La gestione di uno studio medico esige precisione, rigore, stretta aderenza alle procedure interne ed esterne. Elementi che possono costare stress e fatica, soprattutto nei momenti di maggiore confusione.
Ogni ambulatorio ha un modo di lavorare peculiare e, nel valutare un software gestionale per medici, è sensato ricorrere alla soluzione più compatibile con il proprio modus operandi, tenendo però presenti due discriminanti: qualche flusso interno andrà cambiato e, in modo persino controintuitivo, il prezzo del gestionale non deve essere il primo parametro di cui tenere conto. I criteri da prendere in considerazione sono altri.
I criteri da considerare nella scelta di un gestionale per medici
Partiamo dalle valutazioni di massima che dovrebbero condurre alla scelta del gestionale per medici adatto.
Un gestionale per medici deve:
- essere facile da usare
- garantire sicurezza (privacy e compliance)
- essere efficiente e costantemente aggiornato
- includere funzioni “smart” e deve essere corredato da servizi cloud
Nel dettaglio, gestionali medici troppo complicati da usare non assolvono al compito di rendere più snella la gestione delle procedure interne all’ambulatorio. Il personale, inoltre, deve imparare a usare il gestionale in tempi brevi e quindi in modo intuitivo. Richiedere una demo e non comprare a scatola chiusa non deve essere un’opzione.
Il capitolo sicurezza è altrettanto cruciale. Gli studi medici raccolgono e catalogano dati sensibili e le normative nazionali e sovranazionali (su tutte il GPDR) impongono paletti stringenti.
Per aumentare il livello di sicurezza è opportuno privilegiare quei gestionali ai quali si accede con doppia autenticazione e i cui sviluppatori illustrano le specifiche di security garantendo nero su bianco di tenerla in debita considerazione e di aggiornarle con periodicità.
L’efficienza è tema ben più vasto e riguarda ogni singola fase del processo, dalla prenotazione degli appuntamenti fino all’eventuale chiusura del fascicolo sanitario del paziente, tenendo conto della digitalizzazione e dei requisiti che questa impone.
Inoltre, sotto l’egida dell’efficienza vanno inserite anche l’accelerazione del disbrigo delle pratiche amministrative e burocratiche con l’obiettivo di rendere l’intero flusso dello studio medico più scorrevole e veloce, con ricadute positive anche sui pazienti che dovranno sostare meno nelle sale d’attesa. Va da sé che l’efficienza impatta anche sulla precisione e la facilità con cui i dati vengono raccolti e gestiti.
Il tema dell’efficienza viene approfondito più avanti, perché si misura anche con l’immediatezza con cui si comunica con i pazienti e il percorso farmacologico prescritto.
Un buon gestionale deve essere smart e connesso. L’automazione di attività cicliche e ripetitive deve essere un must: l’invio di referti o di ricette, per esempio, sono compiti che possono essere demandati ad appositi automatismi e, allo stesso modo, il gestionale deve poter interagire con eventuali dispositivi o software già in uso nell’ambulatorio medico.
Non da ultimo, va considerata l’ipotesi di ricorrere a un gestionale Software-as-a-Service (SaaS) che è fisicamente istallato al di fuori dello studio medico e che conserva i dati su server monitorati e gestiti da tecnici competenti.
Una soluzione in Cloud sgrava lo studio medico dai compiti di manutenzione hardware e software, da quelli relativi alla security e, non da ultimo, consente il collegamento al gestionale a prescindere dal luogo in cui ci si trova e dal dispositivo utilizzato.
I vantaggi di utilizzare un gestionale per medici
I vantaggi sono di ordine organizzativo e pratico. Si va dal miglioramento dell’efficienza così come descritta sopra e ampliata dai sistemi di incasso fino alla gestione dei pazienti che non si sono presentate alle visite prenotate, attività queste che richiedono controlli di natura amministrativa e che, di conseguenza, sottraggono tempo agli operatori umani.
Un software gestionale digitalizza i processi e quindi offre vantaggi all’assetto organizzativo di qualsiasi azienda, ambulatori medici inclusi. La gestione degli appuntamenti, per quanto essenziale, è soltanto uno degli aspetti resi più fluidi.
Anche la gestione dei pagamenti può essere demandata al gestionale, al fine di assicurarsi che i pazienti siano puntuali e anche al fine di non saltare scadenze nei confronti dei creditori. Allo stesso modo, possono essere automatizzati gli appuntamenti periodici e la fatturazione.
Inoltre, va presa in considerazione la riduzione degli errori che l’operatore umano fa per propria natura. L’automazione dell’acquisizione dei dati e la loro trascrizione rendono le informazioni più precise e affidabili anche quando necessitano di essere condivise tra più medici del medesimo ambulatorio o nel circuito formato da altre figure professionali che seguono la salute del paziente.
Tutto ciò nel rispetto della privacy e della sicurezza.
Come semplificare la fatturazione medica con un gestionale dedicato
Sono diversi i modi in cui un gestionale aiuta il processo di fatturazione il quale, in parte almeno, può essere automatizzato attingendo computando a ogni paziente un importo a seconda del servizio reso, laddove i prezzi sono indicati in apposite tabelle a cui il gestionale ha accesso. Di fatto, un gestionale può interfacciarsi anche a software terzi e questo consente di incrociare diversi preziari per rendere la fatturazione più spedita, precisa e non supportata da un operatore umano.
Lo storico delle prestazioni e dei pagamenti può essere recuperato in modo semplice e i dati forniscono reportistica periodica utile all’ambulatorio per monitorare l’andamento del business.
Non da ultimo, il gestionale può aiutare a garantire la conformità fiscale fino al punto di calcolare automaticamente le tasse e le imposte del caso (siano queste da incassare oppure da versare in differita).
La gestione delle cartelle cliniche con un software gestionale per medici
I dati anagrafici possono essere acquisiti direttamente tramite la tessera sanitaria e, parallelamente, nella cartella clinica vengono archiviate anamnesi, trattamenti farmacologici e storia recente del paziente.
Consensi, autorizzazioni, referti, terapie somministrate (anche da precedenti medici) sono tutte informazioni che devono trovare posto nella cartella clinica la quale – e questa è più di una raccomandazione – deve essere personalizzabile. I gestionali devono adattarsi sia alla specializzazione del medico sia al modo in cui questo è solito consultare le informazioni in suo possesso e aggiornarle.
La pianificazione degli appuntamenti
Non ci sono soltanto le visite prenotate dai pazienti ma anche quelle periodiche. Un gestionale per medici coadiuva il monitoraggio delle terapie e permette di fissare appuntamenti diluiti nel tempo secondo le necessità del caso e tenendo conto anche dell’eventualità che un paziente sia seguito da più specialisti.
Le notifiche che vengono inviate ai pazienti in prossimità degli appuntamenti evitano disguidi e ricordano alle parti coinvolte il giorno e l’orario della visita, coinvolgendo tutte le persone che dovranno prendervi parte.
Migliora la comunicazione con i pazienti
Un gestionale per medici consente di conservare uno storico di tutte le conversazioni avvenute con i pazienti, siano questa state sostenute per telefono, email, sms o messaggistica istantanea. Conversazioni che, fatte salve le necessarie autorizzazioni, possono essere condivise con altri specialisti.
Una corretta comunicazione può consentire persino un numero minore di visite, creando un flusso più lineare e dando così ai medici tempo per dedicarsi ad altri pazienti. Infatti, se il dialogo è continuato e immediato (anche se a tratti repentino) anche il paziente può raggiungere con maggiore facilità il medico, con ricadute positive anche sul rapporto fiduciario.
Medesk: panoramica sul software di gestione per studi medici
Piattaforma dedicata agli studi privati, Medesk si concentra sul flusso di lavoro rendendolo più snello e veloce.
Rispetta i principi del lavoro remoto e quindi ha un senso spiccato per la sicurezza e la privacy. Permette consultazioni video e, nel medesimo tempo, Medesk fornisce strumenti professionali per interagire con i pazienti, tra questi sistemi di notifiche via sms o email automatizzate, messaggi inviati a gruppi e prenotazioni online.
La piattaforma è usata da medici in oltre 35 Paesi e quindi rispetta sia i principi di personalizzazione. Offre oltre 40 tipi di report per monitorare i percorsi terapeutici dei pazienti e l’andamento dell’ambulatorio.
I dati dei pazienti confluiscono nelle cartelle cliniche elettroniche e possono a loro volta restituire report e documentazione medica.
Medesk esiste in diverse versioni per coprire le necessità degli studi medici di qualsiasi dimensione. Il prezzo è riservato a chi ne fa richiesta ed è possibile fare uso della piattaforma in modo gratuito per valutarne le potenzialità.
Medstreaming: come semplificare la gestione clinica
La piattaforma cloud è ancora nota con il nome di Medstreaming anche se oggi si chiama Fivos Health e si concentra soprattutto sui dati e la loro analisi per leggere, comprendere e favorire la gestione clinica su scala nazionale e internazionale. Il rebranding è avvenuto nel 2021 sulla spinta dell’epoca pandemica.
La raccolta di dati verte a ridurre il rischio per i pazienti e a rendere i sistemi sanitari più fluidi ed efficaci. I risultati di queste analisi convergono in favore dei medici e delle cliniche che scelgono la piattaforma di Fivos che, a questo punto, è qualcosa in più di un gestionale per medici e diventa una banca dati di riferimento che tiene conto anche delle esigenze particolari di ogni comparto della sanità.
Medisoft: i vantaggi del software
Uno dei prodotti di punta della britannica Medisoft è MediSIGHT, piattaforma che ha tutti i numeri per gestire gli ambulatori più evoluti che usano strumenti diagnostici e di monitoraggio 4.0. Oltre ad avere le specifiche necessarie descritte in questo articolo, consente anche l’acquisizione di appunti scritti a mano e dispone di un accesso web per ogni paziente, affinché ognuno possa controllare prescrizioni e posologie.
MediSIGHT può essere provato contattando l’apposito servizio vendite all’indirizzo email info@medisoft.co.uk.
PrognoCIS: analisi approfondita del gestionale
Altro prodotto degno di nota è PrognoCIS, gestionale che sostiene l’intera digitalizzazione dello studio medico e che apre le porte alla sanità digitale mettendo il paziente al centro.
Altamente personalizzabile, dispone di un apposito portale a cui i pazienti possono accedere anche mediante applicazioni per dispositivi mobili e, oltre a gestire e automatizzare mail, fax e prescrizioni, si fa carico di chiedere alle persone in cura le autorizzazioni di legge per l’acquisizione e la condivisione dei dati.
Si integra con altre piattaforme o software e consente di interagire con altri moduli PrognoCIS, pensati per esigenze particolari come, per esempio, la cura dei dolori cronici o particolari necessità di fatturazione.
