La trasformazione digitale dei processi aziendali non può essere conseguita semplicemente adottando una soluzione tecnologica. Anzi, questo step è l’ultimo da affrontare per attuare una reingegnerizzazione ottimale.
È importante infatti individuare in partenza la reale necessità che si presenta, quale cambiamento bisogna attuare per ottimizzare un flusso, dopodiché sviluppare una strategia e solo infine applicare una soluzione utile allo scopo definito. I benefici che si traggono da un approccio metodologico di questo genere contemplano la concretizzazione di processi più snelli, semplici, efficaci e la riduzione di errori, tempi di gestione e costi.
Perché trasformare i processi in chiave digitale
Si tratta di benefici su cui la consapevolezza in ambito aziendale sta crescendo, con un impatto sulle persone. Secondo i dati degli Osservatori Startup Thinking e Digital Transformation Academy della School of Management del Politecnico di Milano nel 2023, in base all’esperienza riportata dai manager intervistati, l’innovazione ha comportato un aumento di organico per il 24 per cento delle aziende, per crescita e attrattività, a fronte di un 14 per cento delle imprese che ha registrato invece una diminuzione del personale, per accresciute automazione ed efficienza. Inoltre, il 50 per cento delle aziende ha segnalato un aumento della qualificazione professionale. Un tema importante alla luce della fondamentale necessità di avvalersi di persone competenti e delle difficoltà di reperire specialisti: “Il livello di digitalizzazione è un fattore rilevante per la talent retention – ha commentato Gianluca Acciarri, Dev Solution Competence Center Manager di Metisoft -. In particolare, le nuove generazioni di lavoratori apprezzano un’elevata digitalizzazione dei processi, sinonimo di un’impresa innovativa, capace di mantenersi competitiva sul mercato e in grado di semplificare e rendere più efficienti i flussi di lavoro”.
Non solo: “La trasformazione digitale dei processi permette di sollevare le persone da incarichi ridondanti, grazie all’automatizzazione. Questo permette di destinare le risorse a ruoli più strategici e attività più stimolanti, valorizzando la professionalità di ognuno -, ha aggiunto Acciarri -. Viene inoltre apprezzata la flessibilità che la digitalizzazione comporta, a cominciare dalla possibilità di lavorare da remoto”.
Ottimizzando i processi grazie alla tecnologia si evitano anche errori umani, oltre ad adottare un approccio più sostenibile ottimizzando i processi in chiave green ed eliminando i documenti cartacei. Ma soprattutto, la digitalizzazione aiuta a gestire in modo più efficace i processi non convenzionali, semplificandoli.
Quando i processi non sono convenzionali
Proprio i processi non convenzionali, se digitalizzati in modo adeguato, possono trasformarsi in risorse strategiche di valore per le aziende. L’automatizzazione, infatti, consente di risolvere con estrema efficacia quei processi che determinano necessità che non possono essere colmate con soluzioni di mercato, richiedendo dunque modelli altamente customizzati per essere gestiti con efficienza. Per esempio, rientrano nella categoria le funzionalità che sono disponibili solo come parte di più ampie suite, magari eccessivamente onerose, o ancora gli spin off di alcune business unit.
Le piattaforme low code e no code abbinate a soluzioni di mercato rappresentano un utile strumento da implementare in questi casi: “Si riesce a rendere molto breve il time to market dei progetti, si ottimizzano tempi e costi e soprattutto è possibile risolvere problematiche legate a processi di questo genere”, sottolinea Acciarri.
Trasformazione digitale dei processi, gli errori da non fare
Tuttavia, nell’intraprendere un percorso di digitalizzazione dei propri processi aziendali bisogna prestare attenzione a non commettere alcuni errori:
- Non preparare adeguatamente le persone alle innovazioni che si intendono introdurre, con il rischio che si creino resistenze al cambiamento o che non si formino a sufficienza i lavoratori nell’utilizzo della tecnologia,
- Aspettare che l’azienda cresca prima di investire in digitalizzazione, mentre è una priorità da affrontare sin dall’inizio dell’avventura imprenditoriale perché i vantaggi sono ingenti per le organizzazioni di qualsiasi dimensione,
- Copiare dagli altri senza introdurre propri elementi di innovazione: non sempre quello che funziona per una realtà va bene anche per un’altra,
- Concentrarsi solo sul marketing, trascurando la digitalizzazione di ambiti e processi meno esposti al pubblico ma altamente strategici,
Per evitare ciò, suggerisce Acciarri, “è importante adottare un approccio corretto alla digitalizzazione, individuando le proprie necessità e puntando sulla definizione di strategie per colmarle, ma anche lavorando sulla formazione. Considerando la complessità che il cambiamento porta con se, è utile valutare di affidarsi a professionisti per questa transizione”.
La metodologia di Solution Hub
Il primo passo in questa direzione, è essere ascoltati. Soprattutto nel caso della necessità di risolvere processi non convenzionali, dunque di ottenere soluzioni altamente personalizzate e creative, è importante intraprendere con i professionisti una fase di comprensione. Una metodologia che contempla questo passaggio è quella di Solution Hub, il competence center di Metisoft specializzato proprio nell’approccio ai processi non convenzionali e che riunisce due team, uno orientato al cliente e l’altro alla soluzione tecnologica da adottare. La metodologia di Solution Hub contempla le fasi di comprensione, sviluppo ed evoluzione.
La prima prevede in primis la raccolta della voice of customer, cioè l’ascolto delle aspettative e delle esperienze dell’azienda cliente. Una fase delicata, perché permette di cogliere la percezione dell’impresa rispetto ai propri bisogni e desideri: “Può capitare che si ritenga di aver necessità di una funzione o di un cambiamento in un dato processo, quando invece la soluzione migliore è differente da quello che ci si aspetterebbe – precisa Acciarri -. Solution Hub permette di far incontrare questi aspetti in un dialogo costruttivo che porta alla risoluzione più efficace del processo non convenzionale, mettendo a disposizione il proprio know how e le competenze degli analisti del team”. Infatti, la fase di comprensione si completa con sottofasi denominate understand, discuss, decide, design e validate. Dunque, dal capire si passa al discutere, per poi prendere una decisione, progettare la soluzione e convalidarla. La soluzione può essere packed o tailored, a seconda delle esigenze.
Segue poi una fase classica di sviluppo della soluzione, che nel caso di Solution Hub viene svolta impiegando un approccio ibrido, che unisca i vantaggi dei modelli waterfall e agile.
L’ultimo passaggio, relativo all’evoluzione, si compie nel corso del tempo, dopo il rilascio della soluzione: “Seguire il cliente, affiancandolo dopo aver implementato la risoluzione di un processo non convenzionale, è un pilastro per Metisoft – aggiunge Acciarri -. I processi non convenzionali non sono granitici e spesso mutano negli anni. Noi facciamo in modo che già dalla fase di design della soluzione si faccia in modo che questa possa essere modificata all’occorrenza senza dover rifare da capo tutto il progetto”.
Perché affidarsi a un partner per ridisegnare i processi
Proprio nella gestione non solo a breve termine, ma anche nel futuro, dei processi digitalizzati risiede il valore di avere accanto un partner tecnologico esperto e specializzato in questo ambito. Spiega Acciarri che “Metisoft grazie a un’esperienza quarantennale può aiutare a prendere le giuste decisioni, ad avere una visione globale dei processi e delle tecnologie più efficaci per ogni situazione, suggerendo i propri consolidati modelli e spunti innovativi per dare un taglio personalizzato sulle esigenze del cliente”.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Metisoft
