MePA e PAD, manuale di sopravvivenza: come partecipare a un appalto pubblico

Per chi si occupa di appalti pubblici il primo gennaio 2024 ha rappresentato il D-Day. Abituati ad utilizzare piattaforme di e-procurement per la sola fase di affidamento, si entra finalmente nell’era delle piattaforme che gestiscono anche le restanti fasi di programmazione, progettazione, pubblicazione ed esecuzione dell’appalto.

Prima era facoltà, e alcune piattaforme già lo facevano mentre ora è un obbligo. E, fatto non di poco conto, il tutto condito con un’integrazione fra le piattaforme di e-procurement, da oggi chiamate Piattaforme di approvvigionamento digitale (PAD) che debbono essere qualificate ed iscritte in un apposito registro tenuto da ANAC. Il vecchio e caro sistema SIMOG, salvo temporanei casi residuali, ha terminato di rilasciare agli Enti il necessario codice identificativo gara – CIG.

Panico? Soddisfazione? Tutto funzionante? Un po’ di tutto in realtà, ma vediamo come è andata e, soprattutto, come uscirne indenni, prendendo come esempio pratico il MePA.

Le nuove modalità di autenticazione

È bene ricordare che l’obbligo di utilizzo di sistemi di identità digitale SPID per l’accesso ad una piattaforma di approvvigionamento digitale rappresenta solo un cambio di serratura nella porta di ingresso alla digitalizzazione degli appalti che, a dir il vero, poggia su concetti molto più importanti e a loro modo rivoluzionari. Non a caso infatti, già da molto tempo era possibile accedere alla piattaforma Acquisti in Rete PA di Consip tramite SPID. Con la riforma della digitalizzazione degli appalti ora è obbligatorio e gli unici strumenti alternativi disponibili sono la CNS e la CIE.

Ma allora, perché le Pubbliche Amministrazioni erano così spaventate dall’obbligo di usare sistemi di identità digitale come SPID per l’accesso? Perché prima del primo gennaio 2024 non si sono preoccupate delle nuove modalità di richiesta del CIG o di come è strutturata una scheda di indizione ANAC, che sono altre nuove funzionalità ora disponibili sulle piattaforme certificate?

Il motivo è presto detto e risiede nel fatto che le nuove regole sulla digitalizzazione degli appalti hanno fatto venire al pettine i nodi relativi a consuetudini organizzative e di processo caratterizzanti alcune amministrazioni. Molti utenti, infatti non sono oggi registrati sulla piattaforma Consip, non hanno mai posseduto credenziali di accesso ma l’hanno utilizzata affiancando il proprio Punto Ordinante che, in quanto soggetto autorizzato ad eseguire tutte le operazioni sulla piattaforma, apriva la porta di accesso con le proprie credenziali.

Era infatti molto frequente, infatti, il caso di Pubbliche Amministrazioni con una sola utenza di Punto Ordinante abilitata all’utilizzo della Piattaforma Consip associata al soggetto apicale dell’Organizzazione. In tale circostanza gli utenti di tipo Punto Ordinante spesso non hanno avuto modo di imparare bene ad usare il sistema restando ignari di disciplina e prassi degli affidamenti nel MePA.

Cosa cambia nel 2024

Dal primo gennaio, dovendo accedere con SPID o sistemi equivalenti, i Punti Ordinanti devono imparare ad eseguire tutte le operazioni in autonomia o a dover ridisegnare i processi organizzativi prevedendo deleghe operative a soggetti con utenze di Punto Istruttore che possono istruire le procedure e, con l’autorizzazione del RUP, lanciarle. Da un lato, infatti, occorre motivare gli utenti non registrati ad iscriversi in qualità di Punto Istruttore senza timore e dall’altro occorre identificare Punti Ordinanti competenti ed in grado di svolgere le funzionalità di loro competenza qualora la procedura MePA lo richieda, come ad esempio l’attribuzione dei permessi, la stipula di un Contratto nel caso del ricorso ad un Ordine diretto di Acquisto (OdA) a Catalogo.

Le nuove funzionalità

Fino agli ultimi giorni del 2023 l’attenzione delle Pubbliche Amministrazioni era focalizzata sulle nuove modalità di autenticazione alla piattaforma Acquisti in Rete tramite SPID, al punto da aver sottovalutato l’impatto degli altri cambiamenti sull’operatività.

Complice di questa situazione è stata la limitata disponibilità di strumenti operativi per prepararsi al cambiamento. Se ANAC non ha implementato un periodo di coesistenza parallelo di vecchio e nuovo sistema per gestire sia l’impatto organizzativo del cambiamento sia il rischio di malfunzionamenti, Consip ha scelto di non anticipare un “minisito dimostrativo” come aveva fatto con largo anticipo in occasione dell’ultimo rinnovamento della piattaforma. Anche la documentazione descrittiva del nuovo sistema è arrivata all’ultimo momento, in parte già nel 2024.

Superato il timore dell’autenticazione con SPID, iniziamo a far le cose sul serio e vediamo le nuove funzionalità perché, sin qui, ancora non abbiamo visto le novità sulla digitalizzazione degli appalti pubblici. Le nuove funzionalità disponibili sulla piattaforma Acquisti in Rete PA gestita da Consip sono in sintesi:

• compilazione delle schede di indizione ANAC, contenenti le informazioni della gara essenziali che finiranno nella Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP)
• caricamento dell’eFORM, laddove la specifica procedura lo richieda, per la pubblicazione dei dati nella Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea
• predisposizione / caricamento del DGUE, il documento standard contenente tutte le dichiarazioni circa il possesso dei requisiti che un Fornitore deve avere per legge per poter rivolgersi alla Pubblica Amministrazione
• richiesta del CIG, l’agognato Codice Identificativo Gara senza il quale la gara o l’affidamento non può avere luogo
• trasmissione dei dati alla Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) di ANAC.

Come fare OdA e Negoziazioni

Tanto per eliminare ambiguità di principio, non tutti gli utenti della piattaforma Consip possono automaticamente utilizzare queste nuove funzionalità.

Negli Ordini diretti di Acquisto (OdA) il Punto Istruttore che eventualmente ha predisposto l’ordine non può accedere a nessuna delle nuove funzionalità sopra elencate (scelta scheda ANAC, compilazione ANACform, compilazione eFORM, compilazione DGUE) tanto meno quindi può richiedere il CIG. In tal caso il Punto Istruttore dovrà necessariamente coinvolgere il proprio Punto Ordinante di riferimento, che in automatico assume il ruolo di RUP, inviandogli la bozza di ordine in approvazione. Il Punto Ordinante, ricevuta tale bozza, prima provvede ad utilizzare la nuova funzione “VALIDA” e, successivamente, a compiere tutte le funzionalità preliminari alla richiesta del CIG, ora sbloccate, ed infine la richiesta stessa.

Per quanto riguarda le negoziazioni (Trattativa Diretta, Confronto di Preventivi, RdO Semplice, RdO Evoluta) chiunque abbia istruito la negoziazione, sia esso Punto Ordinante o Punto Istruttore, ha facoltà di compiere tutti i passi preliminari in autonomia (scelta scheda ANAC, compilazione ANACform, compilazione eFORM, compilazione DGUE) dovendosi però fermare prima della richiesta del CIG che è di competenza esclusiva del RUP. Nelle negoziazioni vi è maggior flessibilità a beneficio della Stazione Appaltante perché chi istruisce la negoziazione può indicare i nominativi di RUP, RdP e Soggetto Stipulante, anche differenziandoli fra loro e/o dal Punto Ordinante.

I ruoli

Il protagonista è senza dubbio il Responsabile Unico del Progetto (RUP), come definito dall’art. 15 del Codice dei Contratti Pubblici. Il RUP può operare in tutte le nuove sezioni disponibili sulle piattaforme di approvvigionamento digitale certificate ed, anzi, è l’unico che può procedere con la richiesta del CIG e la trasmissione dei dati ad ANAC senza poter delegare alcuno.

La nomina del Responsabile Unico del Progetto – RUP all’interno della piattaforma Acquisti in Rete rappresenta dunque un momento importante al quale dobbiamo porre la massima attenzione per non sbagliare, indicando se coincida con il Responsabile del Procedimento (RDP) indicato all’interno della maschera di compilazione della Negoziazione. Sbagliare qui, equivale all’impossibilità di richiedere il CIG!

Oltre alla nomina del RUP è poi possibile nominare ulteriori utenti a svolgere le altre operazioni propedeutiche alla richiesta del CIG: la compilazione dell’ANACform, l’eventuale compilazione dell’eFORM e l’eventuale compilazione del DGUE. Giocare con questi ruoli ci consente senza dubbio di far aderire la piattaforma alle necessità organizzative dell’Amministrazione per la quale operiamo.

Come compilare ANACform, eFORM e DGUE

Le sezioni successive alla nomina dei ruoli, che ci separano dall’agognato ottenimento del CIG, prevedono in sequenza la compilazione dell’ANACform e, se richiesto, il caricamento dell’eFORM per la pubblicazione in GUCE e la compilazione del DGUE. I campi disponibili per queste sezioni cambiano in funzione della scheda di indizione ANAC che scegliamo.

Sulla compilazione dell’ANACform tanto si sta dibattendo in questi giorni in quanto proprio in questa fase si stanno concentrando molti dei problemi incontrati dalle Stazioni Appaltanti. Diciamo, ad onor del vero, che le Amministrazioni non sono state messe di fronte, se non con significativo ritardo, ad un sistema dotato di note esplicative alla compilazione o di adeguato materiale informativo di supporto.

Ma se superare queste problematiche di carattere meramente operativo sta via via riuscendo a tutti, quello che ancora probabilmente non è chiaro ai più è una certa discrasia fra l’impostazione ANAC e la genesi di alcuni strumenti del MePA, con in testa la trattativa diretta ed il confronto di preventivi. Infatti se per ANAC la richiesta del CIG è contestuale o immediatamente successiva all’affidamento, è da sottolineare la scelta fatta da Consip nel non consentire il lancio di richieste di preventivo o richieste di offerta senza prima aver acquisito il CIG (a patto di non selezionare la casella con scritto “per la presente procedura non sussiste obbligo di CIG” che tuttavia non consente più di chiedere il CIG successivamente al momento della stipula del contratto).

Questo significa che sarebbe consigliabile usare una Trattativa Diretta MePA solo dopo aver già negoziato le caratteristiche tecnico/economiche della fornitura (o fuori MePA o dentro MePA con una precedente Trattativa Diretta lanciata senza la richiesta del CIG che non condurrà ad alcuna stipula), di modo che non saremo più in imbarazzo quando alla richiesta del CIG la scheda ANAC ci chiederà di inserire informazioni inerenti all’affidamento che ancora non sono disponibili perché dobbiamo ancora richiedere il preventivo.

Ed alla fine, la richiesta del CIG e la trasmissione dei dati alla Piattaforma Contratti Pubblici – PCP di ANAC.

La fase di richiesta del CIG

Alla fine, quindi, la fase di richiesta del CIG risulta la più semplice di tutte, in quanto come abbiamo potuto vedere i problemi generalmente non sorgono in questa fase, bensì nei passi precedenti. Passi precedenti ove, chi compila la specifica sezione, deve sempre ricordarsi al termine di mettere un flag di spunta sulla casella di testo “pronta per la trasmissione” in modo da comunicare al RUP che tutto è pronto per la richiesta del CIG.

Il lancio della negoziazione

A questo punto i giochi sono fatti e se il RUP coincide con chi ha istruito la negoziazione MePA, può direttamente lanciare la negoziazione; se, al contrario, il RUP non coincide con il soggetto che ha istruito la negoziazione MePA, allora il RUP clicca sul pulsante “invia a PCP” e il soggetto che ha istruito la negoziazione MePA provvede a pubblicarla.

Creazione e gestione del fascicolo di gara

Da ultimo, per completezza di informazione, non si può non ricordare come siano state introdotte anche funzionalità di creazione e gestione del Fascicolo di Gara (il RUP e il Punto Ordinante possono crearlo e modificarlo mentre al Punto Istruttore è concesso solo modificarlo) e funzionalità di creazione e gestione del Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico (FVOE) per la comprova dei requisiti, ad esclusivo utilizzo da parte del RUP incaricato.