L’organizzazione interna degli enti che si occupano di appalti verdi è spesso un ostacolo per l’attuazione del Green Public Procurement. Ecco perché le linee guida ISPRA sul GPP forniscono un modello organizzativo per l’intera organizzazione di un’amministrazione pubblica, consigliando cosa bisogna fare per attuare il GPP, come farlo, e soprattutto individuando chi devono essere le figure responsabili del processo. Un documento importante alla luce delle novità che il nuovo Codice Appalti introduce in materia di green procurement, e che fornisce anche una serie di best practice sul territorio nazionale (Calabria, Emilia Romagna, Piemonte, Provincia di Trento).
Il punto di partenza è che gli appalti verdi devono essere “chiaramente recepiti all’interno dell’ente come un indirizzo dei vertici apicali finalizzati anche ad adempiere agli obblighi normativi”, attraverso un atto di indirizzo che formalizzi l’impegno e individui responsabilità precise. Per quanto riguarda quest’ultimo aspetto, vediamo qual è lo schema proposto dalle Linee guida ISPRA.
1) Responsabili dei centri di spesa obbligati a rispettare la conformità agli obblighi normativi vigenti in materia di appalti verdi e agli obiettivi fissati dalla politica di consumo sostenibile e appalti verdi (GPP) adottati dall’ente. Viene sottolineata l’opportunità di individuare in modo esplicito il ruolo strategico dei responsabili con “potere di spesa”, che in genere sono figure dirigenziali che operano nel rispetto dei regolamenti di contabilità dei singoli enti e non sempre coincidono con il responsabile del procedimento.
2) Referente tecnico del GPP: una figura specifica, con il compito di facilitare la comunicazione tra i diversi settori dell’ente, oltre che dell’ente con le altre istituzioni. Garantisce, anche attraverso il coinvolgimento di altre strutture dell’ente e altre istituzioni, il supporto tecnico agli organi deputati ad adottare le determinazioni a contrattare e ai responsabili dei procedimenti (effettuazione dell’analisi dei bisogni con specifico riferimento all’individuazione di soluzioni meno impattanti ed eco-innovative, applicazione nella documentazione di appalto e controllo di regolarità nell’esecuzione rispetto a specifiche tecniche, clausole contrattuali contenute nei criteri ambientali minimi, altri eventuali requisiti ambientali). Il referente tecnico si occupa anche del monitoraggio periodico e della valutazione dell’effettivo stato di attuazione delle politiche ambientali.
3) Referente amministrativo del GPP: garantisce, attraverso il raccordo tra le strutture responsabili delle gare, contratti, contabilità e bilancio, verifica della corrispondenza fra determinazioni a contrattare adottate, obblighi normativi, obiettivi. E’ il responsabile della registrazione e raccolta dei dati di monitoraggio degli appalti verdi, e della conseguente trasmissione al sistema di monitoraggio per le successive elaborazioni. Se l’ente ha più di un Ufficio d’acquisto, possono essere previsti più referenti amministrativi.
4) Costituzione di un gruppo di lavoro, coordinato dal referente tecnico, a cui partecipano i referenti amministrativi e i rappresentanti di altre strutture dell’ente con un ruolo strategico per l’attuazione della Politica di consumo sostenibile ed appalti verdi. Il gruppo di lavoro definirà un Programma d’Azione, la cui approvazione sarà di competenza dell’alta direzione dell’ente. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, partecipano un rappresentante per ognuna delle seguenti strutture: gare e contratti, contabilità e bilancio, gestione del patrimonio, servizi generali, servizi informatici, formazione, comunicazione, qualità, servizio prevenzione e protezione, Energy manager, Mobility manager. Il referente tecnico presiede e convoca le riunioni del gruppo di lavoro, predispone l’ordine del giorno, promuove la costituzione di gruppi di lavoro tematici (a cui può chiamare a partecipare anche membri esterni). I componenti del gruppo di lavoro costituiscono una rete stabile di riferimento per l’attuazione della politica
di GPP, contribuiscono alla formulazione di proposte, segnalano argomenti di carattere specifico da inserire nell’ordine del giorno delle sedute, sono tenuti a partecipare alle attività dei gruppi di lavoro tematici in cui sono inseriti. E’ opportuno che ci siano riunioni periodiche del gruppo di lavoro, e che venga prevista una relazione periodica dello stato di attuazione degli appalti verdi.
