Il coronavirus obbliga tutti a imparare a lavorare in smart working. Nozione che non dobbiamo dare per scontata, soprattutto nel nostro Paese. Vediamo quindi quali sono i principali tool che ci consentono di lavorare dalla nostra scrivania di casa.
Connettività
La prima cosa che serve è una connessione a internet; la situazione italiana è abbastanza variegata: la maggior parte delle zone metropolitane è ben coperta da servizi che vanno dalle ADSL tradizionali, a VDSL FTTC (fibra alla cabina più vicina e rame per l’ultimo tratto) fino a FTTH (fibra fino al domicilio) e normalmente i tagli di banda disponibili sono più che sufficienti per il telelavoro. Per chi non avesse una connessione a casa non resta che affidarsi alla rete cellulare che, a seconda delle zone, ha comunque una copertura abbastanza capillare e con discrete velocità. Per venire incontro alle esigenze delle aziende in questo momento critico, quasi tutti i principali operatori hanno aumentato il traffico dati mensile sulle loro SIM.
Se utilizzate la connessione per effettuare videoconferenze assicuratevi di avere una buona connessione al vostro router casalingo: un segnale WiFi forte e stabile è essenziale, nei casi peggiori collegatevi direttamente via cavo. Il cavo necessario è un cavo di rete, almeno di categoria 5E e con connettori RJ45; online lo potete acquistare per pochi euro e la lunghezza consentita dal protocollo Ethernet è fino a 100 metri. Non serve alcuna impostazione, basta collegare il computer al router e la configurazione automatica farà il resto. Se dovete fare una videoconferenza e non avete una connessione FTTH, cercate di evitare che altre persone utilizzino contemporaneamente la vostra connessione per lo streaming o per il gioco online. Questo perché le connessioni xDSL sono normalmente asincrone e la banda in uscita è sempre inferiore a quella in entrata e, in presenza di molto traffico “inbound”, inviare all’esterno video e audio potrebbe risultare difficoltoso. (Le ragioni dipendono da come funziona il protocollo TCP/IP e in questa sede non sono importanti) Più banda avete a disposizione, meglio vedrete le altre persone e meglio loro vedranno voi.
Suite per la produttività
Qualunque sia il prodotto di office automation che utilizzate, condividere i documenti via mail è l’ultima risorsa. Quasi tutte le licenze aziendali comprendono uno spazio online che può essere condiviso con colleghi, collaboratori e clienti. Impiegate un po’ di tempo per capire come funzionano gli strumenti che avete a disposizione. Microsoft Office 365, il più diffuso, offre in tutte le versioni (tranne quella per studenti) 1 Terabyte di spazio su OneDrive. Se installate l’applicazione relativa, potete sincronizzare una o più cartelle del vostro computer con lo spazio online continuando a lavorare come siete abituati, e contemporaneamente tenere i documenti aggiornati in cloud e accessibili da qualunque luogo, anche solamente con un browser e anche in mobilità.
Molte licenze di tipo aziendale consentono l’installazione delle applicazioni su più computer e dispositivi, permettendo di utilizzare il proprio computer, tablet e telefono personali con la licenza che la vostra azienda vi ha messo a disposizione; informatevi presso il vostro reparto IT.
Strumenti di videoconferenza
Gli strumenti di videoconferenza sono molti e quasi tutti offrono funzionalità simili. Le diverse versioni proposte vanno dai piani gratuiti, che hanno qualche limitazione, fino ai piani aziendali adatti per webminar e videoconferenze con decine o centinaia di persone.
Anche i fornitori di questi servizi stanno ampliando in questo periodo le funzionalità disponibili nei piani gratuiti per venire incontro al massimo numero di persone, controllate perché le cose cambiano in fretta.
Tutti funzionano da computer, molti hanno anche l’app per telefono e tablet e/o funzionano in un browser senza necessità di installazione; per le caratteristiche puntuali di ciascun prodotto vi rimando ai relativi siti.
I principali sono:
- Cisco WebEx Meetings
- Skype for Business (compreso in Microsoft Office 365)
- Microsoft Teams (compreso in Microsoft Office 365)
- Zoom
- Google Hangout Meet
Tutti consentono di trasmettere video e audio, di condividere il proprio schermo o una singola finestra, di chattare, inviare documenti e così via.
Se volete una videoconferenza al volo, veloce e senza registrazione, provate anche Jitsi Meet: è gratuito, open source, si usa dal browser e, per i più sensibili alla privacy, ne esiste una versione “self hosted” che potete scaricare e installare sui vostri server.
L’utilizzo di queste applicazioni, almeno in modalità “base” è abbastanza intuitivo, tutte offrono un’integrazione con il calendario che permette di organizzare e pianificare riunioni notificando i partecipanti e inviando un link per accedere alla conferenza. Tutte usano la webcam integrata nel computer.
Alcuni consigli per l’utilizzo
- Usate delle cuffie per ridurre l’eco che i vostri interlocutori potrebbero percepire mentre parlate.
- Testate se l’eventuale microfono integrato nelle cuffie funziona meglio di quello interno al PC: non sempre è così e le app permettono di impostare le periferiche audio desiderate.
- Mettete sempre – sempre – il microfono in “mute” quando non dovete intervenire: non c’è nulla di peggio dei rumori ambientali di tastiere, ambulanze, bambini urlanti, tosse (ops…) che provengono dai microfoni aperti di dieci persone in video conferenza.
- Quando parlate mantenete una distanza di almeno 20 centimetri dal microfono e utilizzate un tono di voce normale; siate consapevoli che i vostri interlocutori potrebbero non sentirvi benissimo, quindi non parlate troppo in fretta e non mangiatevi le parole.
- Se avete problemi di banda (o se siete assolutamente impresentabili) disattivate il video da subito, o dopo i saluti iniziali; non è quasi mai strettamente necessario.
- State in un ambiente luminoso o accendete tutte luci (mai dirette), questo perché in condizioni di luce scarsa le ottiche delle webcam tendono a “sgranare” le immagini. Se possibile non state con una fonte di luce (come una finestra) alle spalle se volete che il vostro viso si veda bene.
Solidarietà digitale
C’è una bella iniziativa del Ministero per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione e di molte imprese che hanno messo e metteranno a disposizione servizi gratuiti.
I servizi sono tantissimi e di diversa natura ed aumentano ogni giorno: controllate all’indirizzo solidarietadigitale.agid.gov.it/#/ ogni giorno se ne aggiungono di nuovi e potrebbe esserci qualcosa che vi aiuta nella vostra attività.
Flexible Working è un’altra iniziativa di alcune aziende italiane nel settore dello smart working che, insieme a Cisco e Microsoft, hanno creato una piattaforma dove – cito – “le aziende possano trovare tutte le risorse utili (documentazione tecnica, metodologica e di utilizzo) per comprendere come utilizzare rapidamente gli strumenti abilitanti per il lavoro da remoto e accedere a servizi di supporto gratuito messi a disposizione dall’ecosistema per adottare velocemente la migliore soluzione a seconda delle proprie esigenze.”
I servizi sono rivolti alle PMI per orientarsi nelle migliori opzioni e strumenti per abilitare lo smart working, e offrono materiale e consulenze gratuiti.
