Questo articolo nasce dall’esigenza di raccontare come l’Ospedale San Giovanni Battista di Roma, da me diretto, sia riuscito a migliorare esponenzialmente i processi interni dei reparti e la sicurezza dei pazienti grazie alla digitalizzazione della Scheda Unica di Terapia.
Nella mia esperienza di direzione ho infatti riscontrato che il rischio più frequente e insidioso nella gestione del paziente è rappresentato dall’errore nella prescrizione e somministrazione della terapia.
Si tratta di un fenomeno ben conosciuto nel settore sanitario che si determina principalmente a causa del gran numero di soggetti coinvolti e dalle oggettive difficoltà di comunicazione tra medici ed infermieri.
Il medico, infatti, prescrive una terapia che – nel corso della giornata – viene somministrata da differenti infermieri che possono variare a seconda dei turni e delle urgenze. Se tale terapia è trasmessa tramite fogli di carta compilati a mano, gli errori di scrittura, trasmissione e interpretazione sono molto probabili, ed è complicato gestire anche modifiche di terapia estemporanee che si traducono spesso in più copie del foglio di terapia circolanti contemporaneamente. Instaurare rigidi protocolli riduce, ma non abbatte il rischio di errori.
Le conseguenze sono importanti sia sotto il profilo della salute dei pazienti che sotto quello economico.
Circa il 30% dei risarcimenti derivanti da colpa medica, sono infatti conseguenza di errate prescrizioni o mancate annotazioni di terapie in cartella clinica.
La conclusione è che le strutture ospedaliere non solo non riescono a fornire cure ottimali ma sono costrette a spendere somme, spesso ingenti, in risarcimenti, invece di destinarli ad attività utili all’assistenza dei malati.
Per questi motivi, ho sempre guardato con interesse alle opportunità che le nuove tecnologie possono portare riscontrando tuttavia problematiche legate alla complessità delle prescrizioni; ai costi ingenti e all’impatto sul personale medico che, generalmente, si è sempre dimostrato reticente all’adozione di questo tipo di soluzioni, vissute come invasive e di intralcio alla fluidità e velocità dei processi in reparto.
Nel 2016, sono entrata in contatto con Farmosa, una azienda formata da un team giovane e dinamico che stava sviluppando un software per la digitalizzazione di tali processi basato su premesse diverse rispetto a ciò che avevo visionato fino a quel momento.
Volevano infatti realizzare un prodotto rapido ed estremamente semplice da usare, in grado di migliorare il lavoro di medici ed infermieri che garantisse, al contempo, un abbattimento sostanziale del rischio di commettere errori di terapia.
Nonostante le perplessità iniziali – avevo infatti visionato soluzioni apparentemente analoghe che tuttavia non mi convincevano – decisi di avviare una sperimentazione in 2 reparti del San Giovanni Battista con questa soluzione.
Nel corso di pochi mesi, grazie al lavoro costante del team di sviluppo e alla disponibilità del personale coinvolto, Farmosa (questo il nome del software) è divenuto uno strumento indispensabile della vita di reparto, in grado di rendere finalmente certe e sicure le terapie.
La collaborazione tra gli sviluppatori e gli operatori medico-sanitari ha infatti consentito un adattamento e una ottimizzazione costante del software che, ad oggi, è entrato in funzione su tutto l’Ospedale, consentendo di tracciare tutte le terapie ed eliminare completamente l’errore, ottenendo – inoltre – risparmi significativi nell’acquisto e nella gestione dei farmaci.
Questo il suo funzionamento.
Farmosa consente al medico, senza bisogno di alcuna installazione di hardware fisico, di prescrivere direttamente da pc o tablet la terapia giornaliera e di variarla in base alle necessità che possono presentarsi. Il programma è in cloud, accessibile tramite browser con password personali, e questo rende la sua istallazione e propagazione immediata, permettendo di utilizzare normali terminali o dispositivi circolanti. Il personale infermieristico visualizza le prescrizioni su tablet in tempo reale e può confermare l’avvenuta somministrazione ed indicare eventuali criticità riscontrate sul paziente, che in tal modo possono essere gestite immediatamente.
Contemporaneamente la farmacia ospedaliera visiona i consumi e ottiene delle proiezioni dei fabbisogni futuri dei reparti, potendo così predisporre gli acquisti con precisione.
I medici dei reparti coinvolti non solo hanno adottato completamente la STU digitale, ma hanno contribuito personalmente alla sua ottimizzazione con costruttivi contributi personali, rendendo il software ancora più aderente alle loro esigenze e ai ritmi del loro lavoro. La STU digitale ha consentito:
- l’eliminazione dell’errore di comunicazione tra medici e infermieri e la registrazione degli effettivi orari di somministrazione
- la corrispondenza tra la prescrizione e l’effettiva disponibilità del farmaco
- l’eliminazione del rischio di somministrazione di farmaco errato in sostituzione di un farmaco indisponibile
- l’eliminazione del rischio di mancata o doppia somministrazione
- l’eliminazione del rischio di errore sulle quantità di somministrazione
- l’incident reporting in tempo reale e il feedback immediato da parte del medico
- il tracciamento di tutte le interazioni farmacologiche giornaliere con il paziente
Inoltre, siamo riusciti ad ottimizzare la gestione dei farmaci grazie al monitoraggio delle effettive necessità dei reparti.
Ciò ha consentito, senza alterare mansioni e processi esistenti, di ottimizzare i consumi ed evitare sprechi di farmaci.
Ad oggi, dopo 6 mesi di utilizzo in tutto il San Giovanni Battista, queste sono le principali metriche che abbiamo verificato:
Adozione del software: 96%
Risparmio settimanale di tempo per reparto: 5 ore per i medici. La STU digitale è infatti molto più veloce da compilare rispetto a quella cartacea.
4 ore per gli infermieri. La trasmissione delle istruzioni di terapia non è più fisica ma è tutto presente in tempo reale su Farmosa sui tablet.
6 ore per il caporeparto/responsabile degli ordini. Non è più necessario sfogliare le STU della settimana precedente e controllare manualmente le quantità necessarie rispetto alle giacenze in quanto il software fornisce un’analisi esatta dei consumi. Anche il controllo delle scadenze non è più manuale, ma svolto direttamente dal Software.
Eventi avversi (errori di terapia) riscontrati: 0
In conclusione, posso affermare di aver ottenuto, grazie a quella che ritengo “una digitalizzazione sostenibile”, l‘abbattimento effettivo del rischio clinico legato alla prescrizione e somministrazione del farmaco ed il tracciamento del farmaco dall’ordine alla consumazione. E sia chiaro che con il termine sostenibile intendo sia la sostenibilità per le professioni coinvolte, che hanno trovato un ausilio che si è calato perfettamente nella loro realtà quotidiana, sia la sostenibilità economica per l’azienda, poiché il software non viene acquistato ma erogato in SAAS, ovvero Software as a Service, come licenza annuale commisurata ai posti letto totali, e si ripaga ampiamente con le ottimizzazioni dei consumi.
A seguito di questa felice operazione l’Ospedale San Giovanni Battista è stato inoltre nominato come ente di sperimentazione della soluzione da parte di Federsanità.
Siamo quindi disponibili – previo accordo con Federsanità – a dimostrazioni presso reparti di altre strutture ospedaliere della validità della soluzione.
