Canali whistleblowing, come fare la segnalazione: le procedure

Il recente decreto in materia di whistleblowing prevede tutele nei confronti dei soggetti che segnalano illeciti di cui hanno avuto conoscenza nel contesto lavorativo, che possono essere fatti emergere attraverso un canale interno all’azienda o a canali alternativi.

Analizziamo i presupposti per l’accesso ai canali di segnalazione diversi da quello interno e l’importanza di una loro previsione all’interno della procedura aziendale sul whistleblowing.

Canale interno whistleblowing

Tra i vari adempimenti individuati all’interno del decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 in materia di whistleblowing, uno tra i principali è senza dubbio costituito dall’obbligo di attivazione di un canale interno che consenta la ricezione delle segnalazioni di violazioni lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità di enti pubblici e privati, di cui la persona segnalante sia venuta a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Tuttavia, il canale interno rappresenta soltanto una delle modalità con cui l’illecito può essere segnalato, dato che al soggetto è concesso di accedere, seppur in presenza di determinati presupposti, anche a un canale esterno di segnalazione o alla divulgazione pubblica.

I tre canali di segnalazione

Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 è stata data attuazione nel nostro ordinamento alla direttiva (UE) 2019/1937 in materia di whistleblowing, ossia per la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione europea o nazionale che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente pubblico o privato, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo. Per tali soggetti[1] vengono stabilite specifiche tutele sia a salvaguardia della riservatezza, sia contro le possibili ritorsioni che potrebbero subire a seguito della loro segnalazione.

Il provvedimento, che trova applicazione in ambito pubblico e in parte di quello privato, proprio con riferimento a quest’ultimo stabilisce specifici adempimenti per:

• Coloro che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• Coloro che, a prescindere dal raggiungimento della media di cui sopra, rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’allegato al decreto (cd. settori sensibili: servizi, prodotti e mercati finanziari; prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente);
• Coloro che, a prescindere dal raggiungimento della media di cui al primo punto dell’elenco, rientrano nell’ambito di applicazione del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, e adottano i modelli di organizzazione e gestione ivi previsti.

Non occupandoci, in questo contributo, di approfondire tutti gli adempimenti previsti in via obbligatoria dal decreto, concentreremo piuttosto la nostra attenzione sulle diverse modalità attraverso le quali è possibile effettuare la segnalazione di un illecito, nonché sui presupposti di accesso a ciascuna di esse. In particolare, nella nuova normativa possiamo individuarne tre[2]: il canale interno, quello esterno e la divulgazione pubblica; queste ultime due, come diremo, accessibili solo a determinate condizioni.

Come creare il canale interno di Whistleblowing

Il canale interno di segnalazione rappresenta il principale metodo attraverso il quale il soggetto segnalante può far emergere l’illecito di cui è venuto a conoscenza in ambito lavorativo mentre, dalla prospettiva delle aziende tenute al rispetto degli obblighi (secondo i criteri più sopra richiamati), costituisce uno tra i principali adempimenti al quale provvedere a far data dal 17 dicembre 2023.

Tale canale – scritto od orale (secondo quanto stabilito ex art. 2, comma 1, lett. c) del decreto) – può essere attuato attraverso il ricorso a modalità tradizionali (quali, ad esempio, l’invio tramite posta raccomandata riservata al soggetto individuato quale gestore delle segnalazioni), informatiche[3] (mediante apposito software che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza del segnalante e di quanto oggetto della segnalazione) od orali (tramite incontro diretto, linea telefonica o sistema di messaggistica vocale dedicato). Inoltre, è connessa alla necessità di provvedere alla redazione di apposite procedure e modelli, al fine di mettere a disposizione dei soggetti segnalanti informazioni chiare sul canale e le regole per l’effettuazione delle segnalazioni.

Whistleblowing canale esterno ANAC

La seconda modalità per l’effettuazione della segnalazione è costituita dal cosiddetto canale “esterno”[4] messo a disposizione e gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) (raggiungibile al seguente link).

Whistleblowing quando fare segnalazione all’ANAC

Come precedentemente accennato, tale modalità non è accessibile in base a una mera scelta discrezionale del soggetto segnalante, bensì solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente elencate all’art. 6 del D. Lgs. 24/2023 e di seguito riportate:

• Nel contesto lavorativo non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale interno di segnalazione ovvero, anche se obbligatorio, quest’ultimo non risulta attivo o non offre adeguate garanzie di riservatezza in merito alle identità del segnalante, degli altri soggetti tutelati o delle informazioni rese;
• La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione attraverso il canale interno alla quale, tuttavia, non è stato dato seguito;
• La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione (pensiamo, ad esempio, al caso in cui la persona coinvolta nell’illecito oggetto della segnalazione coincida con il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni);
• La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, nel caso in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività quale ad esempio la salute, la sicurezza o la protezione dell’ambiente).

Whistleblowing divulgazione pubblica

Parimenti a quanto appena visto in merito al possibile ricorso al canale esterno di segnalazione, anche la possibilità di segnalare la violazione attraverso la divulgazione pubblica[5] consente di beneficiare delle tutele previste nel decreto contro le ritorsioni solo sul presupposto che, al momento della divulgazione, ricorra una delle condizioni ivi stabilite all’art. 15, ovvero:

• La persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, nel rispetto delle condizioni previste agli artt. 4 e 7 del decreto, ma senza aver ricevuto alcun riscontro;
• La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Integrazione dei canali alternativi nelle procedure aziendali

Tra gli obblighi posti in capo alle aziende coinvolte dalla nuova normativa non vi è solo quello relativo alla vera e propria attivazione e gestione del canale interno, ma altresì – come già ricordato – anche la stesura di procedure interne e modelli informativi, per consentire ai soggetti segnalanti di conoscere in via preliminare elementi quali le modalità di accesso al canale, le violazioni che possono essere oggetto di segnalazione, le relative attività e i tempi connessi al riscontro delle stesse.

Modelli di gestione dei canali whistleblowing per le aziende

Procedure e modelli ai quali il soggetto o l’ufficio (interno o esterno) incaricato della gestione del canale e delle segnalazioni deve assicurare visibilità e diffusione sia all’interno dei luoghi di lavoro, sia nei confronti dei soggetti che, pur non frequentando i locali aziendali, intrattengono un rapporto giuridico con l’azienda[6] o, ancora, attraverso una sezione dedicata del sito web.

Sotto questo profilo, la normativa è chiara nello stabilire come tali modelli devono includere al loro interno anche “informazioni chiare […] sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne”. Anche ANAC, nelle sue Linee guida sul whistleblowing (approvate con delibera n. 311 del 12 luglio 2023), ha ribadito tale obbligo (cfr. par. 3.1 della parte prima), con particolare riguardo ai presupposti per effettuare le segnalazioni non solo interne, quindi, ma anche esterne.

In ottemperanza a tale disposto normativo appare quindi opportuno dedicare spazio, all’interno delle procedure aziendali sul whistleblowing, non solo al canale interno ma altresì al canale esterno dell’ANAC e, in ottica di ulteriore trasparenza e tutela del segnalante, alla modalità di divulgazione pubblica, dando evidenza – con un linguaggio chiaro e accessibile – di quali siano i presupposti affinché la persona segnalante possa accedervi potendo beneficiare dei meccanismi di tutela previsti dal decreto legislativo 24/2023.

[1] L’ambito di applicazione soggettivo è molto ampio ed è elencato all’art. 3 del decreto, al quale di rinvia.

[2] Oltre alle tre modalità indicate, viene altresì riconosciuta la possibilità di denunciare la violazione rivolgendosi alle Autorità giudiziarie.

[3] Per espressa previsione dell’ANAC che, all’interno delle sue Linee guida approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, li ha ritenuti strumenti inadeguati sotto il profilo della tutela della riservatezza, è escluso il ricorso alla posta elettronica ordinaria e alla PEC.

[4] Per approfondire il canale esterno di segnalazione e le attività svolte da ANAC si rinvia alla lettura degli artt. 7 e ss. D. Lgs. 24/2023.

[5] Per “divulgazione pubblica” l’art. 2, comma 1, lett. f) D. Lgs. 24/2023 fa riferimento alla possibilità di “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone”.

[6] Si fa riferimento a una delle forme indicate all’art. 3, commi 3 e 4, D. Lgs. 24/2023.