Software whistleblowing: come sceglierli e i principali sul mercato

Da quando l’Italia ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 sul whistleblowing, con il D.lgs. 24/2023, molte Organizzazioni sono alla ricerca di un software che consenta di essere conformi alle leggi vigenti. Si tratta, del resto, di un aspetto sempre più importante per una buona governance aziendale, oltre che essere un adempimento di legge e quindi rafforzamento di accountability.

Facciamo dunque il punto su quelle che sono le soluzioni ad oggi disponibili in Italia, in materia di whistleblowing, stilando, senza pretesa alcuna di esaustività, non tanto una classifica, quanto una lista dei diversi software disponibili sul mercato italiano. Per tutti, metodologicamente parlando, cercheremo di fornire delle informazioni omogenee laddove le fonti reperite ce l’hanno consentito.

I software whistleblowing in Italia: le caratteristiche comuni

I software whistleblowing giocano oggi un ruolo cruciale nel supportare trasparenza e integrità all’interno delle Organizzazioni specie complesse, permettendo ai lavoratori/dipendenti di segnalare anonimamente illeciti o condotte non etiche, penalmente rilevanti.

Per un adempimento di legge come la disciplina del whistleblowing richiede, non potevano mancare diverse soluzioni tecnologiche in grado di soddisfare la gestione, lato pratico, delle segnalazioni. Di qui, la necessità di “scrivere” dei software atti a questo scopo.

Più in generale, tutti questi programmi presentano alcune funzioni comuni, evidentemente conformi alla normativa vigente (D.lgs. 24/2023), come la possibilità di segnalare il presunto illecito in maniera del tutto anonima.

Non solo, altra caratteristica comune a tutte queste piattaforme risiede nel (poter) avviare una comunicazione sicura tra il destinatario/gestore e il segnalante cd whistleblower, prevedendo “canali crittografati”. Oppure ancora la possibilità di attivare una segnalazione agilmente grazie all’App.

Il tutto con la possibilità di gestire casi anche con un livello di dettaglio tale da consentire di approfondire ogni singolo evento in maniera precisa, e conseguentemente ottenere una reportistica che dia una visione di insieme nel rispetto delle dinamiche interne, talora complesse a seconda del contesto di riferimento, garantendo ad un tempo, un’archiviazione sicura di dati e informazioni.

Software whistleblowing: come scegliere scegliere bene

Quando si scelga un software in materia di whistleblowing, è bene che le Organizzazioni considerino alcuni elementi, tra cui:

• l’aderenza normativa ragione per la quale il software deve soddisfare i requisiti di legge, garantendo l’anonimato e tutelando massimamente i segnalanti;
• l’anonimato e la sicurezza dal momento che è assolutamente importante che il software protegga informazioni/dati (ex) sensibili mantenendo l’assoluto riserbo dei segnalanti;
• la facilità di uso poiché la piattaforma deve essere accessibile, facile da utilizzare, e pronta all’uso tanto per i segnalanti quanto per i gestori;
• il supporto e la formazione dovendo il fornitore offrire un adeguato supporto tecnico e formativo agli utenti del software/piattaforma.

I software whistleblowing disponibili sul mercato italiano

Fatte le necessarie premesse, vediamo ora quelli che sono le principali piattaforme presenti oggi sul mercato italiano.

AllVoices

AllVoices è una piattaforma di gestione dei feedback dei dipendenti ovvero una cd Employee Feedback Management Platform – EFMP la quale consente a tutti i dipendenti di un’Organizzazione di fornire feedback in modo anonimo, porre domande, condividere input positivi e segnalare ogni genere di condotta (molestie, pregiudizi o problemi culturali) direttamente a chi di dovere. Operativamente, raccoglie e presenta l’intero feedback dei dipendenti in una dashboard crittografata e di facile lettura di modelli, tendenze e accessibili informazioni. In pratica, questo strumento intende aiutare le aziende a costruire culture sostenibili e sane, in cui i dipendenti coinvolti parlano apertamente e si sentono ascoltati.

Le caratteristiche di massima sono le seguenti:

• automazione dei processi e dei flussi di lavoro;
• creazione di report/analisi;
• sistema plurilingue;
• instradamento automatico.

Case IQ

Case IQ è il software che si basa sul web per la gestione delle indagini. Le funzioni di creazione report su dashboard e una procedura guidata volta alla redazione di report personalizzati, consentono di avere “dati in tempo reale sullo stato del caso e sugli aggiornamenti”. Può essere adoperato per gestire “indagini su frodi, relazioni con i dipendenti, etica, privacy, conformità, sicurezza sul lavoro, salute e misure precauzionali”, in ottica collaborativa al fine di gestire una cronologia completa, con accesso immediato a tutte le informazioni correlate al caso di specie

Le caratteristiche tecniche sono:

• automazione dei processi e dei flussi di lavoro;
• creazione di report/analisi;
• sistema plurilingue;
• instradamento automatico;

EQS Integrity Line

EQS Integrity Line è la piattaforma in cloud creata per la raccolta e la gestione delle segnalazioni conformemente alla disciplina del whistleblowing. Sono previste tre soluzioni: “Essential” pronta all’uso e pensata per le piccole e medie imprese; “Professional” più flessibile tale da poter gestire il processo in modo personalizzabile con reportistica in tempo reale e autenticazione a 2 fattori; “Enterprise”, con un più alto grado di personalizzazione/integrazione, prevedendo la possibilità di inviare le segnalazioni telefonicamente.

In pratica è possibile fare una “segnalazione orale” tramite la hotline telefonica (funzione aziendale)

Naturalmente, il whistleblower rimane del tutto anonimo.

Il “cruscotto” fa un’analisi dei dati in tempo reale.

Le principali caratteristiche:

• molteplici linguaggi di segnalazione;
• gestione integrata dei casi;
• funzione di analisi;
• interoperabilità con una piattaforma (più ampia) di compliance.

Ethicontrol

Ethicontrol è una piattaforma non specificamente italiana ma che include l’italiano, e offre soluzioni di whistleblowing adattabili anche alle esigenze del nostro sistema così come dettate dalla disciplina in parola. Non solo, offre altresì servizi di compliance (integrata) etica e indagini forensi.

FaceUp Whistleblowing System

FaceUp Whistleblowing System è una piattaforma web su cloud e mobile quale strumento di segnalazione online. Le caratteristiche tecniche sono date da:

• automazione dei processi e dei flussi di lavoro;
• creazione di report/analisi;
• sistema plurilingue;
• instradamento automatico.

IntegrityLine

IntegrityLine è un software che può essere utilizzato da Organizzazioni italiane chiamate a gestire le segnalazioni di whistleblowing dal 17 dicembre scorso 2023. Si tratta di una piattaforma, conforme alla normativa a garanzia dell’anonimato, e che offre la possibilità di customizzare il sistema in base alle esigenze specifiche della singola Organizzazione che decida di dotarsene.

Isweb Whistleblowing

Isweb Whistleblowing è un software ad hoc per le PA centrali e locali oltre che aziende private. Offre un servizio di whistleblowing basato sulla piattaforma open source Globaleaks, permettendo di ricevere e gestire in piena sicurezza e conformità normativa le segnalazioni ricevute dagli utenti/lavoratori/dipendenti.

Tra le caratteristiche principali:

• massimo livello di riservatezza per il segnalante;
• webapp con tecnologia responsive;
• accesso alle funzionalità di segnalazione tramite inserimento del codice segnalante, criptato e conosciuto esclusivamente dal segnalante a cui è attribuito durante la fase di iscrizione (quindi il whistleblower non deve fare il login).

Ithikios

Ithikios è una soluzione in cloud il cui software consente di personalizzare agilmente loghi, messaggi/reclami. Non solo, supporta anche diverse lingue e stabilisce specifici gestori per i diversi rischi definendo team per categoria di rischio. È in grado di definire i flussi di lavoro per gestire le comunicazioni e stabilisce ruoli e responsabilità raggruppando le comunicazioni in casi e file per le indagini con una gestione unificata di tutta l’annessa documentazione.

Legality Whistleblowing

Legality Whistleblowing è una soluzione multichannel (pc, smartphone e tablet) tale da efficientare il processo di segnalazione come richiesto dalla normativa. L’app fa da canale complementare alla piattaforma web, funzionale a garantire la massima accessibilità e a offrire un sistema intuitivo per il whistleblower nel processo di segnalazione. Funziona con un sistema di autenticazione a due fattori e login con credenziali biometriche, con un sistema di multilingua, capace di supportare segnalazioni anonime o con utente registrato, scritte e vocali.

My Whistleblowing

My Whistleblowing è la piattaforma di Zucchetti concepita per la gestione degli illeciti aziendali nel rispetto del decreto in materia di whistleblowing. Si tratta di un facile strumento da utilizzare, con percorsi guidati per l’inserimento e cruscotti, alert dalle semplici visualizzazioni grafiche. Il software è congeniato a garanzia della massima sicurezza e riservatezza/anonimato per il segnalante, conformandosi alle linee guida ANAC e i pareri del Garante della Privacy.

Navex

Navex è uno dei maggiori fornitori di piattaforme whistleblowing e compliance. Le soluzioni vanno da un sistema whistleblowing integrato con la piattaforma Navex EthicsPoint a sistemi self-service più economici con il marchio WhistleB.

Le caratteristiche principali sono:

• software di gestione dei casi, integrazioni con il sistema informativo GRC di Navex, servizio di hotline;
• multi lingue con comunicazione bidirezionale;
• non prevede la segnalazione orale, ma è disponibile una hotline telefonica a un costo aggiuntivo.

OpenBlow

OpenBlow è l’ultima versione della piattaforma realizzata da Laser Romae in materia. Ha come caratteristiche:

• automazione dei processi e flussi di lavoro;
• creazione di report/analisi
• sistema plurilingue
• instradamento automatico

Unione Fiduciaria

Unione Fiduciaria è una soluzione informatica semplice e intuitiva conforme alla normativa italiana; le caratteristiche principali sono date dall’app Whistleblowing, segreteria telefonica, reportistica semplificata con schede dettagliate e crittografia dinamica.

Vispato

Vispato è un sistema di segnalazione anonimo che protegge le aziende dagli illeciti e aiuta a ottemperare alla legge in questione. Le principali caratteristiche risiedono in particolare

• automazione dei processi e dei flussi di lavoro
• creazione di report/analisi
• sistema plurilingue
• instradamento automatico

WhistleblowingIT – GlobaLeaks

GlobaLeaks è un progetto open source che offre una piattaforma sicura e anonima per le segnalazioni — sviluppato da Hermes Center for Transparency and Digital Human Rights — l’evoluzione di WhistleblowingPA per tutte le Pubbliche Amministrazioni. Si tratta di un software informatico gratuito che serve più di 2.000 PA gratuitamente, un numero in costante crescita. Le caratteristiche principali sono date oltre alla gratuità una soluzione open-source, qualificata ACN con questionario preparato da Transparency International Italia.

Whistlelink

Whistlelinkè un software di whistleblowing configurabile in maniera agile, pre-tradotto in 35 lingue, il quale consente la personalizzazione del testo e dei moduli che supporta la comunicazione anonima bidirezionale tra l’Organizzazione e l’informatore, potendo ricevere notifiche per i nuovi messaggi, con gestione di promemoria delle scadenze, categorizzazione dei rischi, e generazione di documenti e statistiche.

Si tratta di una soluzione che supporta tanto le segnalazioni scritte quanto quelle orali (messaggi vocali).

É congeniato con un modulo intuitivo di gestione dei casi integrato nel sistema.

Whistleblower Software

Whistleblower Software consente la gestione dei casi in un ambiente sicuro e protetto. Si tratta di una piattaforma dalle seguenti caratteristiche:

• alto livello di sicurezza;
• facoltà di scelta se segnalare in forma confidenziale o anonima, consentendo di continuare la conversazione con l’informatore anche dopo la segnalazione.

É un sistema conforme al GDPR, alla Direttiva UE e a Schrems II, tradotto in oltre un’ottantina lingue.

Altri software whistleblowing integrati

Ora ci soffermiamo sui moduli integrati nelle piattaforme HR. É il caso di Personio, il software HR all-in-one che offre un canale per il whistleblowing dotato di “una dashboard trasparente e centralizzata per i case manager e consente un invio dei casi rapido e semplice per i segnalatori”.

Ne esiste anche un altro denominato HR Factorial il qualepermette di implementare un sistema per il whistleblowing conforme ai requisiti di legge richiesti di talché i lavoratori possano inviare ipotetiche segnalazioni per iscritto o verbalmente, mantenendo assolitamente l’anonimato.

Conclusioni

In conclusione, l’adozione di software whistleblowing rappresenta un passo in avanti significativo volto alla costituzione di un ambiente di lavoro trasparente ed etico. Nel nostro sistema, scegliere la piattaforma più adatta vuol dire da un lato conformarsi alla normativa vigente, e dall’altro promuovere una cultura aziendale robusta, atta a valorizzare tanto l’integrità quanto la responsabilità dell’Organizzazione di riferimento.