Sette punti su cui la nuova Agid deve agire

La piena operatività dell’Agid è uno dei fondamentali compiti della nuova dg Alessandra Poggiani, un compito che è diventato sempre più urgente e strategico, anche perché non tutte le scelte sono ancora state fatte. Ecco che forse ricomporre un quadro d’insieme, senza nessuna pretesa di esaustività, può essere utile. Il punto di partenza è la missione dell’Agenzia, che, schematizzando, si può delineare su quattro ruoli principali:

a) come soggetto attuatore dell’Agenda Digitale, curando la progettazione e la realizzazione delle iniziative necessarie negli ambiti di competenza;

b) come supporto al Governo nell’evoluzione dell’Agenda Digitale, nel monitoraggio della sua attuazione e per l’identificazione della strategia più efficace per il raggiungimento degli obiettivi;

c) come coordinamento informatico delle pubbliche amministrazioni, in modo da favorire una omogeneità di percorso, lo scambio, la condivisione e il riuso, ottenendo una maggiore efficienza e una migliore qualità dei sistemi e fungendo da cerniera di correlazione e da supporto nei confronti delle Regioni e degli Enti locali;

d) come interfaccia nazionale di coordinamento nei confronti dell’Unione Europea e degli organismi internazionali sui temi dell’innovazione tecnologica e in generale della società dell’informazione e della conoscenza.

Da questo punto di vista, l’AgID interviene sia sul livello di indirizzo che su quello di coordinamento operativo, come punto di riferimento essenziale per uno sviluppo ampio e organico del digitale nel Paese. Un punto di riferimento capace di fare rete tra i diversi attori e di esserne regia attuativa. I principi fondanti, il “carattere” dell’Agenzia dovrebbe avere pertanto alcune caratteristiche prioritarie:

• la snellezza, mantenendo un profilo di indirizzo e coordinamento;
• la proattività, con una capacità di spinta costante e di monitoraggio attento dei processi che la coinvolgono;
• la chiarezza e la trasparenza, con una misurazione del raggiungimento degli obiettivi e con l’applicazione di metodologie strutturate di project management, che permettono anche una massima visibilità dello stato di avanzamento delle iniziative;

• l’apertura e il coinvolgimento come metodo di lavoro, valorizzando le esperienze e intelligenze non solo della rete di amministrazioni, ma anche di associazioni, esperti, poli tecnologici e imprese, prevedendo momenti sistematici di consultazione;

• l’esercizio del committment, interpretando pienamente il ruolo di Chief Information Officer della PA;
• la capacità di gestione del cambiamento.

Principali linee di azione

Ne derivano sia azioni interne, per il consolidamento e lo sviluppo della struttura, sia azioni legate in modo specifico ai compiti dell’Agenzia, che si possono riassumere in sette prioritarie linee di azione:

a) Azioni interne: organizzazione e metodo

L’organizzazione è bene sia snella, flessibile e legata ai compiti principali dell’Agenzia. Il funzionamento dovrebbe seguire l’approccio per progetti, con responsabilità definite e attribuzione delle risorse ai programmi/progetti in termini funzionali, sulla base delle competenze e delle esigenze derivanti dai piani. Le stesse unità organizzative operative sarebbe bene fossero definite in modo da permettere una facile associazione di responsabilità e misurazione legate agli obiettivi definiti nei documenti strategici di riferimento per le attività dell’Agenzia: il Modello strategico di evoluzione del Sistema Informativo della PA, il Piano triennale dell’ICT nella PA, l’Agenda Digitale Italiana. Documentazione oggi carente e la cui presenza, completezza e qualità deve essere una delle attenzioni principali dell’Agenzia. Per un efficace monitoraggio delle iniziative, è fondamentale la presenza di una sorta di comitato operativo interprogramma che colloqui anche sistematicamente con quelle istituzioni che hanno in carico parti di realizzazione dell’Agenda Digitale, come il MISE, in una logica di “board operativa” che sia costantemente in grado di governare lo stato di attuazione complessivo.

b) Azioni interne: competenze

La presenza delle adeguate competenze è basilare per i compiti dell’Agenzia, che deve essere in grado di indirizzare e supportare le altre strutture di attuazione, sia dal punto di vista gestionale che tecnico. Questo significa che, sulla base dei piani di programma e delle altre attività non progettuali, è utile prevedere un piano delle risorse che consenta di procedere in modo sistematico, ma rapido, al raggiungimento del bilanciamento più efficace e sostenibile, utilizzando tutte le leve disponibili (formazione, mobilità, cooperazione con le amministrazioni, collaborazioni).

c) Comunicazione

La funzione dell’Agenzia richiede un’elevata capacità di relazionarsi con i diversi stakeholder pubblici e privati, ma anche di riuscire a comunicare efficacemente con i cittadini, soprattutto lì dove si promuovono cambiamenti che hanno un impatto pervasivo e spesso profondo. Ciascuno dei principali programmi di attuazione dell’Agenda Digitale, necessita di piani di comunicazione efficaci, oltre che di strutturati progetti di gestione del cambiamento. Su questo fronte articolato e complesso l’Agenzia, dotandosi di un piano strategico di comunicazione, potrebbe operare su più livelli:

• identificando rapidamente una funzione dedicata per le attività di comunicazione, che si doti delle competenze, degli strumenti (digitali e non) necessari e attivando le collaborazioni più utili;
• prevedendo un dialogo e un confronto sistematico con le comunità di interesse, mediante strumenti e modalità di partecipazione avanzata, affiancando momenti di consultazione strutturata in cui siano presenti i diversi stakeholder (cittadini, imprese, università, …), secondo le indicazioni e i modelli della Commissione Europea;
• attuando una iniziativa specifica sul fronte della comunicazione in ambito europeo, così da dare massima visibilità alle attività sviluppate e ai risultati conseguiti, ma anche per essere soggetto proattivo nel monitoraggio dell’attuazione dell’Agenda Digitale Europea e nella revisione e arricchimento degli indicatori di valutazione.

d) Azioni di supporto al Governo

È fondamentale svolgere un ruolo proattivo di supporto al Governo, predisponendo le condizioni più utili per facilitare gli adempimenti governativi. Nei prossimi mesi questo può significare, a titolo di esempio:

• proporre il completamento del documento strategico per l’Italia Digitale predisposto in occasione della preparazione dell’Accordo di Partenariato per la programmazione dei fondi strutturali 2014-2020, soprattutto sul lato della visione strategica complessiva e degli indicatori per ciascuno degli assi strategici. Predisporre di conseguenza anche un documento più agile che possa costituire un’Agenda Digitale di facile divulgazione verso tutti gli stakeholder e in particolare verso i cittadini, come è già stato fatto in quasi tutti i Paesi europei;
• predisporre la bozza di relazione sullo stato di attuazione dell’Agenda che il Governo doveva presentare entro il 30 giugno al Parlamento (e che deve contenere anche le linee strategiche del punto precedente);
• proporre un piano per l’emissione di tutte le norme e i decreti attuativi previsti (soprattutto dal decreto Crescita 2.0, ma anche dei decreti successivi, e del CAD in generale) e in gran parte inattuati, come gli uffici studi della Camera dei Deputati hanno evidenziato nella loro recente relazione;
• predisporre la proposta del Modello Strategico per l’evoluzione del Sistema Informativo delle PA e di qui del Piano triennale ICT per la PA;
• predisporre un report per segnalare in modo sistematico le norme e i provvedimenti che sarebbero utili e quelli che sono di ostacolo ad una rapida ed efficace azione, come richiesto da Statuto.

e) Azioni per l’attuazione dell’Agenda Digitale

Ai programmi definiti prioritari (identità digitale, anagrafe popolazione residente, fatturazione elettronica) si affiancano quelli specifici e necessari per completare la realizzazione dell’infrastruttura digitale delle PA (come razionalizzazione data center, G-cloud, cooperazione applicativa, connettività pubblica, cybersecurity,), quelli fondamentali per l’attuazione dell’Agenda Digitale sui diversi assi strategici (pagamenti elettronici, competenze digitali, comunità intelligenti, open data, processo telematico, fascicolo sanitario elettronico), e quelli legati alla completa attuazione del CAD. La chiave del successo per l’Agenzia ritengo risieda, in particolare, nella capacità di:

• porre in primo piano la necessità, per tutti i programmi, di accompagnare i cambiamenti tecnologici e di processo con cambiamenti culturali e di sviluppo delle competenze, che costituiscono l’infrastruttura immateriale dell’intera Agenda Digitale, necessaria per poter innescare il circolo virtuoso della crescita economica e sociale;
• curare che ciascun programma di digitalizzazione contempli una progettazione quanto più condivisa e aperta al recepimento delle esigenze dei fruitori, anche attuando forme di co-progettazione o di sperimentazione con living-labs;
• garantire che ciascun programma di digitalizzazione, soprattutto nei casi switch-off che sono sempre più da favorire, abbia previsto in modo opportuno un piano di gestione del cambiamento per favorire una transizione efficace per i fruitori dei servizi e per gli operatori pubblici e privati;
• definire indicatori e target chiari, non solo basandosi su quelli definiti in sede UE o OCSE, allo stesso tempo valorizzando i risultati rispetto ai diversi osservatori internazionali;
• applicare metodi consolidati di project management sia nella definizione dei programmi sia nel loro monitoraggio, oltre che di tutti gli adempimenti (intervenendo anche sui programmi avviati);
• valorizzare l’interazione tra i programmi strategici, soprattutto nella logica dell’utilizzo efficiente delle risorse (nazionali ed europee) e di sincronizzazione delle attività;
• perseguire un’attività di collaborazione proattiva costante in ambito europeo, che consenta di svolgere un ruolo di proposta e stimolo.

f) Approccio alle azioni per il Sistema Informativo della PA

Il processo di cambiamento verso una vera PA digitale può aver successo solo se si interviene in modo sistematico, coerente e organico sui processi organizzativi, ma anche se la riorganizzazione avviene in modo partecipato con il massimo riuso delle esperienze presenti e allo stesso modo facendo sì che capillarmente le amministrazioni si muovano definendo dei progetti di transizione in sintonia con i programmi nazionali. L’identificazione di “Digital leader” all’interno delle amministrazioni può facilitare il processo di condivisione e di cambiamento capillare, come già si è rilevato nell’esperienza del Regno Unito. È quindi importante che le attività su quest’ambito siano indirizzate soprattutto sulla definizione e sulla condivisione di criteri e metodi di lavoro che si basino sulle migliori esperienze pubbliche, puntando a metterle “a sistema”.

In particolare, è utile affrontare come strategico il tema del riuso, perché può consentire di velocizzare i progetti di digitalizzazione delle PA minimizzando la spesa e con una maggiore garanzia di qualità, ed è fondamentale operare, anche in collaborazione con Consip e Sogei, per identificare le metodologie di program management più adeguate da adottare nella predisposizione dei contratti da parte delle amministrazioni. L’ottica da perseguire è quella di definire processi che consentano di intervenire a monte per costruire le migliori condizioni sul fronte del costo, dell’efficacia e della qualità.

g) Azioni per lo sviluppo del sistema regionale

Per realizzare risultati efficaci e a breve termine su tutto il territorio nazionale, è importante che l’Agenzia (con il supporto dei Dipartimenti e degli organismi interregionali di coordinamento)

• supporti le Regioni e le Province Autonome in un percorso che consenta loro di assumere in autonomia lo sviluppo a livello territoriale dell’Agenda Digitale nazionale (prima di tutto dotandosi di un’Agenda Digitale Regionale);
• strutturi il raccordo centrale-regionale sia con un coordinamento stabile sia attraverso una modalità sistematica di scambio delle esperienze, definendo più livelli di coordinamento centrale-regionale (strategico, operativo, implementativo) come attualmente in corso di realizzazione nell’ambito del Programma Nazionale per la cultura, la formazione e le competenze digitali,
• curi la predisposizione di task force territoriali di supporto per tutte le iniziative regionali, avvalendosi delle società in-house.

Compito del governo sarà soprattutto quello di operare sulla governance complessiva (ancora debole e non del tutto avviata) e garantire un forte e continuo committment, necessario per accompagnare l’azione dell’Agenzia. Coscienti che l’Italia ha la necessità di compiere un salto significativo in tempi brevi. E ce la può fare.