Ordini NSO, un vademecum per destreggiarsi tra i diversi tipi di documento disponibili per la trasmissione tramite il nuovo gestionale. L’NSO cambierà l’aspetto delle procedure di procurement che riguarda lo scambio tra gli enti del Servizio Sanitario Nazionale e i loro fornitori dei documenti che regolano la compra vendita di beni e servizi e l’esecuzione degli ordini stessi.
Una spinta verso la digitalizzazione del settore approvvigionamenti pubblici. L’uso dello strumento per le aziende della sanità pubblica diventerà obbligatorio dal 1 ottobre 2019. Il cuore di questo nuovo sistema pensato dal Mef – Ministero dell’economia e delle finanze, è composto dall’ordine, il documento fondamentale che viene trasmesso.
Ordini NSO: i quattro tipi
In particolare, la legge (nello specifico il Decreto legislativo 7 dicembre 2018, che introduce l’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini) precisa che dovranno essere trasmessi tramite Nodo Smistamento Ordini i documenti attestanti sia l’ordinazione che l’esecuzione degli acquisti tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale. Documenti che dovranno essere in formato UBL XML secondo le disposizioni della normativa, con l’obiettivo di adeguarsi a uno standard internazionale sul formato di documenti trasmessi. Per approfondire però le funzioni del nuovo strumento gestionale della Ragioneria di Stato, va fatta una precisazione tecnica e lessicale sul significato del termine “documento”.
Infatti, per documenti, secondo il lessico tecnico introdotto dalle Linee Guida all’utilizzo dell’NSO pubblicate dalla Ragioneria di Stato e disponibili online liberamente sul sito del Ministero dell’economia e delle finanze, si intendono i file che includono le istruzioni per definire la fornitura, file che vengono scambiati tra enti del Servizio Sanitario Nazionale e aziende fornitrici.
Secondo le impostazioni del sistema gestionale, esistono quattro diversi o:
- Ordine;
- Ordine pre-concordato;
- Risposta;
- Ordine di riscontro.
Ognuno differisce dall’altro nelle funzioni e per i diversi ruoli che i soggetti coinvolti assumono nel trasmetterli, se mittente o destinatario. Utile dunque conoscerli per poterli usare senza commettere errori.
L’Ordine dell’NSO
L’Ordine nell’ambito del Nodo Smistamento Ordini è il documento che include la descrizione della fornitura acquistata. Per esempio, l’Ordine comprende quale bene o servizio si acquista, quanto costa e in che quantità la si richiede. Viene inviato dal cliente, cioè l’ente pubblico, che assume il ruolo di mittente, verso l’azienda o il professionista fornitore, che viene chiamato destinatario.
Le funzioni dell’Ordine che viene trasmetto all’NSO sono tre:
- Può assumere il valore di “Ordine iniziale” e serve per ordinare beni o servizi che la PA vuole acquistare, includendo anche le istruzioni per far sì che ciò avvenga in modo corretto;
- Può essere invece un “Ordine di revoca” ed essere utilizzato dunque per revocare un precedente ordine trasmesso;
- Può assumere il ruolo di un “Ordine sostitutivo” e modificare un ordine precedente (per esempio se si vuole aumentare la quantità di un dato bene da acquistare), di fatto sostituendolo.
L’Ordine pre-concordato del Nodo Smistamento Ordini
L’Ordine pre-concordato al contrario dell’Ordine viene emesso dall’azienda fornitrice e non dalla PA cliente: i ruoli dunque si invertono, il primo diventa mittente e la PA destinatario. Questo documento prevede vi sia un accordo a priori tra fornitore e cliente. Come l’Ordine, anche questo documento da trasmettere al Nodo Smistamento Ordini include informazioni su beni o servizi da acquistare.
Come l’Ordine, anche l’Ordine pre-concordato può essere iniziale, di revoca o sostitutivo, assumendo per ognuno di questi tipi le diverse funzioni spiegate precedentemente, ovvero quelle di avviare l’ordinazione di un acquisto, revocare un ordine già trasmesso oppure modificare qualcosa di un precedente documento inviato.
La Risposta, documento dell’NSO
Una volta ricevuto l’Ordine, il fornitore può accettare, oppure declinare o chiedere modifiche, alla pubblica amministrazione sua cliente. Per far ciò, l’azienda fornitrice dovrà realizzare il documento chiamato Risposta. Le funzioni assunte dalla Risposta sono tre:
- Risposta di accettazione: tramite questo documento il fornitore può confermare l’Ordine ricevuto accettandolo e assicurando la PA che gli si darà seguito. Il documento non contiene linee d’ordine ma include solo la descrizione del fatto che si accetta l’Ordine, indicandone il numero;
- Risposta di diniego: come suggerisce il nome, tramite questo documento il fornitore non accetta l’Ordine inviato dall’ente del Servizio Sanitario Nazionale suo cliente. Anche in questo caso, il documento non include linee d’ordine ma solo che si trata di un rifiuto all’ordine inviato;
- Risposta con modifiche: non un rifiuto, ma un invito a modificare l’ordine. In questo caso la Risposta deve includere tutte le linee d’ordine indicando anche quelle da modificare, per integrare l’Ordine precedentemente ricevuto e cambiato. Questo documento rappresenta proprio un’integrazione a quello precedentemente inviato.
Nodo Smistamento Ordini, il documento Ordine di riscontro
Le stesse funzioni della Risposta vengono svolte anche dall’Ordine di riscontro, ma questo documento che viene trasmesso tramite Nodo Smistamento Ordini serve a confermare, declinare o sostituire un Ordine pre-concordato o una Risposta, come precisato nelle Linee Guida del Ministero dell’economia e delle finanze. L’Ordine di riscontro viene inviato dal cliente, dunque la pubblica amministrazione, all’azienda fornitrice. Anche in questo caso, esistono tre diverse tipologie di documento, tutte rientranti nella specie dell’Ordine di riscontro:
- Ordine di riscontro per conferma: questo tipo di documento è un Ordine che conferma l’Ordine pre-concordato o la Risposta ricevuti, deve contenere solo l’indicazione della conferma e il numero di riferimento al documento citato;
- Ordine di riscontro per diniego: declina un Ordine pre-concordato o una Risposta, dunque dovrà contenere anche in questo caso il riferimento al documento ma indicare che lo si è rifiutato;
- Ordine di riscontro sostitutivo: di fatto è composto da un Ordine ex novo, completo di ogni dettaglio, che funge da sostituto di un Ordine o di una Risposta ritenuti non idonei.
Un sistema per limitare gli errori negli Ordini via NSO
Ciò che si evince dalla descrizione delle diverse tipologie di documenti che vengono trasmessi tramite il nuovo sistema del Nodo Smistamento Ordini è la possibilità di modificare un ordine qualora contenesse informazioni errate, inviando sempre telematicamente anche il documento cambiato, così da tenere traccia di qualsiasi intervento sul documento stesso. Un sistema che permette di porre rimedio a errori, dettati da semplici sbagli o da incomprensioni tra fornitore e cliente pubblico, ma anche di garantire trasparenza totale negli acquisti che l’ente del Servizio Sanitario Nazionale andrà a fare.
