La Regione Toscana non si è fatta trovare impreparata all’appuntamento probabilmente più importante di questa pandemia. E’ partita infatti la campagna di vaccinazione ANTI SARS-COV-2 e grazie alla tecnologia, entro gennaio 2021 saranno 130.000 le dosi somministrate.
Lo scenario de vaccini covid
Il 21 dicembre 2020 la European Medicine Agency (EMA) ha autorizzato il primo vaccino anti SARS-CoV-2/COVID-19, denominato Comirnaty, sviluppato e prodotto da Pfizer/BioNTech. L’Agenzia Italiana del Farmaco (AIFA) ha approvato Comirnatyil giorno successivo ed il 27 Dicembre è stata avviata la campagna vaccinale anti-SARS-CoV-2 in Italia ed in Europa.
Comirnaty è il primo di una serie di vaccini che saranno disponibili a livello mondiale. In questa fase di introduzione dei nuovi vaccini, diversi per caratteristiche, conservazione e somministrazione, oltre che per le quantità delle dosi disponibili e per i tempi di distribuzione, l’intero contesto della campagna vaccinale è molto dinamico e fluido. Di conseguenza, il piano regionale della Toscana, compreso il calendario vaccinale per la popolazione, è stato concepito per essere rimodulabile ed adattabile alle variazioni del contesto.
La pre-adesione informatizzata
Una delle incognite nelle prime fasi della preparazione della campagna vaccinale, era sicuramente la stima della adesione alla stessa. In Regione Toscana, per questa prima fase che sta interessando tutto il personale sanitario e socio-sanitario o comunque operativo all’interno di strutture sanitarie, abbiamo scelto, piuttosto che affidarci a sensazioni o dichiarazioni contrastanti, di avere una stima puntuale di questa opzione creando una piattaforma web di pre-prenotazione.
Forte dell’esperienza accumulata nel mese di agosto, con lo sviluppo delle piattaforme di prenotazione Rientro@scuola (oltre 60.000 adesioni del personale scolastico in una settimana), Viaggi@sicuro (oltre 11.000 rientri turistici da porti e stazioni in una settimana), ma soprattutto con il portale di prenotazione dei tamponi molecolari ed antigenici, ancora attivo ed utilizzato per far fronte alla seconda ondata (Prenot@tampone con oltre 330.000 tamponi prenotati fino ad ora con la ricetta elettronica, con garanzia di effettuazione nelle 24h successive alla richiesta), è stato predisposto, dunque, un ulteriore strumento digitale per raccogliere le adesioni alla campagna vaccinazione anti-Covid19.
Il portale è stato sviluppato a tempo di record e messo online alle 15.30 del 15 dicembre per consentire la possibilità di registrare la propria adesione alla campagna vaccinale.
Un menù guidato, con numerosi campi da selezionare da menù a tendina, ha consentito di acquisire preziose informazioni sulla tipologia di struttura (pubblico o privato), sulla Azienda sanitaria di appartenenza, sul contesto di lavoro ospedaliero o territoriale, sulla provincia e sul comune, sul ruolo professionale e sul tipo di contratto.
Il successo dell’iniziativa è stato importante, tanto che solo nella prima ora si sono collegati al sistema oltre 36.000 operatori. Il portale è stato chiuso dopo 3 soli giorni ed ha collezionato oltre 128.000 adesioni segno di una importante voglia di adesione nel personale sanitario e socio-sanitario di “prima linea”.
I risultati, leggibili per le varie dimensioni raccolte, sono così riassumibili :
Su un totale di 128.545 adesioni, 110.772 sono state delle varie tipologie di strutture (65834 pubbliche e 44.938 private) e 17.773 registrati come ospiti delle RSA, RSD, RA, ecc.
Nelle figure sono visibili, ad esempio, sia le varie tipologie di aziende e sia i vari profili professionali che hanno espresso la loro adesione.
Come pure la loro distribuzione geografica, anche geo-referenziata (informazione utile ai fini della individuazione delle migliori sedi di distribuzione dei vaccini) nei comuni e nelle province toscane.
Visibili anche i comuni dove l’adesione è stata più alta ed il focus sugli ospiti delle RSA dove incentrare con determinazione, la prima parte della campagna.
La costruzione della fase1 della campagna vaccinale regionale
Questa fase di vaccinazione è interamente sviluppata intorno al primo vaccino disponibile, quello della Pfizer, con tutte le sue caratteristiche di conservazione e somministrazione, un po’ più laboriose di quelle dei i classici vaccini conosciuti.
Un particolare determinante è anche la modalità di distribuzione delle dosi.
Dovendo rifornire contemporaneamente molti Paesi Europei l’industria rifornisce su base di solito settimanale i suoi quantitativi di vaccini, anche questi in misura alle volte molto diversa. Questi particolari (tempi e dosi) condizionano quindi lo sviluppo di un calendario di vaccinazione che deve tenere quindi conto di:
- persone da vaccinare come prime dosi
- volumi di vaccinazioni giornalieri compatibili con la distribuzione settimanale
- necessità di utilizzare il maggior numero di dosi vaccinali
- sicurezza di una riserva minima di dosi per eventuali criticità (alterazioni catena del freddo, ritardi o mancate consegne, incidenti etc etc)
E’ in questo contesto quindi che le informazioni raccolte con la campagna di pre-adesione alla vaccinazione sono risultate uno strumento il rinunciabile per poter incrociare 3 elementi:
- I punti vaccinali
- Il numero di operatori da vaccinare
- Le dosi di vaccino in arrivo con i diversi tempi di consegna
Sulla base delle dosi previste in arrivo nel mese di Gennaio (non essendo ancora state dichiarate le dosi di Febbraio) sono state individuate le seguenti categorie di operatori da sottoporre da subito alla prima fase di vaccinazione:
- personale sanitario degli ospedali, pubblici e privati accreditati
- personale operante sulle USCA
- personale operante nelle RSA, RSD ed altre strutture protette
- residenti delle RSA/RSD ed altre strutture protette
per un totale di circa 56.000 per tutti gli operatori e di circa 13.000 per gli ospiti delle strutture, per complessivamente circa 69.000 persone.
Il sistema di prenotazione
L’attuale pandemia ha insegnato ai vari Servizi Sanitari di tutti i Paesi l’importanza di pensare allo sviluppo di servizi per volumi di popolazione mai registrati prima ed in cui i vecchi modelli di riferimento molto probabilmente non sono più affidabili.
Fra questi, anche quelli utilizzati per il raggiungimento degli obiettivi di copertura vaccinale.
Il tradizionale modello di chiamata attiva della popolazione target, mediante invito con indicazione
dell’appuntamento presso una data sede vaccinale, poteva essere il migliore possibile con “piccoli numeri”, ma non con gli “enormi numeri” espressi dalla pandemia.
Se pensiamo anche ai tempi stretti in cui si dovrà operare e alla necessità di non sprecare alcuna dose vaccinale (legata anche alla sua labilità temporale una volta scongelata) è chiaro che il modello doveva essere cambiato radicalmente.
La Regione Toscana ha fatto da subito una scelta decisa nell’utilizzare un sistema di prenotazione diretta da parte dei cittadini, sfruttando anche l’esperienza maturata proprio durante il periodo pandemico per assicurare certezza dei tempi e della prestazione per i test sierologici e per i tamponi.
La nuova piattaforma permette una registrazione attiva del cittadino, con scelta della sede o delle
sedi proposte, dell’orario e la ricevuta della prenotazione sia della prima dose che della seconda. Permette inoltre di scaricare in anticipo sia il consenso informato che la scheda di anamnesi permettendo così di accelerare tutti tempi che altrimenti rallenterebbero il processo vaccinale nella sede di vaccinazione.
Questa modalità, che viene peraltro dopo la prima esperienza sulla pre-adesione, permette di innalzare il livello di certezza della vaccinazione prenotata con riduzione dei non presentati (che già nell’esperienza inglese determinano una caduta di efficienza dell’intero sistema e una possibile perdita di dosi vaccinali).
La piattaforma di prenotazione, ideata dal Settore Sanità digitale e innovazione, e realizzata con partner tecnologici, è uno strumento molto flessibile in grado di soddisfare numerose esigenze, sia dal punto di vista dell’organizzazione aziendale, che dal punto di vista del fruitore finale ovvero del cittadino.
E’ composto fondamentalmente da due sistemi :
- il portale di prenotazione
- il gestore delle agende
Mentre il primo è la “porta di accesso” pubblica sul web per il cittadino, il secondo sistema è ad accesso sicuro, controllato e riservato, solo agli operatori aziendali del sistema che accedono con la propria smart-card.
Il numero limitato di dosi previste ad oggi in arrivo nel mese di Gennaio 2021 (non essendo disponibili informazioni sulle successive consegne), hanno imposto una apertura progressiva del portale alle varie categorie di persone registrate, al fine di garantire un corretto e costante flusso di vaccinazione strettamente legato alle dosi disponibili a magazzino.
La navigazione nel portale è stata quindi progettata ed impostata come segue :
Il portale si presenta all’utente in questo modo :
L’utente può quindi selezionare il giorno e l’ora disponibile sull’agenda del presidio / ambulatorio prescelto.
La fase di prenotazione si conclude per l’utente con l’invio della conferma via SMS e con la generazione del promemoria salvabile in PDF :
Non sprecare e non ritardare
Con l’obiettivo di non sprecare e non ritardare alcuna dose possibile di vaccino disponibile, una volta prenotata la data per la prima e seconda dose, è possibile inviare la disdetta, in caso di necessità entro le 48h precedenti all’appuntamento, come pure, in prossimità dell’appuntamento per la seconda dose il sistema invierà un SMS di remind.
In questa FASE1, e limitatamente solo ad essa, è stato applicato, sfruttando l’archivio delle pre-prenotazioni, un metodo di selezione dell’utenza, nella fase di ingresso al portale, in modo da garantire un accesso a step di priorità secondo quanto indicato dal Ministero della Salute e dal Commissario per l’emergenza CoViD19 e programmabile e modulabile dinamicamente in base alle dosi consegnate.
La gestione delle agende
La creazione delle agende di prenotazione è l’altra componente della piattaforma che, dopo un’adeguata formazione, viene gestita direttamente da personale dedicato delle aziende sanitarie ed ospedaliere.
Anche questa componente è molto flessibile ed è personalizzabile per singolo presidio/ambulatorio, sia come slot disponibili che come date ed orari di apertura e chiusura, consentendo quindi di modellare l’offerta in maniera totalmente aderente all’organizzazione.
La programmazione è già pre-impostata su base 6 (ovvero su SLOT ogni 6 minuti nell’arco dell’ora, v. figura sotto) ma può anche essere impostata diversamente.
Grazie a strumenti grafici di monitoraggio della saturazione degli slot, è possibile inoltre controllare real-time le agende e modificarle per adeguarle ed adattarle alla reale domanda.
In base al tasso di adesione sarà possibile inoltre accelerare o meno l’entrata in vaccinazione di altri professionisti delle altre categorie, in un primo momento non ammessi pur se prenotati per mancanza di dosi da calendario.
L’infrastruttura
Un sistema come questo, destinato ad essere utilizzato da grandi numeri di utenti in poco tempo, non poteva non avere una importante infrastruttura alle spalle.
L’architettura applicativa è stata pensata cloud-nativa e “gira” in a container cluster DOCKER SWARM su 6 macchine 8 core con 16GB RAM ciascuna. Quattro macchine sono dedicate per il front-end e due per il back-end, con cluster di firewall in front-end con IP e ID attivi. Dalle prove di carico effettuate le macchine sostengono con I/O al 15% e CPU al 8% un picco di oltre 100 transazioni al minuto. L’architettura a container ci consente in ogni momento di scalare orizzontalmente aggiungendo macchine, in modo praticamente immediato.
Il software come detto è cloud nativo costruito con criteri di “security by design” e da progetto sono previsti upgrade continui e VA e PT periodici.
Lato sicurezza sono stati raggiunti degli elevati grade sulla parte di front end, certificati da SSL Labs e Security headers.
Il servizio è erogato nel Cloud del SST (Sistema Sanitario Toscana) ovvero dal data center pubblico di proprietà di Regione Toscana.
