Il MePA di Consip (Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione) è un luogo virtuale per gli acquisti in rete ove la domanda della PA e l’offerta delle imprese si incontrano. Uno strumento digitale attraverso il quale le PA possono acquistare beni e servizi offerti da fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia di rilevanza comunitaria.
La piattaforma offre vantaggi sia alle PA che alle imprese, digitalizzando i processi di procurement pubblico, riducendo i tempi di gara e anche i costi commerciali. Il MePA è gestito da Consip.
Cos’è e come funziona il MePA Consip
Per la legge, gli enti e le amministrazioni pubbliche legittimati (per molti di essi addirittura esiste un obbligo) a fare acquisti attraverso il MePA sono:
- le amministrazioni statali, tra cui anche le scuole
- le aziende e amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo
- Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e le loro associazioni
- le istituzioni universitarie
- aziende e amministrazioni del Servizio sanitario nazionale
- enti del servizio sanitario nazionale
- amministrazioni territoriali non regionali
- organismi di diritto pubblico
- gli istituti autonomi case popolari
- le Camere di commercio, industria, artigianato, agricoltura e loro associazioni
- enti pubblici non economici nazionali, locali o regionali
- ARAN – Agenzia per la rappresentanza negoziale delle PA
- agenzie di cui al D.Lgs 300/1999
- Onlus e associazioni di volontariato
Sono tre le fasi previste per lo svolgimento della procedura di vendita/acquisto sul MePA. In primis, Consip si occupa di pubblicare i capitolati d’oneri per l’ammissione al Mercato Elettronico che contengono i requisiti per l’ammissione e le categorie merceologiche disponibili. Il secondo step prevede che i fornitori si abilitino nelle categorie prescelte autocertificando il possesso dei requisiti e pubblichino, se desiderato, offerte vincolanti all’interno dei Cataloghi disponibili. La terza fase prevede che le PA emettano ordini diretti a valere sulle offerte pubblicate dai fornitori nel Catalogo o trattino prezzi e condizioni di fornitura, attraverso i vari strumenti di negoziazione disponibili, chiamati “Richiesta di Offerta” (RdO). Le amministrazioni possono fare “shopping” di quel che hanno bisogno utilizzando un’offerta pubblicata nel Catalogo qualora rispondente ai propri fabbisogni oppure richiedendo una specifica offerta ad uno o più fornitori nel rispetto delle fattispecie dell’affidamento diretto e della procedura negoziata previste dall’art. 50 del Codice dei Contratti Pubblici.
La registrazione al MePA, come fare
Per essere ammessi al MePA e partecipare alle iniziative, per prima cosa il legale rappresentante di un’azienda dovrà registrarsi al sistema di e-procurement tramite il sito acquistinretepa.it. Per la registrazione al MePA, che consente di ottenere username e password per l’accesso al proprio account, è necessario disporre di firma digitale e Pec.
L’abilitazione al MePA inizia con la procedura di registrazione che dal 1° gennaio 2024, nell’ambito del più ampio processo di digitalizzazione degli appalti pubblici, è disponibile solo tramite meccanismi di identità digitale, quali SPID, CNS o CIE. Per registrarsi occorre cliccare sul menù presente in tutte le pagine del portale Acquisti in rete PA, alla voce “ACCEDI O REGISTRATI”.
L’ammissione alle categorie merceologiche MePA, come fare
Una volta effettuato il login nel proprio account, dalla vetrina dei bandi del MePA è possibile selezionare un bando (scegliendo fra beni, servizi e lavori), scegliere la specifica categoria di interesse e successivamente iniziare la procedura di abilitazione cliccando su “Partecipa”. La procedura di compilazione della domanda di ammissione dev’essere istruita dal legale rappresentante dell’azienda. Finalmente le dichiarazioni rilasciate all’interno della domanda non hanno più scadenza, pertanto dovranno essere aggiornate non appena cambierà una informazione in esse contenuta, prestando attenzione al fatto che una dichiarazione non aggiornata equivale a una falsa dichiarazione. Sono ammessi a richiedere l’ammissione al MePA tutti gli operatori economici che possono partecipare alle procedure di affidamento dei contratti pubblici, come previsto dal Decreto legislativo 36/2023 e dalla normativa comunitaria in materia.
In dettaglio, gli operatori economici ammessi sono:
- Singolo operatore economico
- Consorzio stabile che partecipa con la propria struttura d’impresa
- Consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro
- Consorzio fra imprese artigiane che partecipa con la propria struttura d’impresa
- Rete di imprese con soggettività giuridica che opera con la propria organizzazione d’impresa
- Rete di imprese con soggettività giuridica
I vantaggi del MePA per le aziende e la Pubblica Amministrazione
Sia PA che imprese godono di vantaggi attraverso l’utilizzo del MePA. Le amministrazioni possono innanzitutto risparmiare tempo nei processi di acquisizione che inoltre risultano essere trasparenti e facilmente tracciabili. L’amministrazione ha inoltre ampio ventaglio di scelta, potendo negoziare in varie modalità con fornitori di varia natura, dimensione, esperienza e dislocazione geografica.
D’altro canto, per i Fornitori il MePA è un utile strumento di e-procurement in quanto, oltre a ottimizzare i tempi di vendita, favorisce anche la diminuzione dei costi e, soprattutto, consente di raggiungere un segmento di mercato altrimenti potenzialmente distante. Lo strumento permette di valorizzare la propria azienda anche se piccola, con accesso da tutto il territorio italiano ed offre anche un confronto diretto con il proprio mercato di riferimento, permettendo di fatto di innovare i processi di vendita.
Il progetto Sportelli in rete: cos’è e come possono accedere le aziende
Sportelli in Rete è un progetto ideato per semplificare l’accesso delle aziende, soprattutto le più piccole, al Programma di razionalizzazione della spesa per la PA e alle gare pubbliche.
Il progetto è stato studiato in collaborazione con le associazioni di categoria, che ospitano sportelli di aiuto alle imprese per fare formazione e informazione, in particolare sul MePA. Tra le associazioni coinvolte, ci sono Confindustria, Unimpresa, Confagricoltura, Unioncamere e Ance.
Il rifacimento del 2022 e le criticità emerse
Il MePA ha subito un grande intervento di rifacimento nel maggio 2022, che ha portato Consip a modificare strutturalmente, oltre alla grafica generale, le maschere di compilazione degli strumenti di negoziazione. Non solo, gli strumenti di negoziazione sono raddoppiati perché al fianco della Trattativa Diretta (per chiedere il preventivo ad un solo fornitore) è comparso il Confronto di Preventivi (che consente una richiesta multipla di preventivi) ma anche perché le tipologie di Richiesta di Offerta sono diventate due: Semplice ed Evoluta, in funzione delle caratteristiche di complessità della procedura negoziata che le Amministrazioni intendono svolgere.
Il MePA da allora è esteticamente più bello e al passo coi tempi ma contiene più inesattezze del precedente, da quelle veniali a quelle più gravi: gli strumenti di acquisto sono chiamati iniziative, la “area merceologica” che non è mai definita nella disciplina è usata arbitrariamente sia per aggregare le categorie merceologiche sia all’interno delle stesse categorie merceologiche, i contratti di convenzione sono inseriti nel catalogo dove il Codice degli Appalti prevede Offerte e molto altro ancora. Ma se queste criticità si possono risolvere rapidamente, il problema maggiore è la completa mancanza dei filtri di ricerca nel catalogo delle offerte. Se prima del rifacimento i filtri erano già imbarazzanti per la pochezza, il nulla attuale ci fa rimpiangere il passato.
Oggi spesso, a causa del malfunzionamento o peggio dell’assenza di filtri automatici, per fare ricerche nel catalogo è necessario di esportarlo in fomrato excel per poi operare offline sul file. Senza questa soluzione artigianale, l’alternativa è usare il catalogo per effettuare affidamenti diretti senza alcun confronto concorrenziale delle migliaia di offerte ivi presenti, come sicuramente concesso dalla normativa ma, forse, a discapito del bene dell’Ente. Stipulare un contratto consultando un solo Fornitore senza confronto competitivo con altri è infatti permesso dal Codice, ma è la circostanza di più scarsa concorrenzialità e convenienza, accettabile quando si lavora con la carta e i sigilli perché la procedura competitiva potrebbe costare più dell’eventuale risparmio ottenibile. Ma oggi con l’eprocurement che dovrebbe rendere i processi efficienti, il confronto competitivo dovrebbe essere rapido e dovrebbe diventare prassi comune. E invece no, si è digitalizzata la stessa procedura che si svolgeva prima tramite la carta, ossia la consultazione di un solo operatore economico, tanto la legge lo permette.
Ma nelle situazioni così critiche il principio di Pareto stabilisce che con il 20% degli interventi possiamo provocare l’80% degli effetti. Ed è proprio vero, con poco sforzo si può ottenere tanto. L’ottimismo non manca, ma dove bisogna intervenire?
Le regole del mercato elettronico (Consip e codice appalti)
Negli anni ‘90 l’AIPA (Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione) ci insegnava che per informatizzare un processo bisogna prima reingegnerizzarlo, mentre se si informatizza un processo senza ripensarlo l’efficienza potrebbe migliorare di poco o addirittura peggiorare.
Sono passati quasi trent’anni e non solo è ancora vero, ma soprattutto è ancora necessario insegnarlo.
Nel mercato elettronico i processi di utilizzo sono definiti dalle regole del mercato elettronico, ossia dalla disciplina. E le regole le decide l’ente che gestisce il mercato elettronico, ossia Consip. A riguardo, l’attuale Codice degli Appalti lascia ampissima libertà di azione rispetto al previgente, per chi ha il coraggio di sfruttarla.
Ma la disciplina attuale del mercato elettronico sembra scritta negli anni ‘90 perché segue due linee di azione pur rispettabili ma ormai superate:
- declinare ogni possibile responsabilità in caso di problemi, ad esempio malfunzionamenti, contenziosi, procedure illegittime, inadempimenti, reati;
- disciplinare nel modo più conservativo possibile strumenti e processi di acquisto, rinunciando a qualsiasi innovazione di processo.
Le regole del MePA prevedono infatti che Consip non assuma alcuna responsabilità circa esattezza, veridicità, aggiornamento, conformità alla normativa del contenuto del portale, che sia esonerata da ogni responsabilità e risarcimento danni derivanti dall’uso del portale, che sia estranea a qualsiasi controversia tra enti e Imprese, che non garantisca la rispondenza del portale a esigenze, necessità o aspettative di imprese ed enti. Queste sono le regole della Consip che presenta i propri strumenti come la risposta a tutte le esigenze di acquisto. Se è giusto chiarire che Consip non può garantire che gli Enti agiscano nel rispetto della normativa, qui si va oltre questa forma di trasparenza.
Il lato oscuro del MePA: costi e strumenti di acquisto disponibili in rete
Usare strumenti innovativi non significa necessariamente innovare. Il carattere conservativo con cui sono state scritte le regole si riflette anche negli strumenti di acquisto all’interno del MePA. La Richiesta di Offerta infatti è stata realizzata pensando alla procedura negoziata al punto che Consip ingiustificatamente afferma che sia improprio usarla per procedure aperte o per affidamenti diretti. La Trattativa Diretta che consente di negoziare con un solo operatore e l’ordine diretto da catalogo senza alcuna possibilità di confrontare più offerte sono utilizzabili essenzialmente per negoziare affidamenti con un solo fornitore, dunque sono perfettamente legittimi ma rinunciano alla grande innovazione apportata dal catalogo elettronico che è il cuore del mercato elettronico. Il catalogo è l’elemento sostanziale che fa la differenza tra un mercato elettronico e una piattaforma per gare telematiche.
Il Codice degli Appalti con il catalogo elettronico introduce infatti una straordinaria innovazione nel procurement pubblico perché consente a tutta la Pubblica Amministrazione di condividere in un unico catalogo milioni di offerte che vengono inserite ed aggiornate in tempo reale dai fornitori che vedono le offerte dei concorrenti e di conseguenza rilanciano continuamente migliorando le proprie. L’alternativa se non ci fosse il mercato elettronico sarebbe quella in cui ogni ente chiede una offerta a un solo fornitore o, con molta fatica, qualche offerta a qualche fornitore. E con il MePA si è digitalizzata esattamente questa alternativa perché gli enti possono fare affidamenti diretti sollecitando una sola offerta, o a fatica qualcuna in più, senza possibilità di confronto di offerte nel catalogo perché manca ogni possibile filtro per cercarle e confrontarle. E in questo modo si rinuncia all’innovazione consentita dalla normativa e dalle nuove tecnologie, alla possibilità per enti e imprese di risparmiare molto più tempo nei processi di procurement, al risparmio che deriva dal confronto concorrenziale di più offerte nel catalogo e al miglioramento di efficienza dei processi di vendita. Da non trascurare che in questo modo si vanifica anche il tempo speso da migliaia di fornitori ad inserire nel catalogo ed aggiornare oltre otto m9ilioni di offerte. E il costo di quel tempo speso invano prima o poi, direttamente o indirettamente, lo paghiamo tutti come maggiori costi di acquisto o minori entrate per l’erario.
Come dare un futuro migliore al MePA e all’Italia
Ce la possiamo fare, ma occorre coraggio. Il coraggio di ammettere che in una piattaforma telematica è possibile sfruttare, senza violare la normativa, meccanismi gratificanti che incentivano i membri della community a comportarsi in modo eccellente. Occorre il coraggio di lasciar usare le offerte condivise nel catalogo per effettuare confronti competitivi finalizzati ad affidamenti di contratti o indagini di mercato. Occorre integrare il MePA con gli altri mercati elettronici perché non è efficiente che un imprenditore debba abilitarsi a dieci mercati elettronici diversi e ogni mattina debba cercare le gare in ciascuno di essi, con modalità e caratteristiche diverse. Anzi, non solo non è efficiente cercare le gare in ogni diverso mercato elettronico, ma non è proprio pensabile per chi si guadagna il pane con la propria efficienza. Occorre estendere il concetto di usabilità di una piattaforma alla semplicità nell’eseguire procedure legittime da parte degli enti per evitare di realizzare mercati elettronici dove è semplice eseguire procedure illegittime.
Ed è giunto anche il tempo di puntare ad obiettivi più strategici per il Paese come quello di sfruttare il MePA anche per agevolare l’informatizzazione delle piccole e microimprese proponendo ulteriori servizi integrati con i processi di procurement. Oggi l’unico ulteriore servizio previsto sul portale è quello che permette di gestire le fatture elettroniche ma non è neanche integrato con gli ordini ricevuti con la stessa piattaforma MePA né è possibile usarlo per inviare fatture a soggetti diversi dalla PA, quindi tra pochi giorni sarà inutile.
Si potrebbe estendere in modo integrato la digitalizzazione ad altri processi che ruotano intorno al public procurement quali la gestione di catalogo, disponibilità in magazzino, ordini, consegne, assistenza, marketing. Non solo le Imprese ma anche gli Enti Pubblici hanno un’esigenza non più derogabile di efficienza nei processi di vendita verso la PA che si può soddisfare solo con l’integrazione tra il MePA e i sistemi informativi utilizzati quotidianamente.
Le nuove norme del 2024 sulla digitalizzazione degli appalti
Sulla scia della pubblicazione delle regole tecniche per le piattaforme di e-procurement redatte da AgID e con la spinta delle previsioni normative di cui al Codice dei Contratti Pubblici si è finalmente avviato il processo di completa digitalizzazione degli appalti pubblici. L’aggettivo “completa” è quanto mai opportuno in quanto tutte le nuove regole in vigore dal 1° gennaio 2024 non si riferiscono più alla sola fase di affidamento (che già da anni era protagonista dei sistemi telematici) ma anche alle fasi di programmazione, progettazione ed esecuzione degli appalti. Quindi con il nuovo anno una profonda trasformazione ha coinvolto sia Consip che ANAC, ed in generale tutti i fornitori/gestori di piattaforme di e-procurement, i cui pilastri fondamentali cambieranno il modo di lavorare dei funzionari delle Pubbliche Amministrazioni. Il tutto prende forma con il Comunicato adottato, d’intesa con il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, con la delibera n. 582 del 13 dicembre 2023. Cominciamo col dire che prima conseguenza di questa rivoluzione è che ciascuna Amministrazione che intende affidare un contratto di appalto o concessione, di qualunque importo, deve ricorrere ad una Piattaforma di Approvvigionamento Digitale (PAD) certificata per provvedere a tale affidamento. È ANAC a mantenere il registro delle PAD certificate e, chiaramente, la piattaforma Consip ne fa parte.
Tra le modifiche che impattano sull’utilizzo del MePA non si può non cominciare dai servizi di interoperabilità previsti fra le PAD e la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP) di ANAC che, fra l’altro, obbliga le PA ad acquisire il CIG direttamente all’interno del MePA senza necessità di “saltare” sul vecchio servizio SIMOG gestito da ANAC. Esiste dunque oggi una sola procedura, sono stati aboliti gli SmartCIG per importi inferiori a 40.000 € ma, soprattutto, viene data la possibilità alle PA di “rimanere dentro il MePA” per quanto riguarda la richiesta del CIG senza usare due sistemi differenti. Il ruolo di protagonista in queste azioni spetta ovviamente al Responsabile Unico di Progetto (RUP).
Prima di arrivare all’ottenimento del CIG e, quindi, prima di poter inviare un Ordine MePA ovvero di pubblicare una negoziazione, il sistema richiede il completamento di alcuni passaggi propedeutici. Oltre alla scelta della scheda di indizione ANAC occorre compilare tutto il modulo ANACform e, in caso di necessità anche il modulo eFORM per la pubblicazione in GUCE e il DGUE.
Tutti i passaggi propedeutici di cui sopra, fatta ovviamente eccezione per la richiesta del CIG sulla quale può evidentemente intervenire esclusivamente il RUP registrato anche sui sistemi ANAC, possono essere demandati a dei collaboratori del RUP che su MePA prendono il nome di Gestore.
Da ultimo non possiamo dimenticare la possibilità di accedere direttamente dal MePA al Fascicolo di Gara per la gestione di tutta la documentazione inerente al nostro appalto, sia pre che post pubblicazione e al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE) per le operazioni di comprova dei requisiti.
Tali modifiche, di recentissima introduzione, stanno scontando lo scotto della loro gioventù ma, superati i primi problemi di adattamento, potranno rappresentare un valido ausilio al lavoro dei funzionari pubblici.
