L’evoluzione del mercato del lavoro e l’innovazione tecnologica stanno ridefinendo le regole del gioco nel settore delle agenzie per il lavoro. La privacy dei candidati e la protezione dei loro dati personali diventano, in questo contesto, tematiche sempre più centrali.
Il nuovo Codice di condotta per le agenzie per il lavoro rappresenta un punto di riferimento fondamentale in questo senso, delineando norme chiare e precise per garantire la sicurezza dei dati sensibili dei candidati.
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Nuovo Codice di condotta per le agenzie per il lavoro
Il Codice di condotta per le agenzie per il lavoro promosso da Assolavoro (soggetto promotore), l’Associazione Nazionale delle Agenzie per il Lavoro, è stato approvato l’11 gennaio 2024 dal Garante Privacy.
Il codice rappresenta uno strumento di “buona prassi” per il corretto trattamento dei dati effettuato nell’ambito delle attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale. Con lo stesso provvedimento l’Autorità ha accreditato l’Organismo di monitoraggio, un ente indipendente formato da tre componenti esterni rispetto al soggetto promotore e con il compito di verificare l’osservanza del codice da parte degli aderenti nonché gestire la risoluzione dei reclami.
Il ruolo dell’Organismo di monitoraggio
L’accreditamento dell’organismo di monitoraggio consente al codice di avere immediata applicazione.
Si ricorda che, a livello nazionale, i codici di condotta sulle Informazioni commerciali e sui sistemi di informazione creditizia erano precedentemente delle regole deontologiche successivamente recepiti come codici di condotta nel rispetto delle disposizioni previste dal GDPR.
Il codice di condotta in ambito sanità, ricerca scientifica, anonimizzazione invece non prevede l’accreditamento dell’organismo di monitoraggio in quanto il trattamento è effettuato da autorità pubbliche. A integrazione della panoramica nazionale, il codice di condotta ambito telemarketing e teleselling invece non possiede ancora l’organismo di monitoraggio ai sensi dell’art. 41 GDPR e, per tale ragione, non può considerarsi pienamente efficace. Rispetto a quest’ultimo, il codice di condotta di Assolavo possiede già l’accreditamento dell’organismo di monitoraggio e, per tale ragione, sarà immediatamente efficace dal giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.
Gli obblighi per le Agenzie che aderiranno al codice
Il codice di condotta per le APL si compone di 18 articoli. L’articolo 18 rubricato “Allegati” mette a disposizione degli aderenti anche dei modelli di informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR nonché un modello di registro dei trattamenti tipici che ciascun titolare del trattamento avrebbe dovuto già adottare dal 2018.
Le Agenzie che aderiranno al Codice dovranno trattare solo dati strettamente necessari all’instaurazione del rapporto di lavoro ed è severamente vietato svolgere indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali dei lavoratori o effettuare preselezioni sulla base di informazioni che riguardano categorie particolari di dati (es. stato di gravidanza), neanche con il consenso dei candidati, come del resto previsto dalla normativa giuslavoristica.
Le novità introdotte dal Codice
Il Codice, in corso di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, introduce:
- alcune significative previsioni a tutela dei candidati a posizioni lavorative anche al fine di non consentire possibili discriminazioni nell’accesso al mercato del lavoro;
- un divieto nell’utilizzo di informazioni sui social o siti internet, ad eccezione delle informazioni disponibili su canali social che abbiano natura professionale nonché limitatamente alle sole informazioni connesse alla competenza richiesta;
- un divieto nell’acquisire referenze professionali del candidato presso precedenti datori di lavoro anche al fine di comunicarle ai propri clienti, per conto dei quali è effettuata la ricerca di personale, senza una “previa autorizzazione esplicita del candidato”.
Trattamenti automatizzati e protezione dei dati
Con riferimento ai trattamenti basati su decisioni automatizzate resta in capo ad ogni singolo aderente effettuare una dettagliata valutazione di impatto e adempiere agli obblighi di trasparenza nei confronti degli interessati indicando in modo chiaro i meccanismi alla base dell’automatizzazione e effettuando valutazioni periodiche adottate per verificare l’affidabilità del sistema automatizzato. Su questo aspetto il modello di informativa proposto negli allegati al Codice prevede una specifica sezione, a mero titolo esemplificativo.
Il Garante, anche nella newsletter del 14 febbraio 2024, ricorda che per i trattamenti completamente automatizzati deve essere comunque sempre garantito ai lavoratori almeno il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione nel rispetto delle disposizioni vigenti.
L’importanza dell’adesione al Codice
L’adesione a un codice di condotta consente di ottenere un certo grado di autonomia e controllo nel formulare e concordare le buone nonché consolidare le migliori prassi riguardanti le operazioni di trattamento nel settore ovvero conseguire una migliore osservanza delle norme in materia di protezione dei dati. Il meccanismo di adesione e le relative istruzioni sono messe a disposizione dal soggetto promotore tramite il sito internet e il sito internet dell’OdM.
Conclusioni
L’approvazione del codice di condotta rappresenta un grande elemento di novità per gli attori che aderiranno in quanto il mondo delle agenzie del lavoro rappresenta un settore delicato e i relativi trattamenti di dati personali comportano una serie di valutazioni normative e un grande impatto sui diritti e le libertà degli interessati.
