A distanza di “sicurezza” dalla fatidica scadenza del 25 maggio, che ha segnato l’entrata in vigore del GDPR, proviamo a fare un primissimo bilancio sul ruolo del DPO (Data protection officer). Come tutte le nuove professioni, non sono pochi i fraintendimenti, le difficoltà e le sfide che un coraggioso e nobile DPO deve affrontare per raggiungere la sua valorosa missione di protezione del dato personale. Per ora ci limitiamo a cinque osservazioni sparse con la speranza che si apra un dibattito più ampio nei prossimi mesi grazie anche all’approccio collaborativo e partecipativo emerso dal discorso del Garante durante l’ultimo incontro del 24 maggio scorso.
I malintesi sui compiti del DPO
Da più voci è stato fatto rilevare che alcune aziende ritengono che il DPO abbia tra le sue funzioni quella di provvedere in toto all’attività di adeguamento alla nuova normativa. Pertanto, dopo aver nominato tale nuova funzione, demandano a quest’ultimo una serie di adempimenti che il titolare del trattamento avrebbe dovuto compiere tra il maggio 2016 e il maggio 2018. Questo tipo di approccio non rispetta il dettato dell’art. 37 del GDPR ed è potenzialmente pericoloso per due ragioni. La prima è di natura pratica: se il DPO si deve occupare dell’adeguamento, rischia di non aver tempo di svolgere alcune attività fondamentali in questa fase iniziale quali la formazione/informazione, la sorveglianza e la collaborazione nelle DPIA. La seconda, di natura più giuridica, è che alcune attività non possono essere demandate ad un soggetto che avrebbe il compito di “sorvegliare l’osservanza del regolamento”: altrimenti controllore e controllato rischiano di coincidere. Una possibile soluzione è quella di perimetrare al titolare del trattamento i compiti previsti dall’articolo 37 del GDPR, cogliendo l’occasione per formalizzare un piano di attività (Gantt) che rappresenti in modo chiaro al titolare del trattamento le attività da svolgere per garantire l’osservanza del regolamento.
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La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati
La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA, “Data Protection Impact assessment”) è un processo inteso a garantire e dimostrare la conformità al regolamento europeo e i rischi legati al trattamento dei dati. Si sostanzia in un’analisi dettagliata dei rischi legati ad uno specifico trattamento che comprenda anche un’analisi tecnico giuridica sulle misure da affrontare per mitigare tale rischio. Non tutte le realtà hanno iniziato questo percorso e, come per il punto precedente, si ritiene ingenuamente che sia un compito esclusivo del DPO. La collaborazione nella conduzione di una DPIA presuppone un lavoro di coordinamento nel quale devono essere messe in campo diverse competenze che solo una società di grosse dimensioni può reperire al proprio interno. Molto spesso, tuttavia, tali risorse devono essere trovate all’esterno. Altrimenti a cosa serve il budget fornito al DPO? Ma a questa domanda rispondiamo nel prossimo punto.
Le risorse (non solo economiche) per il DPO
Come in tutte le professioni aventi una funzione di controllo e vigilanza (si pensi all’organismo di vigilanza o al delegato del datore di lavoro ex art. 16 D.lgs. 81/08) questo è sicuramente un tasto dolente. Nelle linee guida pubblicate lo scorso aprile dal Gruppo europeo dei Garanti ex art. 29 si ribadisce che l’articolo 38, paragrafo 2, del GDPR obbliga il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento a sostenere il DPO “fornendogli le risorse necessarie per assolvere tali compiti e accedere ai dati personali e ai trattamenti e per mantenere la propria conoscenza specialistica. Tali risorse non sono solo economiche, ma anche di struttura interna e di tempo necessario a svolgere i propri compiti”. Il mancato rispetto del requisito previsto dall’articolo 38 rischia quindi di vanificare il ruolo del DPO soprattutto in questa fase iniziale. Siamo certi, infatti, che, una volta avviato un processo virtuoso e organizzato di gestione del dato personale all’interno di una realtà aziendale, le richieste in termini economici e di risorse fatte da un DPO diminuiranno progressivamente nel tempo.
Definizione del data breach e modalità di segnalazione
Il data breach è certamente un rischio che qualunque realtà aziendale o ente pubblico deve affrontare a partire dal 25 maggio. Tuttavia, spesso non è stata data giusta enfasi all’attività di formazione ai dipendenti su due punti molto specifici: definizione del data breach e modalità di segnalazione da parte dei dipendenti. Se, infatti, si rimane nella convinzione che il data breach sia solo l’attacco informatico fatto da anonymous o qualche altro misterioso hacker/cracker, il rischio è che non vengano comunicati al titolare del trattamento casi molto più banali (si pensi alla perdita di una pen drive USB o all’email inviata per errore) che, invece, devono essere oggetto di analisi da parte del DPO prima di decidere se procedere alla notifica all’Autorità Garante. Sul punto, poi, sarebbe estremamente utile se la stessa Autorità fornisse un modello di segnalazione come quelli forniti nel 2013 per le Telco e nel 2015 per la PA in modo da poter avere un livello di standardizzazione ancora maggiore. Da ultimo, un piccolo suggerimento operativo: nel momento stesso in cui si dovesse verificare un data breach, è sicuramente importante cristallizzare la prova digitale attraverso delle tecniche di digital forensics (copia bit stream) prima di iniziare ogni tipo di analisi. Infatti, è possibile che un domani sia necessario dover dimostrare in modo certo all’Autorità Garante quale sia stato il tipo di attacco subito e che tipologia di dati personali sono stato oggetto di violazione. Se venisse fatta un’analisi del dispositivo o del sistema violato senza tali cautele, vi sarebbe un serio rischio di alterare la prova digitale rendendo impossibile una verifica successiva.
Condivisione degli approcci e “verticalità”
Quest’ultimo spunto è forse il più importante e sotto questo profilo va fatto un plauso all’Ufficio del Garante che in questi ultimi due anni si è profuso in interventi pubblici e ha fornito documentazione idonea a chiarire molti dubbi interpretativi e operativi sull’applicazione del regolamento. Tuttavia, uno dei temi più attuali per i DPO è quello di avere precise indicazioni o occasioni di confronto con riferimento al particolare settore lavorativo/professionale in cui opera. Infatti, in attesa dell’emanazione dei codici di condotta, una delle necessità è quella di “capire come fanno gli altri”. Non mancano iniziative e articoli delle varie associazioni di categoria. Ciò che manca, talvolta, sono modelli condivisi e certi su tematiche sicuramente importanti in questa fase: dalla definizione precisa dei ruoli dei fornitori/partner che trattano il dato (in taluni casi, la differenza tra titolare autonomo, co-titolare o responsabile esterno non è così scontata), alla valutazione sulla base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 6 del regolamento. La condivisione degli approcci in ambito GDPR è quindi un punto da considerare prioritario nella definizione delle agende delle singole associazioni di categoria.
In definitiva, la strada la compiere non è semplice, ma sicuramente la data del 25 maggio, al netto delle varie informative “carine e coccolose” ricevute in questi giorni dai più svariati soggetti (talvolta anche da coloro i quali non avevano e non hanno mai avuto alcun rapporto con gli interessati contattati), ha cambiato sicuramente l’approccio al tema della protezione dei dati personali in Italia. Ora è compito del DPO fare in modo che questa tensione iniziale non si spenga nei prossimi mesi.
