Disciplina relativamente recente dell’ambito sanitario, l’Operating Room Management sta suscitando un interesse crescente per la potenziale capacità di supportare le aziende sanitarie a migliorare la sicurezza del paziente, a garantire l’accesso razionalizzato e più tempestivo da parte dei chirurghi alle sale operatorie, a rendere più efficiente l’utilizzo di luoghi, personale e materiale, a ridurre i ritardi e, infine, ad aumentare la soddisfazione del paziente e del personale di sala operatoria.
Ologrammi in sala operatoria: così il digitale trasforma la chirurgia
Le linee guida per la governance del percorso chirurgico programmato
La chirurgia rappresenta infatti una delle attività organizzative interne agli ospedali più complesse: elemento caratterizzante e di alto valore, è un centro di costo per le strutture e gestisce attività potenzialmente a maggiore rischio per il paziente. Uniformare il modo di gestire la complessità dei blocchi operatori è, peraltro, tra gli obiettivi della Conferenza Stato-Regioni, che si è espressa il 9 luglio 2020 firmando l’accordo sulle Linee guida di indirizzo per il governo del percorso del paziente chirurgico programmato, da cui sono scaturite importanti indicazioni organizzative e operative delle fasi del percorso peri-operatorio.
Sono emersi come principi fondanti all’interno del percorso chirurgico:
- la garanzia del rispetto della trasparenza della lista e dei tempi di attesa previsti dalla normativa;
- l’informatizzazione, la raccolta dati e il monitoraggio;
- la conoscenza e il rispetto delle pratiche di sicurezza nella gestione delle sale operatorie;
- la capacità di rendicontare le performance utilizzando strumenti/indicatori efficaci e condivisi.
La tecnologia può supportare il soddisfacimento di tutti questi principi. È stato dimostrato in particolare l’importante ruolo giocato dai sistemi di ORM, la cui adozione promette di introdurre elevati criteri di efficienza nelle attività che precedono e seguono un intervento chirurgico, e trova tra l’altro impulso grazie ai fondi messi a disposizione dal Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) – in particolare alla Missione 6 dedicata alla voce “Salute”. Tali sistemi si allineano all’obiettivo di innovazione, ricerca, digitalizzazione del servizio sanitario nazionale nel garantire la sicurezza del paziente e, contemporaneamente, nel monitorare il corretto utilizzo delle risorse.
La differenza tra ORM strategico e operativo
Occorre distinguere l’ORM strategico da quello operativo. Il primo va inteso come insieme di attività decisionali di lungo termine, con impatto dal punto di vista clinico sulla strategia dell’Azienda Sanitaria: quindi richiede, l’implementazione di idonei strumenti ai fini di una gestione efficiente del blocco operatorio che favorisca il contenimento dei costi, nonché la riduzione del rischio per i pazienti.
Il secondo, l’ORM operativo, invece, comprende tutte quelle azioni tese a ottimizzare l’efficienza operativa dell’unità chirurgica, ossia la massimizzazione del numero dei casi che possono essere eseguiti durante una giornata e la minimizzazione delle risorse necessarie e dei relativi costi.
I parametri quantitativi di efficienza del blocco operatorio
Un modello ORM, inteso sia come strategia che, come strumento operativo, ha dimostrato di poter migliorare i parametri di efficienza quantitativa utilizzati normalmente per misurare le performance di un blocco operatorio.
Tra i più diffusi:
- costo del personale in rapporto al carico di lavoro programmato
- start-time tardiness, ovvero ritardo del primo intervento della giornata rispetto all’orario prestabilito
- percentuale di cancellazione degli interventi programmati
- ritardo nell’ammissione all’area di recupero post-anestesiologico
- margine contributivo medio per ora di sala operatoria
- tempi di turnover
Un sistema ORM consente di razionalizzare le risorse disponibili, umane e strumentali, e nel farlo rappresenta una leva preziosa per migliorare le performance attraverso una corretta distribuzione delle risorse assegnate e un controllo puntuale dei costi.
Come funziona un Operating Room Management System
Dal punto di vista della tecnologia, gli ORMS – Operating Room Management System si collocano nell’ambito di sistemi data-driven capaci di raccogliere i cosiddetti “dati di campo” per restituire informazioni di valore agli utenti, consentendo un miglioramento continuo nei processi.
Consegnano infatti al personale clinico e agli amministratori tutti i dati clinici e finanziari che si riferiscono a ogni singola procedura chirurgica. Attraverso appositi moduli integrati fra di loro, ognuno dei quali traccia sia il percorso del paziente, sia quello dei materiali impiegati durante l’intervento chirurgico, il sistema è in grado di supportare il processo chirurgico nella sua completezza.
Un modulo specifico di pianificazione chirurgica trasforma la compilazione cartacea della nota operatoria in una stesura informatizzata, a beneficio anche della possibilità di condividerne le informazioni con servizi trasversali interessati (farmacia, diagnostica per immagini).
La cartella anestesiologica informatizzata offre poi un monitoraggio costante e attuale del quadro clinico del paziente, che favorisce una gestione del percorso chirurgico basata su marker temporali e vincolanti a seconda delle attività.
Moduli dedicati alla gestione del magazzino e allo scarico dei materiali impiantati su ciascun paziente abilitano poi una tracciatura e un controllo in tempo reale che eliminano il rischio di errori inventariali per ciascun intervento. Un apposito modulo chiamato registro operatorio permette infine l’inserimento automatico dei dati in merito alla sala utilizzata, ai tempi chirurgici, alla diagnosi e all’intervento.
I 4 vantaggi dell’Operating Room Management
Sono di diverso tipo i vantaggi di un Operating Room Management, che l’omologo sistema informativo è in grado di mettere a fattor comune di ospedali e AUSL. Tra i tanti, se ne possono citare almeno quattro:
- Risparmio di tempo e riduzione degli errori manuali tramite la stesura informatizzata. L’attività di programmazione e pianificazione preoperatoria beneficia del rigore che occorre per la predisposizione di ciascun intervento, unita però alla flessibilità necessaria in caso di disdetta o modifiche del calendario.
- Monitoraggio in tempo reale del blocco operatorio. Tramite un modulo intraoperatorio di acquisizione automatica dei dati, si può integrare l’ORMS con i vari dispositivi in dotazione al complesso operatorio quali sistemi per anestesia e rianimazione, monitor multiparametrici, pompe infusionali. L’uso di marker temporali, che permettono di tracciare l’intero percorso del paziente in sala operatoria, dal suo ingresso fino all’uscita, permette inoltre di avere costantemente un quadro della situazione consultabile su appositi monitor touchscreen o tramite la lettura del codice a barre presente sul braccialetto del paziente. L’impiego di webcam associate all’ORMS è un ulteriore strumento per monitorare in tempo reale le sale operatorie e verificare lo stato corrente o eventuali anomalie.
- Ottimizzazione del flusso documentale pre e post-operatorio. Grazie a un sistema ORM, il registro operatorio può ereditare l’insieme delle informazioni preoperatorie che il chirurgo, unico soggetto autorizzato alla compilazione, può integrare, inserendo in modalità automatica i dati che riguardano la sala utilizzata, i tempi chirurgici, la diagnosi. Il referto potrà essere quindi completato con i dettagli relativi all’intervento, ai materiali adoperati e ai farmaci somministrati, e con le indicazioni post-operatorie che preludono alla sua validazione. Oltre a confluire nelle schede anestesiologiche, quanto contenuto nel referto è pronto per l’invio in formato digitale al repository che contiene le informazioni sulla salute del paziente, come ad esempio la sua cartella clinica elettronica.
- Miglioramento nella gestione delle scorte e dei materiali grazie alla possibilità di organizzare al meglio l’utilizzo dei materiali e delle risorse, tramite una gestione puntuale del magazzino del blocco operatorio. L’uso di moduli specifici aiuta non solo a preparare e assegnare i kit chirurgici in maniera scrupolosa, ma anche a controllare le scorte e a registrare gli effettivi consumi in tempo reale.
Conclusioni
Il settore si sta muovendo verso una gestione sempre più digitale delle attività e dei blocchi operatori. Secondo Market&Markets, la crescita dei software ORM tenderà a raddoppiare in 5 anni, passando dai 2,4 miliardi di dollari registrati nel 2020 ai 4,4 miliardi attesi entro il 2025.
La pandemia rappresenta a nostro parere una delle cause di questo trend in incremento, anche se non l’unica. Secondo un rapporto pubblicato dai ricercatori di CovidSurg Collaborative, durante le 12 settimane di picco da Covid-19 sono stati cancellati in tutto il mondo circa 28 milioni di interventi chirurgici. Tutto ciò ha creato e favorito la diffusione dell’esigenza non solo di aumentare i volumi degli interventi, anche a fronte di una crescente domanda da parte dei cittadini, ma anche di migliorare la capacità di utilizzo delle sale operatorie e di razionalizzare la spesa sanitaria grazie al ricorso alla tecnologia.
