Un sistema di whistleblowing efficiente, grazie anche agli strumenti digitali, aiuta concretamente le aziende a combattere gli illeciti e a ridurre le perdite.
Inoltre, il dlgs 24/2023, in attuazione della Direttiva Ue n. 1937/2019, si configura come una nuova opportunità per elevare ancora di più il Commercialista a partner degli imprenditori. I professionisti possono infatti svolgere un doppio ruolo: come membri dell’Organismo di Vigilanza o figura guida delle Imprese in qualità di consulenti, anche nel supporto al corretto adempimento normativo.
Il ruolo delle segnalazioni nella protezione dai danni degli illeciti
Il documento “Occupational Fraud 2022: A Report to the nations®“, elaborato da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) e che riassume i risultati di uno studio condotto su 133 Paesi attraverso oltre 2.000 casi, evidenzia come le segnalazioni siano cruciali per una più rapida individuazione delle frodi e fondamentali per proteggere un’organizzazione da potenziali danni. I dati mostrano infatti che il 42% di tali illeciti sono scoperti tramite segnalazioni, ovvero circa il triplo dei casi individuati con il secondo metodo più utilizzato (audit interno).
Questo sottolinea l’importanza di implementare validi strumenti per le segnalazioni rivolti sia al personale interno che alle terze parti, e processi efficaci per scoprire gli illeciti. È infatti interessante rilevare che più della metà di tutte le segnalazioni proviene dai dipendenti e quasi il 30% da parti esterne, inclusi clienti, fornitori e concorrenti.
Inoltre, la ricerca attesta che le aziende con un canale di segnalazione attivo individuano i reati in media 6 mesi prima rispetto alle indagini delle Forze dell’Ordine, con un risparmio potenziale di oltre il 220% rispetto alle sanzioni prevedibili per legge. Dati che confermano il ruolo chiave del whistleblowing come fattore abilitante verso aziende più sane e una riduzione dei danni, economici e reputazionali, causati dagli illeciti.
Il valore della compliance
La compliance è l’insieme delle regole, procedure e strutture organizzative volte a consentire, attraverso un adeguato processo di identificazione e misurazione, la gestione dei rischi d’Impresa. La minimizzazione di tali rischi è infatti fondamentale per una conduzione sana di ogni organizzazione, sia essa pubblica che privata. In tal senso, il whistleblowing è un valido strumento di compliance che può favorire la gestione efficace del rischio e quindi accrescere il valore dell’azienda, la sua sostenibilità e solidità economica nel tempo. Si tratta cioè di una “cartina tornasole” dello stato di salute dell’Impresa, che permette di operare un’analisi dell’attività, evidenziare eventuali rischi, intervenire per adottare strategie incisive, migliorare le procedure ed evitare danni futuri.
Il whistleblowing si configura come una doppia opportunità per i professionisti per essere, ancora di più, un punto di riferimento per i clienti. I commercialisti possono infatti entrare a far parte dell’Organismo di Vigilanza, che opera affinché il modello di compliance sia applicato correttamente, o supportare le aziende nel predisporre un percorso efficace di gestione della normativa. Gli studi professionali possono infatti offrire alla propria clientela gli strumenti necessari per strutturare procedure esterne ed interne adeguate in termini di compliance e che consentano una gestione d’Impresa lungimirante e di successo
Digitalizzazione e whistleblowing
L’adozione di strumenti digitali è fondamentale per ottimizzare le procedure che una corretta gestione del whistleblowing rende necessarie.
Da un punto di vista operativo, le imprese devono infatti provvedere a implementare i canali informativi già in essere – in particolare con riferimento al requisito di riservatezza del segnalante – o a istituirli ex novo.
Oggi la tendenza è sempre più quella di affidarsi a software appositi, sostituendo il canale della tradizionale casella mail dedicata. Infatti, l’utilizzo di una semplice e-mail o di una PEC non può garantire la sicurezza richiesta dalla normativa. Le principali criticità riguardano la riservatezza dei dati trasmessi e dei soggetti coinvolti, aspetti sui quali la normativa pone un’attenzione massima.
I vantaggi offerti dalla tecnologia
I dati contenuti nelle e-mail non sono criptati e potenzialmente questi messaggi possono essere letti da chiunque (i membri dell’IT, per esempio, possono accedere facilmente a queste informazioni compromettendo, di fatto, la riservatezza della segnalazione, l’identità del whistleblower e di tutti gli altri soggetti coinvolti) esponendo quindi tali dati a gravi rischi di data breach.
Tra i numerosi vantaggi offerti dalla tecnologia, oltre all’anonimato, vi è la possibilità di raccogliere, analizzare e conservare una solida base di dati, realizzare statistiche, velocizzare le procedure, i controlli e le valutazioni, a favore di un’ottimizzazione dei processi. I dati digitali sono fondamentali anche per captare segnali che potrebbero essere sintomo di una situazione poco chiara, permettendo così di attuare azioni preventive.
L’utilizzo di mezzi online e di software consente quindi alle Aziende di fare ulteriori passi: individuare l’illecito più velocemente ed eliminare le cause che lo hanno reso possibile, prevenendo danni futuri, a garanzia di una minimizzazione dei rischi e delle perdite.
La gestione delle segnalazioni: oltre la compliance
In un mercato caratterizzato da un numero sempre maggiore di regolamentazioni e normative, i professionisti possono rafforzare il proprio ruolo di guida e trasformarsi in consulenti strategici delle Imprese. Il whistleblowing è una nuova opportunità per gli Studi, soprattutto verso le Imprese di piccole e medie dimensioni che non dispongono di uffici dedicati alla gestione del rischio. I commercialisti sono chiamati a sensibilizzare le aziende sul valore del rispetto normativo, andando oltre la semplice esecuzione dei mandati per diventare promotori costanti del valore d’Impresa.
