Il NSO – Nodo Smistamento Ordini è il nuovo strumento per lo scambio di documenti d’ordine tra fornitori privati ed enti pubblici. Per ora, lo si dovrà usare solo per inviare ordini elettronici agli enti del Servizio Sanitario Nazionale, ma in futuro anche le altre PA saranno coinvolte. L’innovazione portata da NSO non è infatti solo un mezzo per semplificare gli acquisti in un settore, ma un tassello in un processo più ampio di digitalizzazione dei processi. In quest’ottica, NSO diventa un’occasione concreta per familiarizzare con standard e procedure di respiro internazionale che rappresentano il futuro della gestione documentale in Europa.
Una condizione vantaggiosa per le imprese, che vedranno il proprio business beneficiare di standard che travalicano i confini nazionali. Protagonisti di questa rivoluzione sono il formato UBL XML e il protocollo Peppol. Vediamo qual è il loro ruolo in tale contesto e quali gli scenari futuri che il loro utilizzo va tratteggiando.
NSO, come funziona e perché è importante per le aziende
Inizialmente, l’obbligo di usare NSO per fare affari con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale doveva entrare in vigore il primo ottobre. Invece, a settembre il Mef ha annunciato una proroga, probabilmente a febbraio 2020 (si attende opportuno decreto per precisare la data). L’ordine elettronico facilita la vita alle aziende. A livello pratico, NSO rappresenta un ulteriore tassello nella completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine, così come è stato per la fatturazione elettronica. Si risparmiano tempo e risorse grazie a procedure automatizzate e informatiche, si riducono gli errori, si rimane competitivi sul mercato e si dimostra di essere un’impresa capace di stare al passo con l’innovazione.
Ma non solo: NSO fa risparmiare denaro, pubblico e privato. Si prenda d’esempio un ospedale che deve fare un acquisto. L’ospedale emette un ordine e prevede un impegno di spesa collegato a un CIG. Quando il fornitore spedirà l’ordine e questo si potrà chiudere, il MEF avrà a disposizione i dati necessari per condurre analisi e statistiche, fare previsioni e valutare dove risparmiare. Allo stesso modo, anche le aziende possono fare, in modo semplice, quadrature tra ordini e fatture e mettere in atto controlli per ottimizzare i processi di autorizzazione alla spesa. Risparmio e automazione sono connessi.
In concreto, NSO prevede tre processi di business:
- Ordinazione semplice: la PA invia un ordine a un cliente, il canale è unidirezionale (se l’ordine non dovesse essere conforme, si contatta la PA con metodi tradizionali quali il telefono per fare un ordine di riscontro).
- Ordinazione completa: la PA manda al fornitore un ordine e il fornitore tramite Peppol manda una richiesta di modifica, oppure l’accettazione o il rifiuto dell’ordine. In questo caso, ogni comunicazione tra fornitore e PA resta tracciato.
- Ordinazione preconcordata: il fornitore genera un ordine verso il cliente, cioè la PA. L’ente pubblico quindi può accettare, rifiutare o chiedere un’integrazione. Questo sistema viene usato principalmente quando ci sono contratti o accordi quadro, per esempio se un fornitore ogni mese deve inviare una data quantità di farmaci a un ospedale.
NSO svolge quindi un ruolo come quello dello SDI per la fattura elettronica: è un postino virtuale, che attraverso i processi di business smista documenti e risposte, analizza i file a caccia di errori per rifiutarli o per consegnarli al mittente corretto.
La valorizzazione degli standard: UBL XML e Peppol
Un dettaglio importante è che dal NSO potranno transitare solo documenti d’ordine realizzati in formato UBL XML. La scelta di questo specifico formato è la manifestazione di una precisa volontà del legislatore, che ha voluto conferire un’impronta internazionale allo scambio documentale italiano. UBL XML è infatti anche lo standard individuato per la fatturazione elettronica europea, effettiva dall’aprile 2020, la decisione quindi esprime l’importanza di definire uno standard comune europeo. Il formato oltretutto piò essere usato per molti altri documenti, come cataloghi e documenti di trasporto. Facile intuire la comodità di avere strumenti digitali capaci di comunicare tra loro grazie alla lettura di un formato documentale comune.
Allo stesso modo, il Nodo Smistamento Ordini offre l’opportunità di utilizzare Peppol. Il protocollo è infatti uno dei canali di comunicazione da e verso il NSO. Anche in questo caso, la decisione del Ministero dell’Economia e delle Finanze di includerlo tra i canali che possono interagire con NSO rappresenta una presa di coscienza verso l’interesse mondiale che Peppol sta riscuotendo. Il suo successo infatti va oltre l’utilizzo in Unione Europea, infatti Stati di tutto il mondo lo stanno adottando. Basti pensare che hanno aderito al progetto anche Singapore e la Malesia. Pensando al futuro, si può immaginare come Peppol abbia tutte le caratteristiche per diventare un punto di riferimento per lo scambio di documenti a livello globale. Assimilare questa visione non è semplice, per le aziende come per la pubblica amministrazione. Eppure, si sta lavorando per un futuro sempre più digitale e standard, capace di facilitare il business delle imprese pubbliche e private in tutto il mondo. Bisogna cogliere il momento e comprendere i vantaggi che l’innovazione nel ciclo di gestione dell’ordine può portare nella propria quotidianità.
I consigli per le aziende
Capito questo punto di vista, compresi tutti i benefici che la digitalizzazione dell’ordine può portare, non resta che prepararsi in vista dell’entrata in vigore dell’obbligo. Il consiglio per le aziende è quello di iniziare da subito a muovere i primi passi per prendere confidenza con lo strumento. Sebbene non sia ancora obbligatorio, si può prevedere che alcune pubbliche amministrazioni inizieranno già da prima di febbraio 2020 a utilizzare NSO. Utile quindi non farsi influenzare dalla proroga o pensare che il tempo per prepararsi abbondi, ma seguire una propria roadmap definita. Un passo importante è quello di integrare nei propri sistemi la generazione dell’UBL XML, attraverso idonee soluzioni informatiche di gestione documentale.
Un altro consiglio utile è quello di approfittare della possibilità di sperimentare: la Ragioneria di Stato invita le aziende a inviare ordini tramite NSO per prova, documenti che ovviamente non hanno valore legale. Questo è quanto serve per arrivare tranquilli alla data dell’obbligo.
Lo scenario futuro
È chiaro dunque, dall’analisi della situazione che abbiamo svolto, come il futuro sia quello di una gestione documentale completamente digitalizzata. Peppol e il formato UBL XML sono e saranno gli strumenti che le aziende italiane dovranno usare per fare affari con l’estero e allargare i propri orizzonti di business. Nonostante la proroga, ora la priorità è che la strada verso l’adozione del NSO proceda senza intoppi, per compiere un passo in più verso un futuro di semplificazione e automatizzazione.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner 2C Solution.
