La corretta gestione dei controlli datoriali che possono essere attuati da un datore di lavoro è un tema da sempre sensibile per le aziende oggi reso ancor più rilevante dalla diffusione di tecnologie e strumenti sempre più evoluti.
Recenti pronunce della Corte di Cassazione hanno ribadito alcuni principi fondamentali sulla legittimità delle verifiche datoriali, sia tramite agenzie investigative sia attraverso l’accesso agli strumenti informatici utilizzati dai lavoratori.
È quindi essenziale per i datori di lavoro capire come bilanciare la tutela degli interessi aziendali con il rispetto della privacy dei dipendenti.
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Il ruolo delle agenzie investigative nei controlli sui dipendenti
Una recente ordinanza della Corte di Cassazione (Sez. Lav., 12 febbraio 2025, n. 3607) ha confermato la legittimità del licenziamento per giusta causa di un dipendente che, dopo aver timbrato il badge, si allontanava dal posto di lavoro con un mezzo aziendale per recarsi a effettuare attività personali e, quindi, non connesse in alcun modo all’esecuzione delle sue mansioni. L’elemento chiave del caso di specie è stato individuato nell’esito del controllo effettuato dall’azienda tramite il supporto di un investigatore privato che, sebbene avesse monitorato gli spostamenti del lavoratore seguendolo in luoghi pubblici, non aveva violato la sua privacy, perché, si legge nella pronuncia, l’attività di controllo si era concentrata non sull’eventuale inadempimento della prestazione lavorativa, bensì sulla verifica della condotta fraudolenta del lavoratore.
Le aziende ricorrono spesso alle agenzie investigative per accertare condotte potenzialmente illegittime da parte dei lavoratori, come l’assenteismo ingiustificato o l’uso improprio dei permessi. Tuttavia, le modalità di effettuazione di tali controlli sono regolate da limiti precisi, normativi e non. Come a più riprese affermato dalla giurisprudenza, i controlli sono legittimi solo se finalizzati a verificare condotte del lavoratore che potrebbero integrare attività fraudolente e quindi potenzialmente dannose per il datore stesso. Infatti, tali controlli non possono in alcun modo interferire o riguardare l’attività lavorativa in sé.
Un esempio tipico riguarda i controlli sulla corretta fruizione dei permessi previsti dalla Legge 104/1992, eventualmente riconosciuti ai lavoratori per finalità di assistenza ai familiari con disabilità. In caso di fondati sospetti di abuso, l’azienda può legittimamente incaricare un’agenzia investigativa per farsi supportare nell’accertamento dell’eventuale condotta illecita ma le indagini dovranno essere mirate, proporzionate e limitate a verificare l’accertamento dell’abuso sospettato. È quindi fondamentale farne un utilizzo oculato e giustificato evitando ogni forma di sorveglianza invasiva o indiscriminata.
Controlli sui dipendenti: l’accesso ai dispositivi aziendali
Nell’ambito dei controlli difensivi il datore di lavoro potrebbe avere l’esigenza di accedere ai dispositivi aziendali e agli strumenti di lavoro forniti in dotazione ai dipendenti quali, a titolo esemplificativo, laptop, telefoni e caselle e-mail. Sul tema, vale la pena menzionare l’ultima pronuncia, in ordine temporale, della Corte di Cassazione che si è espressa sulla legittimità dei controlli datoriali effettuati, nello specifico, tramite accesso alla casella di posta elettronica.
La Corte di Cassazione, con ordinanza n. 807 del 13 gennaio 2025, ha ribadito che il datore di lavoro può accedere alle e-mail aziendali di un dipendente solo in presenza di un fondato sospetto di illecito. Il controllo deve quindi essere giustificato da un presupposto concreto di illecito e non può essere condotto in modo arbitrario o retroattivo.
La questione impone un’importante riflessione sul tema dei controlli datoriali in un contesto in cui le nuove tecnologie hanno notevolmente ampliato le possibilità di monitoraggio. È dunque essenziale definire con chiarezza quali siano i confini da considerare affinché le azioni intraprese e i dati eventualmente raccolti possano essere considerati legittimi e conformi al quadro normativo oggi vigente. Qualora tali limiti non siano rispettati, la conseguenza è che informazioni che possano confermare la commissione di illeciti siano inutilizzabili.
Controlli sui dipendenti: bilanciare interessi aziendali e privacy
Quanto sin qui rappresentato non lascia dubbi al fatto che il tema dei controlli datoriali è caratterizzato da elementi egualmente rilevanti che impattano tanto su profili di diritto del lavoro quanto in materia di tutela e protezione dei dati personali.
È fondamentale individuare il punto di equilibrio tra le diverse esigenze. Da un lato, infatti, il datore di lavoro ha l’obiettivo di tutelare e proteggere quelli che sono gli interessi e i beni aziendali e dall’altro, al lavoratore deve essere garantita la tutela della sua dignità e della sua riservatezza.
Come ha più volte ricordato la giurisprudenza, se a fronte di un fondato sospetto il datore di lavoro potesse estendere il proprio controllo in maniera indistinta e indiscriminata, l’equilibrio tra gli interessi in gioco, che meritano eguale tutela, verrebbe naturalmente meno.
Le best practice per una corretta gestione dei controlli
- Presenza di un fondato sospetto della commissione di azioni e condotte illecite. Affinché un controllo datoriale sia considerabile legittimo sin dal suo avviamento è necessario che sia giustificato e motivato da un sospetto di illecito «fondato». Un monitoraggio indiscriminato e precauzionale dei dipendenti sarebbe con ogni probabilità qualificato come illegittimo.
- Conformità alla normativa vigente. Con una analisi che dovrà essere sempre effettuata caso per caso, il datore di lavoro sarà legittimato a effettuare dei controlli in funzione dell’interesse che intende tutelare. È fondamentale però che tali controlli siano compiuti nel rispetto di quanto previsto sia dalla disciplina dettata dallo Statuto dei Lavoratori – che, vale la pena ricordare in questa sede, prevede tra le altre che le norme disciplinari relative alle sanzioni siano portate a conoscenza dei lavoratori – sia della normativa privacy. Tutto ciò avendo cura di bilanciare i principi di proporzionalità, non eccedenza e riservatezza propri di quest’ultima. Solo così sarà possibile utilizzare le informazioni raccolte per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi quelli disciplinari, e difendersi in caso di contenzioso.
- Proporzionalità. I controlli devono essere sempre misurati rispetto al rischio di danno per l’azienda e devono limitarsi alla verifica delle azioni o omissioni che potrebbero compromettere gli interessi aziendali.
