L’introduzione di NSO – Nodo Smistamento Ordini non è solo un obbligo di legge, ma un’occasione per progredire nel complesso processo di digitalizzazione dell’intero ciclo di acquisto portando benefici ad aziende pubbliche e loro fornitori. Per tutti gli ordini che “partono” dalle pubbliche amministrazioni sanitarie (per ora) e vanno verso gli operatori di mercato, non solo si è creata un’opportunità per migliorare l’efficienza, ma si spiana anche la strada per i team di procurement nello svolgere un ruolo strategico nell’accelerazione dell’innovazione digitale aziendale.
L’automazione dei processi di acquisto infatti, può liberare nelle aziende risorse per lavori più strategici, come le partnership, o per gestire accordi commerciali più proficui o per aiutare a implementare una nuova visione più orientata al digitale dell’azienda. Il grande beneficio offerto da NSO aumenta poi per l’opportunità di stabilire un unico punto di connessione e gestire un unico formato dei documenti. Ciò semplifica le attività e può ridurre notevolmente i costi associati alle forniture. Analizziamo nel dettaglio quali sono i benefici di questo nuovo strumento per le imprese.
NSO, i vantaggi per i fornitori
Tra i maggiori vantaggi riscontrabili per i fornitori che già stanno ricevendo ordini elettronici possiamo citare:
- Semplificazione dei processi
- Riduzione delle attività manuali e di riscontro dei documenti spesso basato su email o scansioni e repository documentali non sempre affidabili (spesso fonte di errori o duplicazioni)
- Ottimizzazione della gestione amministrativa e contabile
- Riduzione dei tempi e dei costi nel flusso operativo di
- Ordine
- Consegna
- Pagamento
- Monitoraggio puntuale delle procedure di vendita alla aziende sanitarie.
- Tracciabilità dei processi di vendita
- Ottimizzazione dei processi aziendali
La dematerializzazione del processo di acquisto costituisce una delle leve principali per l’aumento dell’efficienza operativa delle aziende e su questo sono già stati fatti significativi passi in avanti che hanno portato già ad importanti risultati; basti pensare alla fatturazione elettronica.
L’importanza di gestire e non subire il cambiamento
Al fine di massimizzare ulteriormente i vantaggi, risulta però di fondamentale importanza accelerare ulteriormente i tempi del completamento del passaggio alla completa dematerializzazione dell’intero processo degli acquisti e non pensare che la sola “informatizzazione” possa essere sufficiente, ma che risulta invece fondamentale la “dematerializzazione del processo”, che presuppone sempre un’analisi interna dell’organizzazione e la reingegnerizzazione dei processi e delle procedure relative agli acquisti. Se il nuovo strumento viene introdotto mantenendo inalterati i tutti i processi a contorno, non si avranno benefici e si finirà anzi per avere un carico maggiore dovuto alla formazione e alla pratica per l’utilizzo del nuovo strumento. Le aziende che invece hanno analizzato preventivamente i dati e le modalità con cui NSO li mette a disposizione, riescono a trarre un grande beneficio da questa nuova modalità.
Come per tutte le innovazioni che derivano da un obbligo normativo, le aziende devono avere dunque la volontà di non subire ma di gestire il cambiamento in modo attivo cogliendone appieno i vantaggi che non sono automatici se non si interviene nella revisione dei processi e nell’integrazione dei sistemi informatici esistenti.
Il caso: l’hub di Regione Lombardia
Interessante è soffermarci sull’analisi e il conseguente approccio avuto da Regione Lombardia, con il supporto di Aria spa, che è l’Azienda Regionale per l’innovazione e gli Acquisti della Regione, che ha approntato, come fatto per la fatturazione elettronica, un hub di interfaccia unico per intermediare le comunicazioni tra NSO ed enti sanitari. In Lombardia l’adozione di un approccio centralizzato e simmetrico a quello voluto dal Ministero Economia e Finanza, infatti, consente di costituire una base di conoscenza regionale necessaria al governo delle variabili di spesa, ma anche di evitare la duplicazione di parte della complessità che le aziende sanitarie dovrebbero affrontare individualmente (e sono ben 41). Sono quindi fondamentali le interazioni di NRO (cioè l’NSO lombardo) con Neca (il negozio elettronico della centrale acquisti lombarda) e con i sistemi di protocollazione. E queste sinergie sono solo un primo assaggio. In Aria il traguardo dell’integrazione del ciclo passivo è un obiettivo che nasce addirittura prima di NRO.
L’integrazione con la fatturazione elettronica, con il sistema dei pagamenti, con la rilevazione del fabbisogno e la selezione del fornitore, con la contrattualizzazione, con i sistemi di Anac ed altro ancora sono già all’interno della strategia e dei piani di lavoro. Tanto più perché i volumi che si trattano sono importanti. Si pensi che sui sistemi transitano circa 1,6 milioni di euro all’anno di fatture sanitarie con 21.000 fornitori o ai 18.000 contratti movimentati da NECA nel 2019 per un controvalore di circa 3,4 miliardi di euro. Il nuovo livello di coerenza che ci aspettiamo incide su tutte e tre le variabili importanti in questo ambito: maggiore conoscenza dei fenomeni economici, minori richieste di dati alle aziende sanitarie, migliore tracciabilità e coerenza dei processi amministrativi.
Da non trascurare il fatto che, negli ambiti in cui i beni acquistati sono finemente classificabili (farmaci e dispositivi medici), l’integrazione tra le informazioni raccolte ed i flussi del Ministero della Salute permetteranno un nuovo livello di conoscenza del mercato, di capire quali siano i prezzi che si possono realmente ottenere e quindi di offrire alle stazioni appaltanti una guida raffinata su come procedere nei bandi di gara. Esperienze che Aria ha già fatto con questo Ministero hanno già dimostrato che con questa logica si possono risparmiare diversi milioni di euro senza intaccare la qualità del servizio pubblico.
I benefici per gli enti pubblici
Se si sposta il punto di osservazione in una azienda sanitaria, poi, valgono gli stessi benefici già citati per i fornitori:
- razionalizzazione dell’attività degli operatori,
- riduzione degli errori,
- compressione del lead-time tra ordine e consegna.
Avere ciò che serve quando serve, per un ospedale è un must irrinunciabile. E infatti, ad oggi, sono molti i bandi di gara che per risolvere questo problema prevedono formule contrattuali quali il “conto deposito” o il Just-In-Time. Servizi che, però, costano. Se NSO aiuterà veramente a migliorare i tempi di resa allora si ridurrà anche la necessità di impiegare queste formule. A poche settimane dall’introduzione di un sistema così nuovo e pervasivo è normale che anche sul versante pubblico ci sono questioni ancora aperte. Si va dalla standardizzazione dei processi di emissione degli ordini alla omogeneizzazione della determinazione delle quantità (un paio di guanti sono due e è uno?). Tutto ciò passando anche dalla complessità indotta dei contratti “in service”.
Si tratta di una peculiarità spesso utilizzata che, con l’idea di ottenere un risultato, tende a mescolare beni e servizi in un’unica richiesta al fornitore. Ed anche per quanto attiene alla corretta gestione di tutte le formule di ordine (semplice, pre-concordato e completo), la transizione dalla modalità meno complicata a quella più sofisticata del “completo” e del “pre-concordato” è in evoluzione e sarà graduale ed in linea con il livello di maturità dei processi e dei sistemi delle singole aziende sanitarie.
Conclusione
Insomma, è un vero work-in-progress che richiede un atteggiamento agile basato più sul dato e sul processo che sui sistemi. In Lombardia, infatti, il lavoro si è poggiato fin da subito su due pilastri: una sperimentazione che ha aiutato ad intercettare i principali problemi, I’attenzione ad individuare soluzioni per omogeneizzare i processi.
In sintesi la traiettoria è chiara così come lo sono le principali opportunità da cogliere. Ciò non di meno c’è consapevolezza che lungo la strada se ne scopriranno di nuove: i dati raccolti saranno la chiave. La reattività nell’interpretarli e nell’agire sarà lo strumento.
