Il digitale è diventato strumento per abilitare un processo di acquisto più efficace e efficiente grazie all’utilizzo delle piattaforme elettroniche di procurement gestite a livello nazionale, regionale e a volte anche locale, dall’altra i prodotti ICT e i servizi ad essi collegati stanno diventando acquisti sempre più strategici per la PA, avendo la possibilità di incidere profondamente sul funzionamento della macchina amministrativa. In questo quadro, la ricerca degli Osservatori eGovernment e Agenda Digitale del Politecnico di Milano nell’anno 2018 si è posta l’obiettivo di raccogliere elementi utili a valutare lo stato di digitalizzazione dei processi di acquisto dei Comuni.
Pertanto è stata condotta un’indagine a cui hanno partecipato oltre 350 Comuni italiani, di varia dimensione, che ha voluto principalmente sondare il livello di formalizzazione dei processi di acquisto degli Enti, importante prerequisito per la potenziale introduzione di soluzione informatiche.
I problemi di gestione dei processi d’acquisto
Anche AgID e il Team Digitale hanno riconosciuto la centralità del digitale nel processo di acquisto. Infatti, tra gli obiettivi del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione c’è la realizzazione di un sistema nazionale di public e-procurement finalizzato “a digitalizzare progressivamente l’intero processo di approvvigionamento di beni e servizi da parte delle PA, in tutta la catena di valore, cioè dalle fasi di pianificazione e programmazione dei fabbisogni fino al pagamento”. La prima evidenza che è emersa dalla ricerca degli Osservatori è che i processi di acquisto negli Enti locali sono molto eterogenei e spesso poco strutturati: solo l’11% dei Comuni rispondenti ha istituito un ufficio acquisti che gestisce tutti gli acquisti per l’Ente. Il 19% ha un processo una ripartizione delle responsabilità ben definita tra gli acquisti che sono di competenza dell’ufficio centrale e quelli che invece sono a carico dei singoli settori/servizi. Un 9% dei Comuni rispondenti dichiara di avere un ufficio centrale deputato agli acquisti ma non esiste una chiara ripartizione delle competenze rispetto a quello che devono o possono acquistare le altre unità organizzative dell’Ente. Infine, il 61% degli Enti afferma di non avere un ufficio acquisti e di lasciare quindi ai singoli settori la possibilità di acquisire quello di cui necessitano per gestire le funzioni di propria competenza.
Questa mancanza di coordinamento tra le diverse unità dell’Ente influisce anche sulle modalità con cui sono gestite le attività afferenti al processo di acquisto. I dati mostrano che oltre il 67% degli Enti non svolge mai un’analisi strutturata dei fabbisogni dell’Ente e che solo il 3% dei Comuni la effettua in maniera puntuale per tutte le tipologie di beni e servizi acquistati. L’altra attività che viene raramente svolta è quella di analisi delle performance del processo di acquisto, al fine di identificare eventuali criticità e abilitare un processo di miglioramento continuo. Infatti, l’83% dei Comuni intervistati non adotta indicatori di misurazione delle performance mentre risultano pochi coloro che misurano il grado di soddisfazione sulla fornitura (7%) o i tempi e i costi del processo di acquisto (6%).
Le fasi del processo di acquisto ad oggi più informatizzate sono quelle supportate dalle piattaforme di e-procurement. Circa un terzo (32%) dei Comuni del campione, infatti, acquista tramite piattaforme elettroniche oltre il 75% dei propri beni e servizi. Se da un lato, grazie all’utilizzo di piattaforme di e-procurement, gli Enti riconoscono un aumento della trasparenza nelle procedure di acquisto (il 50% dei Comuni è d’accordo con questa affermazione) dall’altra lamentano grosse difficoltà nella selezione del fornitore adeguato: il 53% degli Enti fatica a capire come selezionare un prodotto/servizio adeguato alle sue esigenze, e il 51% dichiara problematica la valutazione ex-ante della qualità del prodotto o servizio offerto.
I costi dell’ICT
I motivi di questa difficoltà possono senz’altro essere imputati anche all’ampia gamma di prezzi che caratterizza l’offerta di beni e servizi ICT offerti dal mercato che, se non adeguatamente accompagnati da ulteriori informazioni, non aiuta l’Ente locale nell’individuare ciò che potrebbe soddisfare i propri bisogni. A questo riguardo, grazie alla disponibilità di dati aperti, è stato analizzato il catalogo delle soluzioni ICT e i rispettivi prezzi presenti sul MEPA, il Mercato elettronico delle PA gestito da Consip. Ne emerge un quadro abbastanza eterogeno. Ad esempio, per un software CRM on premises si trovano offerte da un prezzo minimo di 0€ a un prezzo massimo di 14.000€ con una media di 2.414€. Se si guarda invece il prezzo di un sistemista, si passa dai 5€ ai 68€ all’ora. La consulenza in ambito ICT invece varia da 190€ ai 680€ all’ora.
La digitalizzazione comporta investimenti e richiede la disponibilità di competenze. Fattori che rappresentano una criticità per i Comuni, soprattutto di piccole dimensioni. La possibilità di attivare sinergie con altri Enti diventa quindi fondamentale. I dati infatti mostrano come forme aggregative di gestione degli acquisti (Centrale Unica di Committenza o Stazione Unica Appaltante) siano riconosciute come strumento indispensabile per l’accesso a competenze specializzate (52% dei Comuni del campione) e per rendere più efficienti i processi di acquisto (46% dei Comuni).
Conclusione
Il quadro evidenzia come gli auspicabili obiettivi posti dal Piano Triennale necessiteranno di importanti interventi a supporto dei Comuni. La scarsa strutturazione dei processi e formalizzazione delle responsabilità e l’insita complessità delle piattaforme elettroniche possono rappresentare un forte ostacolo per il miglioramento del sistema degli acquisti pubblici. Sarà fondamentale individuare soluzioni, non solo tecnologiche, che possano rendere il più semplice possibile la transizione al digitale.
