Tra pochi mesi scatterà per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale e le aziende loro fornitrici l’obbligo di trasmettere telematicamente i documenti relativi agli ordini, attraverso l’NSO – Nodo smistamento ordini, il sistema gestionale del Ministero dell’economia e delle finanze. L’introduzione del nuovo obbligo ha portato qualche preoccupazione tra i soggetti coinvolti nella dinamica, eppure il processo di digitalizzazione delle attività di procurement sembra destinato a proseguire ampliandosi ulteriormente. Vediamo qual è il quadro della situazione e come gli enti stanno reagendo e si stanno preparando a questo ulteriore step della loro trasformazione digitale.
Obbligo NSO, i vantaggi e gli svantaggi per la PA
Il 1 gennaio 2019 l’introduzione dell’obbligo di fattura elettronica B2B ha rivoluzionato un’ampia fetta del mondo della gestione documentale, nell’ambito di un più ampio framework che punta all’automatizzazione e digitalizzazione dei processi. In quest’ottica si pone anche l’introduzione dell’NSO – Nodo Smistamento Ordini, la cui funzione era già stata prevista dalla Legge di Bilancio 2018, che nei commi dal 411 al 415 imponeva l’obbligo per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale di trasmettere unicamente per via telematica i documenti relativi agli ordini.
Come ogni innovazione, anche l’obbligo di utilizzare l’NSO può essere interpretato come un ostacolo, ma anche come un’opportunità. Lo svantaggio può essere quello di un sistema percepito come macchinoso e difficile da affrontare, con il rischio di incappare in errori. Proprio tale aspetto gli esperti ritengono che invece andrà attenuandosi: “Ci saranno vantaggi per tutte le parti – racconta ad AgendaDigitale.eu Michele Gentili, consulente ICT e Digital transformation -. Si ridurranno drasticamente le possibilità di errore, perché si codifica la parte di invio essendoci un collegamento con la banca dati del Codice identificativo gara (CIG). Molto spesso nelle fatture che arrivano da parte del fornitore, soprattutto per quelli che lavorano tanto con la pubblica amministrazione, possono esserci errori, come riferimenti non corretti all’ordine”. Un esempio questo “che comporta conseguenze complicate per l’ente sanitario che riceve la fattura: infatti, in quel caso non riuscirebbe a riconciliarlo all’ordine nel momento in cui si trovasse a fare la ricezione merci”, precisa Gentili, che sottolinea come l’attività di riconciliazione per la pubblica amministrazione sia sempre complessa e richieda un grande impiego di tempo, “soprattutto su canali destrutturati come succede adesso”.
Una volta superato dunque lo scoglio di aver adattato i gestionali interni, si potranno avere vantaggi nella riduzione degli errori e nella semplificazione delle procedure di riconciliazione tra fatture e ordini.
I sistemi regionali verso l’obbligo di usare l’NSO
Per utilizzare il Nodo Smistamento Ordini, sono a disposizione diversi canali di comunicazione, come la PEC, web service o access point provider accreditati con Peppol. Proprio servendosi di Peppol, “la Regione Emilia Romagna aveva già messo a punto un servizio simile e la Lombardia sta facendo lo stesso. Questi sistemi regionali dovranno intermediare il messaggio dall’azienda ospedaliera non inviandolo più direttamente al cliente, ma al Nodo Smistamento Ordini”, ha spiegato Gentili.
Dunque in Emilia Romagna è stata anticipata la normativa, introducendo già la trasmissione telematica dei documenti relativi agli ordini, il passo successivo sarà quello di procedere a inviarli al Nodo Smistamento Ordini invece che direttamente a cliente o fornitore: “In Lombardia stanno aspettando la creazione di un hub che sarà gestito da Lombardia informatica, sono attese le specifiche per l’utilizzo”, sottolinea l’esperto.
Nodo smistamento ordini – prima e dopo il 1 ottobre 2019
L’obbligo scatterà il 1 ottobre, ma la normativa (che fa riferimento al decreto legge 7 dicembre 2018) consente di utilizzare già l’NSO, che è stato messo in esercizio dalla Ragioneria di Stato, sia in modo definitivo abbandonando le precedenti modalità di trasmissione, sia in via sperimentale: “Ci sono aziende che già si son messe d’accordo coi clienti per far prove e arrivare preparate al momento dell’obbligo, ma è ancora ferma la situazione – racconta Gentili -. Qualcuno che è già partito comunque c’è”. Da ricordare che la legge consente agli enti e alle aziende di rivolgersi a intermediari per servirsi del nuovo procedimento.
Il tutto comunque è in evoluzione e si pensa già al “dopo” 1 ottobre: “Facendo un paragone con la fatturazione elettronica, è come se fossimo a marzo 2015 quando è partita la fattura elettronica obbligatoria per le aziende pubbliche locali – commenta Gentili -. A ottobre partiranno con l’NSO solo le aziende sanitarie pubbliche, una bella fetta, ma l’obbligo non riguarda ogni rapporto B2B“. In seguito, il processo potrebbe essere ampliato a tutte le pubbliche amministrazioni.
Verso la standardizzazione del procurement
Un altro aspetto da non trascurare relativamente al Nodo Smistamento Ordini è quello dell’internazionalizzazione e standardizzazione dei processi di procurement. Elementi di queste caratteristiche sono la possibilità di comunicare con l’NSO tramite Peppol e la scelta di utilizzare documenti in formato UBL XML, uno standard riconosciuto a livello internazionale. Sono segnali: “Sono scelta adottate nell’ottica di standardizzare le procedure di acquisto. Ci si arriverà anche con la fattura elettronica, al momento non contemplata per soggetti esteri – prevede Michele Gentili -. Contribuirà al processo di standardizzazione anche la possibilità di inviare i documenti di trasporto“.
La sensazione relativa a questo nuovo obbligo è quindi che si tratti di un primo passo verso differenti direzioni, per completare un quadro più ampio di digitalizzazione della gestione documentale e soprattutto dei processi pubblici, non solo a livello nazionale.
