La magia del focus group online, come gestirlo (potenziando la creatività)

Le competenze trasversali si stanno rivalendo sempre più efficaci per un’ottimale gestione dei gruppi di lavoro da remoto e della formazione online. Vediamo in concreto come mettere a punto una metodologia in grado di restituire creatività e innovazione nell’impostazione della riunione online finalizzata in particolare a attività di ricerca.

A partire dalle premesse illustrate in un precedente articolo analizzeremo, quindi come le tecniche di facilitazione e animazione rafforzino le capacità di relazione e accrescano le competenze emotive, cioè l’insieme di skill necessarie per l’autoefficacia (self-efficacy) dell’individuo nelle transazioni sociali che suscitano emozioni (emotion-eliciting social transactions)^[1]. Le competenze personali e le competenze sociali determinano il modo in cui si gestiscono le relazioni con gli altri e sono frutto, in particolare, della capacità di comprensione, di assistenza e di integrazione della diversità.

Modelli di progettazione di focus group

Molti modelli di progettazione di incontri di lavoro quali, ad esempio il Metaplan o il Project Cycle Management  si basano su due aspetti principali: la facilitazione e la visualizzazione. Vi sono poi tecniche di gestione creativa dei gruppi, quali “i sei cappelli per pensare”^[2] di De Bono, la strategia di Walt Disney^[3], o il PAPSA^[4] di Jaoui, che aggiungono a questi aspetti l’uso di strumenti che stimolano in misura maggiore la creatività dei singoli e di gruppo.

Ma cosa accade quando la gestione dei gruppi non è in presenza ma in remoto? Quanto degli aspetti base è possibile utilizzare al meglio in questo caso?

Queste le domande che mi sono posto al momento di organizzare focus group da gestire da remoto, con obiettivo di favorire la collaborazione tra i partecipanti per la creazione di una strategia comune da attivare per favorire l’apprendimento esperienziale attraverso una formazione esclusivamente online.

Gestione da remoto dei focus group

In primo luogo ho considerato che andassero valutati pro e contro degli incontri sia in presenza che da remoto. In presenza sono positivi, ai fini della collaborazione e partecipazione, aspetti quali la libertà percepita e la possibilità delle persone di scegliere cosa e dove vedere o ascoltare, oltre al poter fare affidamento sull’energia del gruppo (elemento contagioso se ben canalizzato), il contatto fisico o solo visivo, lo stimolo che nasce dall’uso di tutti i sensi coinvolti in maniera diretta e non mediata da strumenti e, non ultimo, il piacere dell’esserci.

Sono invece “contro” gli elementi riconducibili ad un’inadeguata conduzione del gruppo che comporta l’incapacità di gestire il vissuto pregresso delle persone e, di conseguenza, confusione e indisciplina fino a possibili attriti e conflitti. Una delle difficoltà maggiori resta, anche per un facilitatore esperto, la gestione del tempo.

Per quanto riguarda gli incontri in remoto gli elementi più presenti sono la noia e lo stress generati dall’uso del computer. Allo stesso modo, se non del tutto assente, è difficile creare l’energia del gruppo.

Per quanto riguarda i pro, in analogia con quanto visto con i vantaggi degli incontri in presenza che necessitano sempre di una buona gestione, anche quelli ascrivibili agli incontri online richiedono imprescindibilmente una gestione efficace che si esplicita però non tanto nella facilitazione delle relazioni quanto nella strutturazione accurata del processo. La scelta dei giusti applicativi di supporto è essenziale ma richiede che chi conduce il gruppo ne abbia compreso perfettamente il funzionamento poiché ogni difficoltà d’uso si risolve in un distacco del partecipante e un maggiore isolamento in se stesso. Facilmente lo si può immaginare intento a leggere la posta, le notizie del giorno o i messaggi Whatsapp. Una buona gestione consente di trarre il meglio dall’uso degli applicativi scelti così da indirizzare le persone verso il risultato che si intende ottenere e rispettare i tempi previsti per l’incontro.

Competenze del facilitatore

Rispetto alle tecniche, la prima considerazione va fatta sulle competenze del facilitatore. Appare subito evidente che la tipica web conference riduce in modo sensibile l’uso delle competenze sociali e personali, impedendo a chi facilita di usare in modo efficace o del tutto nullo il non verbale – si pensi alla prossemica, alla gestualità e alla mimica – così come il paraverbale, dato che il tono della voce viene modulato a piacimento dai partecipanti attraverso il controllo del volume degli altoparlanti o delle cuffie.

Per quanto riguarda la visualizzazione, la riflessione è più complessa. E’ vero che l’uso di applicativi può rimediare alla mancanza di lavagne a fogli mobili, pareti attrezzate, cartoncini colorati e tutto ciò che viene abitualmente utilizzato nelle facilitazioni. Ma in questo caso la complessità dell’uso di applicativi ne risulta accresciuta e richiede tempo per l’apprendimento da parte di tutti, oltre alla necessaria verifica tecnica preliminare e, a volte, anche in corso.

Le tecniche di creatività applicata al problem solving arricchivano già in presenza gli incontri di lavoro dando modo alle persone di trovare soluzioni nuove e diverse divertendosi. Maestri del campo come Hubert Jaoui dicono, infatti, che non si può essere creativi se non ci si diverte perché solo liberando le emozioni è possibile sprigionare l’energia necessaria per la creazione di qualcosa di nuovo, materiale o immateriale che sia. Il punto sembra proprio questo: liberare le emozioni che restano facilmente sopite nel corso degli incontri online, in assenza di contatto umano.

La sfida era allora quella di riuscire a creare le condizioni per alimentare la creatività in percorsi strutturati di lavoro da gestire in remoto. Il focus si è concentrato su una “traduzione” del linguaggio normalmente utilizzato in presenza in paradigmi comunicativi in grado di stimolare la creatività singola e di gruppo attraverso forme di gioco e attività di problem solving praticabili online.

Come funziona il Pocus Group

Vediamo da vicino come funziona il metodo adottato nel nostro Pocus Group il cui nome evoca una “formula magica” per fare accadere qualcosa di inaspettato. In passato maghi, o simili intrattenitori usavano l’”abracadabra” per creare stupore e attesa. Oggi il Pocus Group crea curiosità e desiderio di mettersi in gioco.

Le presentazioni, impossibile realizzarle in modo classico e, d’altronde, anche in presenza risultano spesso noiose e improduttive. Meglio allora farle in forma di icebreaking con carte creative che mostrano archetipi da fiabe e animali, momenti del “viaggio dell’eroe” ai quali ricorrere per raccontare di sé aspetti che emozionano e che è davvero possibile condividere.

L’idea del viaggio la si recupera subito dopo mostrando una scena tratta dal film “The Goonies” dove la mappa di un possibile tesoro unisce un gruppo di ragazzi e li porta a vivere avventure altrimenti impossibili. La mappa del Pocus Group è il percorso che viene descritto nel programma della mattinata e il tesoro è il risultato che è possibile ottenere al termine dell’incontro, definito come: un “ponte^[5]” di vista condiviso tra referenti HR, consulenti-formatori ed esperti di apprendimento, relativo alle metodologie esperienziali, in presenza e online, prima e dopo la pandemia da Covid19, utili allo sviluppo di competenze operative negli ambienti di lavoro.

Si avvia successivamente una fase di Percezione dell’argomento, sviluppata attraverso la co-creazione di un collage di immagini, recuperate da ciascuno su internet, che ne descrivono gli aspetti principali, più significativi e rilevanti per i partecipanti, senza che tra di loro ci siano preliminari accordi in tal senso. Il collage è una forma d’arte – si pensi ai magnifici collage di Mimmo Rotella – e l’idea di creare un messaggio attraverso le immagini dà modo di aprire la porta delle emozioni, senza contaminarle con parole che il suono digitale portato dai computer renderebbe neutro e asettico, asciutto.

Divergere per convergere

La riflessione che segue è ancora guidata da immagini raccolte in una mappa mentale^[6] che raccoglie i pensieri di tutti su quanto creato insieme. Solo in seguito si procede a una sintesi del lavoro compiuto, in una “traduzione” il più possibile fedele al  racconto per immagini.

Il tempo per la logica viene prontamente reindirizzato in una forma dinamica di brainstorming con l’uso di un applicativo che consente di recuperare in tempo reale le idee sviluppate da ciascuno intorno alla domanda centrale della nuova fase; il come fare che prende ispirazione da quanto già co-creato nei momenti precedenti. Ancora una volta si dà modo al gruppo di divergere prima di convergere, come direbbe Jaoui, liberi di esprimere le proprie idee senza contraddittorio o critica e, anzi, rimodulandole sulla scorta di quanto già detto dagli altri.

Ancora un passo verso la definitiva co-creazione di un possibile percorso di apprendimento esperienziale online viene dalla fase successiva, che traduce quanto definito nel corso del brainstorming in uno storytelling da raccontare a chi non ha partecipato, ma sia comunque interessato a conoscere i risultati del lavoro svolto nel corso del Pocus Group senza perdere le emozioni che questo ha fatto emergere nei partecipanti.

Parole tag e visual storytelling

Infine, entra di nuovo in scena un dispositivo tecnologico per raccogliere le parole chiave associabili all’incontro e al lavoro svolto, una valutazione estemporanea sintetizzata in forma di word cloud.

Merita una menzione particolare il visual storytelling, riportato nella figura qui sotto, che va ad arricchire con ulteriori immagini creative e in modo sintetico quanto prodotto nel corso dell’incontro. L’attività viene svolta in collaborazione con Michele Russo, visual storyteller, che in una delle nostre simulazioni ha messo in scena concetti e parole a caldo, creando un’immagine evocativa: le immagini raccontano storie.

Uno “streaming” narrativo

Di seguito, una serie di riflessioni “immaginifiche” raccolte nel corso del distanziamento sociale: un esempio di Hocus Pocus emotivo che il focus group online punta a preservare, trasformando le immagini in creatività progettuale.

“Da qualche mese, conduco una vita diversa che mi fa veder le cose in un altro modo. Una nuova armonia accade e dispone nuove connessioni. Ascolto il senso della vita quotidiana, la vita che scorre a piccoli passi, dei cerchi concentrici si formano nei tanti momenti di attesa, ormai per me solo un ricordo dei lunghi viaggi in treno della mia tarda adolescenza, dove le immagini che scorrevano dal finestrino rallentavano la loro corsa man mano che il mio sguardo si posava lontano. La mia nuova centratura mi fa vedere cose che prima mi sfuggivano“.

I giorni si sono dilatati e conosci lati delle persone vicine che prima si nascondevano o erano sempre stati lì e tu nella tua fretta insensata non li avevi mai notati. Non avevi notato che tuo figlio ti gironzolava intorno nella speranza che tu giocassi con lui e che la cicatrice sotto il mento aveva assunto il colore del ricordo, un po’ più scuro: affinché tu dimenticassi la sua prima ferita… quel salto folle dal divano e l’incontro doloroso con il tavolinetto di fronte.

Il telefono trilla, Mario scuote il mio lento andare, dalla sua voce è scappata una lacrima, è volata via sulle foglie della camelia, dopo un breve cammino si è raccolta a testa in giù, è diventata una goccia di rugiada: ecco… le magie del covi.

1. Per approfondire “Intelligenza emotiva: Che cos’è e perché può renderci felici”, Daniel Goleman, Ed. BUR
2. Con la tecnica dei sei cappelli si cerca di rappresentare sei direzioni di pensiero contenute in sei cappelli immaginari. Utile quando sorge un problema o si deve prendere una decisione, attraverso l’uso dei diversi cappelli, da modo di vedere le cose da diversi punti di vista. Cfr. Edward De Bono, Sei cappelli per pensare. Manuale pratico per ragionare con creatività ed efficacia, Ed. BUR
3. Dilts, uno degli ideatori della PNL, ha analizzato il modo di creare di Walt Disney individuando tre differenti tipi di approccio alle cose. Con il primo si calava nei panni del sognatore, con il secondo indossava le vesti del realista, con il terzo prendeva le distanze dai due precedenti approcci e si immergeva nel pessimismo del critico.
4. Hubert Jaoui – La creatività: istruzioni per l’uso, Franco Angeli.
5. Nel paesaggio giapponese un ponte dritto è banale, un ponte spezzato (come quello in figura) muove il pensiero in molte direzioni.
6. In questo caso si è fatto ricorso ad una mappa mentale di tipo induttivo, che nasce sulla base delle prime impressioni espresse dai partecipanti, senza alcuna forma di contraddittorio.