I viaggi d’affari costituiscono una componente sempre più rilevante del mercato del Turismo e la quota di questi viaggi acquistata tramite strumenti digitali ha raggiunto ormai il 12% del mercato digitale del turismo in Italia. Questo ‘traguardo’ è dovuto in gran parte alle aziende private, mentre le Pubbliche Amministrazioni non sono ancora riuscite a cogliere i benefici derivanti dalla digitalizzazione del processo di organizzazione di una missione o di un viaggio fatto per motivi di lavoro.
Il digital journey del business traveller
È quanto emerge dai dati di una nostra indagine condotta all’interno dell’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, che mostrano anche come queste soluzioni possano portare chiari benefici a tutto il Paese. Ripercorriamo il digital journey del business traveller partendo dalla fase di prenotazione: i sistemi di prenotazione online o self-booking tool sono presenti nel 22% delle aziende private e solo nel 5% delle pubbliche. Eppure, le aziende che ne fanno uso hanno dichiarato di riscontrare nel 77% dei casi una diminuzione della spesa e nell’84% dei casi una riduzione del tempo necessario alla gestione dell’intero processo di organizzazione delle trasferte. Se passiamo poi al pagamento, il 70% delle PA non ha adottato soluzioni di pagamento elettronico da utilizzare prima dei viaggi (la quasi totalità di queste, inoltre, ha manifestato di non aver alcun interesse nei confronti di una possibile introduzione di tali strumenti).
Pagamenti elettronici e trasparenza nella spesa
La situazione è completamente ribaltata nel mondo privato: l’82% utilizza soluzioni di pagamento elettronico in fase di prenotazione e più di un’azienda su due dichiara di aver ottenuto in questo modo maggior trasparenza nelle spese (sia ex ante sia ex post) e quindi un maggior controllo e un presidio puntuale delle spese, in quanto l’intero processo risulta più facilmente monitorabile. Potrebbero essere fortemente ridotti i contenziosi sui rimborsi truccati? A questo proposito, la rendicontazione nel post viaggio avviene in digitale solo nel 20% dei casi nella PA, rispetto al 62% del privato.
Dal confronto pubblico-privato emerge chiaramente un gap di digitalizzazione che – se colmato -potrebbe estendere a tutta la PA i benefici sperimentati dalle imprese private e da alcune “istituzioni pubbliche pioniere” che già stanno raccogliendo questi vantaggi.
La (inesistente) travel policy della PA
D’altronde il problema non si limita all’arretratezza sul digitale, ma è dovuto a una scarsa attenzione generale a questi temi: il 67% delle aziende pubbliche intervistate dichiara di non avere una Travel policy – insieme di norme da seguire al fine di garantire efficienza nel processo e sicurezza ai viaggiatori d’affari – sebbene tutti sappiamo che le spese di viaggio nelle pubbliche amministrazioni devono sottostare a importanti vincoli. Se guardiamo al mondo privato, solo il 14% delle aziende medio-grandi non ha una Travel policy formalizzata.
Rendere più efficiente la spesa pubblica si può, e il digitale può aiutare in questo. In un Paese serio l’alternativa a una migliore gestione non può essere, come troppo spesso visto in questi anni, il taglio indiscriminato di qualsiasi tipo di missione di lavoro per i dipendenti pubblici, ma l’utilizzo di un serio sistema di controllo.
