AI per i processi d’acquisto, così automazione e chatbot cambiano il procurement pubblico

Il procurement rappresenta una delle attività più strategiche degli enti pubblici, in quanto coinvolge la selezione e l’acquisto di beni e servizi al fine di soddisfare le necessità della comunità: l’intelligenza artificiale ha un importante impatto sui processi di procurement come gare e appalti e, più in generale, d’acquisto.

Il procurement pubblico è regolato da norme come quelle del Codice appalti e procedure specifiche e ha il compito di garantire la trasparenza, l’efficienza e l’equità nell’utilizzo delle risorse pubbliche, ed è fondamentale per il funzionamento delle amministrazioni, perché permette di reperire le risorse necessarie per il funzionamento delle infrastrutture e dei servizi pubblici.

Gli obiettivi dell’uso dell’AI per i processi d’acquisto

Gli obiettivi principali del buon andamento dell’attività di procurement pubblico sono:

• Efficienza: assicurare che i fondi pubblici siano spesi in modo da ottenere il massimo valore.
• Trasparenza: garantire che il processo di selezione dei fornitori sia aperto e accessibile a tutti i potenziali candidati.
• Equità: favorire un trattamento equo e non discriminatorio tra i fornitori.
• Legalità: assicurare che tutte le operazioni rispettino le leggi e i regolamenti vigenti.

L’Intelligenza Artificiale può offrire numerosi vantaggi nel campo del procurement pubblico:

• Pianificazione delle risorse finanziarie e degli acquisti: utilizzando modelli di previsione avanzati, l’IA è in grado di analizzare dati storici, esigenze attuali e tendenze di mercato per anticipare la domanda futura di beni e servizi. Questo consente alle amministrazioni pubbliche di allocare le risorse in modo più efficiente, riducendo il rischio di sprechi e ottimizzando il budget disponibile. Inoltre, l’IA può supportare la pianificazione strategica degli acquisti, identificando le migliori opportunità di mercato e negoziando condizioni vantaggiose, grazie a una comprensione approfondita delle dinamiche di settore.
• Automazione dei processi: l’IA è in grado di supportare, con l’automazione, molte delle attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come la gestione delle offerte, la valutazione dei requisiti e la predisposizione dei documenti. Questo permette di ridurre gli errori umani e accelerare i tempi di risposta.
• Analisi dei dati: grazie alla sua capacità di analizzare grandi quantità di dati, l’IA può identificare pattern e tendenze che sarebbero difficili da rilevare manualmente. Questo può aiutare le amministrazioni pubbliche a prendere decisioni più informate e strategiche, basate su dati concreti e non solo su intuizioni.
• Miglioramento della trasparenza: l’Intelligenza Artificiale può migliorare la trasparenza nei processi di procurement grazie alla sua capacità di automatizzare, monitorare e analizzare i dati in tempo reale. L’IA consente di tracciare ogni fase del processo, dalla gestione delle offerte alla valutazione dei fornitori, riducendo il rischio di errori umani e garantendo una gestione più accurata delle informazioni. Inoltre, grazie ad algoritmi avanzati, l’IA può identificare anomalie, aumentando la responsabilità e la visibilità nelle operazioni, offrendo ai decisori strumenti per prendere decisioni più informate e giuste, rafforzando la fiducia nelle istituzioni e nei processi di approvvigionamento.
• Personalizzazione delle offerte: l’IA può supportare l’analisi delle offerte dei fornitori, esaminando automaticamente i dettagli e confrontando le proposte in base a criteri predefiniti, come costi e conformità ai requisiti.

L’IA può rappresentare una risorsa preziosa per il procurement pubblico, perché può contribuire a rendere il processo più efficiente, trasparente e innovativo. Integrando queste tecnologie, le amministrazioni potrebbero migliorare significativamente la gestione delle risorse pubbliche e la qualità dei servizi offerti alla comunità.

AI per i processi d’acquisto, cosa dice la normativa

In Italia, la normativa sul procurement pubblico è regolata dal D.Lgs. 36/2023 (Codice degli appalti pubblici), che stabilisce le procedure e i criteri per l’assegnazione dei contratti pubblici. A livello europeo, la direttiva 2014/24/UE disciplina gli appalti pubblici con particolare attenzione alla trasparenza, alla concorrenza e alla protezione dei dati.

Attualmente, non esiste una normativa specifica o delle linee guida dedicate esclusivamente all’uso dell’IA nel procurement pubblico. Tuttavia, è possibile fare riferimento alle linee guida generali per l’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nella pubblica amministrazione, che sono in fase di definizione. L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato una bozza delle “Linee Guida per l’adozione dell’Intelligenza Artificiale nella Pubblica Amministrazione”. Queste linee guida forniscono un quadro operativo per l’implementazione dell’IA nelle amministrazioni pubbliche, delineando principi fondamentali come conformità normativa, etica, inclusione, qualità, affidabilità, innovazione e sostenibilità. Il documento si inserisce nel contesto del nuovo AI Act dell’Unione Europea, il primo regolamento al mondo che disciplina l’uso dell’Intelligenza Artificiale, introducendo obblighi specifici in base al livello di rischio delle applicazioni IA.

AI per i processi d’acquisto: lo scenario globale

Similmente, a livello internazionale, diverse nazioni ed istituzioni hanno già sviluppato strategie e linee guida e normative per l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale nei processi del settore pubblico:

• Il World Economic Forum ha sviluppato l’iniziativa “AI Procurement in a Box”, un toolkit che include checklist e best practice per garantire che l’adozione dell’IA nel settore pubblico sia trasparente, equa e conforme alle normative.
• Il Canada ha introdotto la “Directive on Automated Decision-Making”, che stabilisce requisiti per l’adozione di sistemi decisionali automatizzati nel settore pubblico. Questa direttiva mira a garantire che tali sistemi siano utilizzati in modo responsabile, trasparente e conforme ai valori etici, riducendo al minimo i rischi per i cittadini. Include una valutazione obbligatoria dell’impatto per determinare il livello di rischio associato a ciascun sistema e stabilisce requisiti proporzionati al livello di rischio identificato.
• Il Brasile ha sviluppato la strategia nazionale per l’uso dell’IA nel settore pubblico, enfatizzando l’importanza di garantire trasparenza, responsabilità e rispetto dei diritti umani. Queste linee guida forniscono un framework per l’implementazione etica dell’IA nei processi governativi, incluso il procurement pubblico.
• Singapore ha introdotto il “Model AI Governance Framework”, che offre linee guida per l’uso responsabile dell’IA, inclusa la gestione dei rischi associati all’adozione di sistemi di IA nel settore pubblico. Questo framework sottolinea l’importanza di trasparenza, comprensibilità ed equità nell’uso dell’IA.
• La Cina ha intrapreso diverse iniziative per regolamentare l’uso dell’IA, focalizzandosi principalmente su linee guida etiche e normative generali, pubblicando il “Codice Etico per l’Intelligenza Artificiale di Nuova Generazione”, che enfatizza principi come l’armonia, la sicurezza, l’equità, la giustizia e la tutela dei diritti degli utenti. Questo codice vieta l’uso di prodotti e servizi di IA in attività illegali o che possano compromettere la sicurezza nazionale e l’interesse pubblico.

Le prime mosse per avviare il cambiamento

Le prospettive e le potenzialità dell’utilizzo dell’IA nei processi di procurement pubblico sono molto interessanti, perché possono potenzialmente rivoluzionare il modo in cui le risorse vengono gestite e distribuite nel settore pubblico. Tuttavia, l’introduzione dell’IA è ancora agli albori. Questo è comprensibile considerando il ruolo strategico del procurement nella gestione delle risorse pubbliche: si vogliono evitare rischi e garantire che l’implementazione avvenga in modo sicuro e efficace. Ci sono comunque alcuni aspetti dell’IA che potrebbero già essere introdotti, tra i quali:

• Pianificazione: l’intelligenza artificiale può supportare il monitoraggio delle scadenze dei contratti, semplificando la pianificazione dei nuovi acquisti. Grazie alla sua abilità di analizzare grandi quantità di dati in tempo reale, l’IA è in grado di tracciare automaticamente le date di scadenza e le condizioni contrattuali, identificando tempestivamente quando un contratto terminerà. Questo permette alle amministrazioni che gestiscono un elevato numero di contratti di pianificare e avviare nuove procedure di procurement in modo proattivo, evitando interruzioni nei servizi e garantendo una gestione continuativa delle risorse. L’IA può inoltre suggerire modifiche e revisioni ai contratti in base alle performance passate e alle esigenze future, ottimizzando così la pianificazione e l’efficacia degli acquisti pubblici.
• Supporto al personale amministrativo: i chatbot rappresentano uno strumento semplice ed immediato per supportare i dipendenti impegnati nelle procedure di acquisto, fornendo risposte rapide e precise ai loro dubbi. Grazie all’intelligenza artificiale, queste chatbot possono accedere a una vasta gamma di informazioni aggiornate sulle normative, le procedure di procurement e i fornitori, permettendo ai dipendenti di prendere decisioni informate in tempi brevi.
• Rotazione dei fornitori: l’Intelligenza Artificiale può inoltre facilitare l’implementazione del principio di rotazione dei fornitori, un elemento chiave per garantire equità e trasparenza nel procurement pubblico. Utilizzando algoritmi avanzati e analisi dei dati, l’IA può suggerire la rotazione dei fornitori, basandosi su criteri di conformità alla normativa.
• Supporto durante le fasi di gara: l’intelligenza artificiale può anche supportare nel fornire risposte rapide e accurate alle domande che sorgono durante le gare d’appalto. Utilizzando l’AI i dipendenti possono ricevere assistenza immediata riguardo a normative e documenti di gara. La capacità di automatizzare le risposte alle domande non solo accelera il processo di gara, ma assicura anche una maggiore conformità e trasparenza, riducendo gli errori umani e facilitando la comunicazione tra le parti coinvolte.
• Analisi dei contratti in corso: l’intelligenza artificiale generativa è in grado di estrarre rapidamente rischi e punti salienti da contratti e accordi, facilitando la comprensione dei termini e degli obblighi, supportando il team di procurement nelle decisioni strategiche. Grazie alla sua capacità di analizzare vasti volumi di dati in modo preciso e veloce, l’IA generativa può aiutare ad individuare clausole potenzialmente problematiche.

I prossimi passi

Il procurement è un pilastro essenziale per la gestione delle risorse nei settori pubblici. Attraverso la trasparenza, l’efficienza e l’equità, gli appalti pubblici assicurano che le risorse siano utilizzate nel miglior modo possibile per il beneficio della comunità. I casi pratici immediatamente applicabili suggeriscono come il procurement pubblico possa affrontare sfide complesse e ottenere risultati significativi sin da subito. Con il continuo sviluppo delle normative e delle tecnologie, il settore degli appalti pubblici continuerà a evolvere, contribuendo alla crescita e al miglioramento delle infrastrutture e dei servizi pubblici.

Tuttavia, nonostante i numerosi vantaggi che l’Intelligenza Artificiale può offrire nel migliorare l’efficienza e la trasparenza dei processi di procurement, è importante ricordare che l’IA non è mai esente da errori. Gli algoritmi, pur essendo sofisticati, possono incorrere in imprecisioni, fraintendimenti o bias legati ai dati utilizzati. Per questo motivo, la supervisione e l’intervento umano rimangono cruciali. Il personale della Pubblica Amministrazione, esperto nel proprio campo, sarà sempre fondamentale per garantire che le decisioni finali siano adeguate, corrette e in linea con le necessità reali del contesto pubblico. La combinazione di tecnologie avanzate e competenza umana sarà la chiave per un procurement pubblico sempre più efficace e responsabile.