La trasformazione digitale dei processi di approvvigionamento nel settore Sanità comporta vantaggi sia per i fornitori che per le stesse aziende ospedaliere e la comunità. In questo senso, la pandemia di coronavirus ha rappresentato un contesto chiave per confermare ciò, in quanto l’informatizzazione delle procedure si è resa fondamentale per garantire da un lato la continuità operative degli ospedali in un ambito che prevedeva l’impossibilità di contatti ravvicinati, dall’altra per cercare di mantenere il passo con le impellenti richieste di strumenti e materiali per fronteggiare l’emergenza. Tuttavia, il processo di digitalizzazione del procurement sanitario era già in atto. In ambito pubblico per esempio è recente l’adozione del sistema NSO – Nodo Smistamento Ordini, il servizio della Ragioneria di Stato introdotto per la trasmissione degli ordini elettronici dei fornitori del Servizio Sanitario Nazionale. Il cambiamento è dunque in atto e, una volta passato il pericolo Covid-19, non si potrà tornare indietro a metodologie gestionali ormai superate: è bene quindi approfondire da subito la tematica, comprendendo i benefici che la digitalizzazione della supply chain sanitaria comporta.
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Supply chain sanitaria in Italia: lo stato dell’arte
Il ruolo della catena di fornitura in ambito sanitario è diventato particolarmente rilevante con l’avvento della pandemia di coronavirus. Soprattutto nelle prime fasi dell’emergenza epidemiologica, tra la fine dell’inverno e l’inizio della primavera 2020 si è assistito a difficoltà importanti nel reperire materiali indispensabili per fornire protezione al personale e assistenza ai pazienti: si pensi per esempio alla scarsa reperibilità di presidi medici come le mascherine nelle prime fasi della diffusione su larga scala del virus, situazione difficile in cui sono intervenute nazioni straniere, enti associativi e privati per sopperire alle carenze, anche attraverso donazioni. La condizione poi è man mano migliorata e la digitalizzazione, considerando anche l’impossibilità di gestire di presenza le attività, ha giocato un ruolo chiave, soprattutto nel corso della campagna vaccinale tra la primavera e l’estate del 2021.
Tuttavia, al di là del periodo in cui ha iniziato a imperversare il Covid-19 e quindi c’è stata una maggiore presa di coscienza del potenziale della digitalizzazione delle attività di procurement, la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento del settore sanitario era già in corso. Un esempio concreto dell’implementazione dei servizi digitali è l’introduzione dell’obbligo di fare l’ordine elettronico e il conseguente avvio del NSO – Nodo Smistamento Ordini, il sistema la cui governance è affidata alla Ragioneria dello Stato in cui far transitare gli ordini elettronici delle aziende del Sistema Sanitario Nazionale con i propri fornitori.
Servizi di fornitura sanitari, quali sono i vantaggi della digitalizzazione
Del resto, i vantaggi della digitalizzazione dei processi di procurement sanitario hanno impatti positivi non solo direttamente sulla catena di fornitura, ma anche sull’erogazione degli stessi servizi:
- Semplificazione delle procedure: in pochi passaggi, grazie a un alto livello di automatizzazione, si potranno espletare pratiche che altrimenti richiederebbero un effort maggiore;
- Rapidità nella gestione dell’iter di approvvigionamento: le attività gestionali e gli scambi documentali avvengono in maniera più veloce, di conseguenza anche l’approvvigionamento del materiale non subirà ritardi a causa di lungaggini burocratiche;
- Trasparenza nei costi: tramite i sistemi digitali, ogni transazione è tracciata ed è dunque possibile individuare voci di spesa eccessive e capire su quali aspetti è possibile risparmiare;
- Monitoraggio dell’intero ciclo dell’ordine, per avere sempre sotto controllo l’avanzamento e intervenire prontamente in caso di problemi o errori.
- Sicurezza: l’utilizzo di soluzioni digitali per implementare nuovi processi di procurement garantisce una maggiore tutela dei documenti e dei dati inerenti gli ordini, rispettando la riservatezza e in compliance con il regolamento europeo sulla data protection GDPR.
La soluzione Comarch
Per comprendere l’impatto positivo della digitalizzazione dei processi di supply chain in ambito sanitario, è utile prendere d’esempio un caso concreto: quello della realtà sanitaria Medicair, che si è appoggiata al partner tecnologico Comarch per affrontare un percorso di trasformazione digitale della catena di fornitura con l’obiettivo di mantenere elevata la qualità. L’implementazione del software cloud di field service management di Comarch, personalizzabile e flessibile, ha aiutato Medicair a digitalizzare l’iter di consegna dei materiali sanitari, limitando gli errori e ridurre i tempi del servizio evitando la gestione manuale dei vari passaggi, grazie anche all’automatizzazione garantita dall’integrazione con l’ERP aziendale. In particolare, Medicair ha scelto di implementare i moduli del software di Comarch dedicati a order and task management, che consente di organizzare le attività assegnandole a un responsabile, Resources, per conservare i dati degli operatori, Time management, utile per avere in real time il planner dell’operatore, FSM Mobile per il monitoraggio quotidiano delle attività via web app e il modulo Warehouse che funge come da magazzino virtuale, con tutti i prodotti ordinati con date di scadenza, storico consegne, dove si trovano e a quali ordini sono legati.
Questa scelta ha consentito di migliorare l’efficacia delle attività di Medicair sotto diversi punti di vista. Per esempio, è stato reso possibile alle singole aziende sanitarie di fare gli ordini senza che un rappresentante di Medicair dovesse presenziare fisicamente. È stato anche possibile tracciare i dispositivi medici oggetto degli ordini, tenendo sotto controllo anche le scadenze dei prodotti. È stato apportato anche più ordine nelle fasi finali del ciclo di fornitura, grazie alla possibilità di reporting che consente in automatico di ricevere nella propria area personale il documento di consegna e la fattura: un valore aggiunto con l’aumento di richieste che avrebbero potuto portare intoppi e difficoltà amministrative. Questi benefici hanno inoltre avuto impatto positivo anche sui clienti, soddisfatti di una gestione più snella e un workflow efficiente.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Comarch
