario), l’Internet of Things – soprattutto declinata alle Intelligenze artificiali – spopola nelle fabbriche ma non disdegna il primario e il Facility management.
Ci sono tecnologie che coprono tutta l’azienda e altre che ne coadiuvano comparti specifici, farle coesistere può rappresentare un problema di natura tecnologica e anche organizzativa, motivo per il quale riuscire a misurare e a gestire i flussi di tutta l’organizzazione diventa imprescindibile.
Pro e contro dell’utilizzo di software BPM
I software Bpm non sono una panacea, hanno molti meriti ma non sono esenti da criticità. Vediamo di cosa si tratta.
Vantaggi di un software BPM
Gli obiettivi principali dei software Bpm sono la riduzione dei costi e l’aumento dell’efficienza per portare, sul lungo periodo, a un vantaggio competitivo.
La riduzione dei costi si ottiene dall’efficientamento dei flussi e dalla condivisione di conoscenza che un software Bpm rende possibili con facilità. Il loro uso consente alle aziende di migliorare prodotti e servizi, riuscendo a limare qualsiasi collo di bottiglia e a coordinare le fasi di produzione affinché vengano ridotti eventuali tempi morti e quindi non redditizi.
Tutto ciò si traduce, con il passare del tempo, in una maggiore agilità che consente a chi usa una piattaforma Bpm di smarcarsi dalla concorrenza e trovare una propria modalità di lavorare in modo fluido e lineare, allineandosi con maggiore resilienza ai cambiamenti del mercato o delle condizioni esterne che influenzano il core business e l’organizzazione aziendale, eventi che possono anche essere momentanei e che necessitano di reazioni rapide.
Muoversi in un quadro operativo tarato, nel quale i processi e i carichi lavorativi siano distribuiti in modo omogeneo sui dipendenti contribuisce anche a snellire le procedure di problem solving le quali, a loro volta, portano a una diminuzione dei rischi di impresa. Quando ogni comparto aziendale è coperto da dipendenti con preparazione adeguata, i margini di errore diminuiscono anche a fronte di problemi non prevedibili. Non da ultimo, l’adozione di un framework di Business problem management, consente una maggiore cura del cliente e permette di capire, in tempo reale, quali processi interni devono essere migliorati per raggiungere gli obiettivi di mercato.
Svantaggi di un software BPM
Al pari di ogni altro software, una piattaforma Bpm è prima di ogni altra cosa un esercizio organizzativo e può essere sfruttata al meglio nelle aziende propense alla digitalizzazione e nelle quali esiste la cultura del dato. Non è un software miracoloso, capace di indicare al management aziendale quale strada seguire, è un software che restituisce indicazioni pertinenti, tanto quanto lo sono le informazioni con le quali è alimentato.
Una gestione del personale e dei metodi di lavoro perfettibili porteranno a ulteriori problemi organizzativi e quindi a un mancato ritorno dell’investimento (Roi).
Tool aggiuntivi al software BPM
Una piattaforma Bpm può non coprire tutte le esigenze di business di un’organizzazione. Partiamo dal presupposto che la condivisione di informazioni tra i dipendenti resta di vitale importanza e può essere messa in crisi dallo Smart working. Il mercato è denso di proposte di piattaforme per la collaborazione online.
Allo stesso modo, considerando la necessità di scambiare documenti tra collaboratori o tra comparti aziendali diversi, una piattaforma Cloud si profila necessaria.
Non di meno, il Business process management funziona soltanto se le risorse umane sono inserite nel comparto in cui possono dare i migliori risultati e questo necessita del totale impegno dell’ufficio Risorse umane. Una piattaforma per la gestione HR risulta quindi imprescindibile.
Cosa considerare nella ricerca di un software BPM
Un software Bpm deve essere a suo modo elastico e resiliente e dovrebbe potersi integrare facilmente con l’infrastruttura IT di un’azienda. Allo stesso modo deve essere facilmente configurabile per interagire con il software già esistente e con i sistemi Erp o Crm dai quali deve attingere dati.
Si tratta di peculiarità più congeniali alle soluzione Bpm definite low-code, ossia ingegnerizzate per essere configurabili da chi ne fa uso senza avere nozioni di programmazione, tipicamente mediante una console di facile utilizzo.
Altro aspetto imprescindibile è la possibilità di accesso da remoto e questo comporta, prima di ogni altra cosa, elevati standard di sicurezza. Altra variabile di cui tenere conto è il loro costo di aggiornamento e manutenzione.
Abbiamo selezionato alcune piattaforme Business process management prendendo spunto da queste riflessioni.
