Sistemi GRC (Governance Risk & Compliance): cosa sono, come usarli, i vantaggi per le aziende

Le organizzazioni, man mano che diventano sempre più complesse, hanno bisogno di modalità particolari per identificare e gestire in modo efficace le proprie attività critiche.

Inoltre, è quanto mai necessario che siano in grado di integrare le tradizionali attività di gestione in una disciplina coesa che aumenti la performance delle persone, dei processi aziendali, della tecnologia, delle strutture e di altri importanti elementi organizzativi. Un sistema GCR, di fatto, contribuisce a raggiungere tale obiettivo, richiedendo alle varie funzioni di lavorare in modo collaborativo per raggiungere gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Che cos’è il GRC?

GRC è l’acronimo di Governance, Risk & Compliance. Un sistema grazie al quale le organizzazioni applicano la governance, implementano strategie di gestione del rischio e osservano la conformità alle normative in modo tale da ridurre gli sprechi, aumentare l’efficienza, ridurre il rischio di non conformità e condividere le informazioni in modo più efficace all’interno di un’organizzazione. Vediamo nello specifico di che si tratta.

Governance

Governance: è l’insieme di politiche, regole o framework utilizzati da un’organizzazione per raggiungere i propri obiettivi. In un sistema GRC, la governance è necessaria per stabilire la “direzione della nave organizzativa” (attraverso la strategia e la politica), monitorare le prestazioni, verificare i controlli in atto e valutare i risultati.

Risk

Risk: una corretta gestione dei rischi aiuta le organizzazioni a identificare i rischi che potrebbero causare danni o perdite o rendere più difficile il raggiungimento degli obiettivi. In un sistema GRC la gestione del rischio garantisce che l’organizzazione identifichi, analizzi e controlli i rischi che possono compromettere l’organizzazione, valutarne gli impatti, trovare modi per gestirli e mitigarli in modo da ridurre al minimo le perdite.

Compliance

Compliance. Un’azienda che aderisce alle normative di conformità è un’azienda che opera secondo le regole, sia quelle stabilite internamente sia quelle richieste dalle autorità esterne. Grazie al sistema GRC, la conformità comporta l’implementazione di procedure e controlli per garantire che i requisiti di conformità siano soddisfatti in modo coerente.

È doveroso ricordare che le organizzazioni implementano un sistema GRC adottando un framework atto a supportare l’elaborazione delle policy, la strutturazione di flussi di lavoro e il governo. Inoltre, esse possono anche avvalersi di software e strumenti GRC presenti sul mercato per coordinare tale framework e monitorarlo nel tempo.

Perché un’organizzazione ha bisogno di un sistema GRC?

Le organizzazioni – indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza – si trovano oggigiorno ad affrontare scenari quanto mai complessi e sempre più in rapida evoluzione. Ne consegue che esse devono dimostrare di essere in grado di affrontare numerose sfide, tra cui:

• Modifiche costanti alle normative e all’applicazione che influiscono gravemente sulle operazioni aziendali.
• Richiesta da parte degli stakeholder di solidi risultati di performance, crescita costante e processi trasparenti.
• Costi crescenti per soddisfare i requisiti di conformità e gestire i rischi.
• Aumento delle relazioni con terze parti e delle sfide di governance associate.
• Potenziali conseguenze legali e finanziarie derivanti dalla mancanza di una supervisione efficace e dalla trascuratezza delle minacce critiche.

Pertanto, l’implementazione di un sistema GRC si rivela quanto mai strategico, incorporando le funzioni di governance, la gestione del rischio e la conformità di regole, regolamenti e politiche in un’unica struttura. Ovvero, una strategia efficace GRC non solo consente di risparmiare tempo e fatica nella consapevolezza del rischio e nel processo decisionale informato, ma aiuta anche a migliorare le prestazioni complessive dell’organizzazione.

Come implementare una strategia di GRC

Innanzitutto, è necessario stabilire un quadro unificato in un’ottica di valutazione e di miglioramento continuo. Si tratta, come sempre, di un viaggio in divenire e sine die che presuppone i seguenti step:

• Definizione di obiettivi chiari – L’organizzazione deve iniziare determinando quali obiettivi raggiungere con l’implementazione di un sistema GRC.

• Presa di coscienza delle procedure esistenti – Si tratta di valutare i processi e le tecnologie attuali utilizzate per gestire governance, rischio e conformità in modo tale da pianificare e scegliere i più idonei framework e strumenti GRC. Pertanto, è fondamentale dedicare il tempo necessario per effettuare un censimento dei processi e delle procedure tramite un audit interno, in modo da rilevare le somiglianze e i processi condivisi. I risultati dell’audit interno contribuiranno, in questo modo, a definire la direzione dell’intero progetto GRC. È altresì importante definire tutti i regolamenti, i contratti, le leggi e la legislazione pertinenti cui l’organizzazione deve essere conforme.

• Coinvolgimento del Top Management – È quanto mai fondamentale coinvolgere il Top Management nel programma GRC affinché ne comprenda i vantaggi che scaturiscono in termini di policy, processo decisionale ed incorporazione consapevole della cultura del rischio all’interno di tutta l’organizzazione.

• Definizione di ruoli e responsabilità – L’implementazione di un sistema GRC implica un orchestrazione, ovvero un lavoro di squadra collettivo. Ne consegue che la definizione dei ruoli e delle responsabilità all’interno dell’organizzazione è quanto mai fondamentale e atta a promuove la responsabilità – in generale – oltre che a consentire a qualsiasi componente dell’organizzazione di segnalare e affrontare tempestivamente i problemi legati al sistema GRC.

I vantaggi di un sistema GRC

Di seguito si riportano alcuni vantaggi scaturiti dall’implementazione di un sistema GRC:

• Decisioni basate sui dati in tempi più brevi -Il processo decisionale beneficia del sistema GRC in quanto risulta più agile e veloce grazie al monitoraggio delle risorse, all’impostazione di regole con l’adozione di un framework che si avvale di strumenti e anche di software GRC.

• Operazioni responsabili – Il sistema GRC viene incorporato nelle operazioni e crea un ambiente propedeutico alla crescita, oltre a facilitare il forte sviluppo della cultura organizzativa e del processo decisionale etico all’interno dell’organizzazione.

• Chiarezza nella comunicazione – Il successo dell’attuazione di un sistema GRC dipende da una comunicazione senza soluzione di continuità in grado di garantire una condivisione trasparente delle informazioni tra i vari team, le parti interessate e i dipendenti, semplificando in questo modo lo svolgimento delle varie attività quali, ad esempio, la creazione di policy, la pianificazione e il processo decisionale.

• Eliminazione dell’approccio per silos e maggiore agilità – Il sistema GRC diminuisce la frammentazione tra le varie funzioni e reparti. Ovvero, l’organizzazione, convertendosi in un insieme di vasi comunicanti dove tutto fluisce in modo orchestrato, acquisisce maggiore agilità e migliora in termini di fiducia nel processo decisionale e di prestazioni, oltre a promuovere la produzione del valore.

Il ruolo del sistema GRC nell’IT e nella cybersecurity

Un sistema GRC, dal punto di vista della cybersecurity, è una strategia strutturata per allineare l’IT agli obiettivi aziendali, gestendo efficacemente i rischi e soddisfacendo le esigenze normative.

Le organizzazioni, grazie ad un approccio integrato di GRC, possono adottare misure di sicurezza per far fronte all’aumento del rischio informatico, proteggere i dati dei clienti e le informazioni private e rispettare le normative sulla privacy dei dati – quale il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) – in modo tale da salvaguardare la fiducia dei clienti ed evitare sanzioni.

Siamo di fronte al cosiddetto IT GRC che estende la governance, la gestione del rischio e la conformità alla tecnologia e alla cybersecurity. Di fatto, includendo l’IT nella strategia GRC dell’organizzazione, il rischio informatico non è più isolato dal rischio finanziario o da qualsiasi altro rischio affrontato da un’azienda. Inoltre, grazie all’IT GRC si allineano persone, sistemi e tecnologie con gli obiettivi aziendali per avere un programma di cybersecurity affidabile ed efficace in grado di:

• Contribuire all’implementazione delle procedure di gestione dei dati.
• Soddisfare le normative del settore e le leggi vigenti.
• Assegnare funzioni e compiti alle business unit e agli utenti, migliorando la comunicazione.
• Standardizzare delle best practice per consentire ai team di agire con integrità e sicurezza.
• Unificare il vocabolario tra le varie funzioni e i team.
• Sostenere gli audit interni e incoraggiare il monitoraggio continuo.
• Assistere nella mitigazione del rischio, internamente ed esternamente all’organizzazione.

Dove trovare strumenti, modelli e formazione GRC?

L’implementazione di pratiche GRC efficaci può essere difficile, soprattutto per le organizzazioni con risorse o competenze limitate. Molte sono le risorse GRC che possono aiutare le organizzazioni a semplificare l’implementazione del sistema GRC e contribuire a raggiungere i propri obiettivi, tra cui:

• Servizi di consulenza GRC – Servizi di consulenza GRC – offerti dalle principali big 4 di consulenza – possono fornire alle organizzazioni competenze e indicazioni sullo sviluppo e l’implementazione di pratiche GRC efficaci.
• Conferenze GRC – Esse costituiscono un fonte preziosa per le organizzazioni per conoscere le ultime tendenze GRC, le migliori pratiche e le tecnologie. Tra le conferenze GRC più conosciute risultano la Conferenza RSA, il Summit GRC e la Conferenza ISACA.
• Pubblicazioni GRC – Le pubblicazioni GRC possono fornire alle organizzazioni approfondimenti e conoscenze su argomenti, tendenze e best practice. Alcune pubblicazioni GRC popolari includono il GRC Red Book, il GRC Quarterly e l’ISACA Journal.
• Certificazioni GRC – Le certificazioni GRC possono aiutare a dimostrare la propria esperienza e conoscenza in termini di sistema GRC. Alcune famose certificazioni GRC includono il Certified Internal Auditor (CIA), il Certified in Risk and Information Systems Control (CRISC) e il Certified in the Governance of Enterprise IT (CGEIT) (CIA).
• Comunità GRC – Le comunità GRC possono fornire alle organizzazioni una piattaforma per condividere conoscenze, esperienze e best practice fra altri professionisti GRC. Alcune comunità GRC popolari includono GRC Peer Network, GRC Exchange e ISACA Community.

Le organizzazioni, sfruttando queste risorse GRC, possono potenziare le proprie capacità e migliorare la propria posizione complessiva in termini di governance, rischio e conformità. Tuttavia, non bisogna dimenticare che ogni organizzazione è unica, per cui – quando si selezionano e utilizzano queste risorse – è fondamentale considerare le esigenze e le circostanze di ciascuna organizzazione.

GRC: tendenze 2023 e anni futuri

Come sopra accennato, mentre le organizzazioni si sforzano di costruire resilienza e agilità in un panorama di rischio sempre più interconnesso, un solido programma di GRC si converte in una leva strategica per navigare con successo i mari tumultuosi in cui le organizzazioni si trovano ad operare. Tuttavia, le organizzazioni devono rimanere aggiornate con le ultime tendenze GRC al fine di mantenere il proprio vantaggio competitivo. Vediamo quali sono i trend che stanno caratterizzando il 2023 e gli anni futuri.

Maggiore utilizzo dell’Intelligenza Artificiale

Le tecnologie AI come l’apprendimento automatico (ML), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l’automazione dei processi robotici (RPA) stanno diventando sempre più diffuse nei sistemi GRC. Esse aiutano ad automatizzare le attività di routine, rilevare anomalie, analizzare i dati e migliorare il processo decisionale. Si prevede che gli strumenti GRC basati sull’AI si evolveranno e miglioreranno, rendendo i processi GRC più efficienti ed efficaci.

Maggiore attenzione alla privacy e alla sicurezza dei dati

La privacy e la sicurezza dei dati continuano a essere una delle maggiori preoccupazioni per le organizzazioni a fronte del continuo aumento di violazioni. Inoltre, un maggiore controllo normativo e una crescente consapevolezza dei consumatori, indurrà le organizzazioni sia a dare ulteriore priorità alla privacy e alla sicurezza dei dati nelle proprie strategie GRC sia ad investire maggiormente nelle tecnologie di protezione quali la crittografia, la biometria e la blockchain.

Maggiore collaborazione tra le funzioni GRC

Se in passato le funzioni GRC operavano in silos, con poca comunicazione e collaborazione, oggi, si assiste ad un cambio di paradigma a fronte della consapevolezza dei vantaggi scaturiti da un approccio più integrato. Pertanto, nei prossimi anni assisteremo a maggiori collaborazioni interfunzionali tra i varai team GRC, che contribuiranno a raggiungere una migliore visibilità del rischio, un migliore processo decisionale e una maggiore conformità.

Crescente importanza dei fattori ambientali, sociali e di governance (ESG)

I fattori ESG – quali il cambiamento climatico, la diversità e l’inclusione e le pratiche commerciali etiche – stanno diventando sempre più critici per investitori, autorità di regolamentazione e clienti. Ne consegue che le organizzazioni che non affronteranno il rischio ESG saranno più vulnerabili a danni in termini di reputazione, responsabilità legali e perdite finanziarie. Pertanto, nei prossimi anni, un sempre maggiore numero di organizzazioni incorporeranno i fattori ESG nei loro framework GRC.

Enfasi su agilità e resilienza

Ci si auspica che le aziende si concentrino maggiormente su strategie GRC agili e resilienti in grado di adattarsi ai rischi e alle normative in evoluzione, considerando l’implementazione di tecnologie digitali, la creazione di piani di emergenza e la promozione di una cultura del miglioramento continuo.

Conclusioni

Il sistema GRC è essenziale per la gestione e il controllo delle operazioni, dei rischi e degli obblighi di conformità di un’organizzazione. Di fatto, strategie di GRC efficaci possono aiutare le organizzazioni a mantenere standard etici, prevenire rischi legali e reputazionali e sostenere le operazioni aziendali. La loro implementazione può richiedere tempo e impegno soprattutto per le organizzazioni con risorse o competenze limitate. Fortunatamente, molte risorse GRC possono aiutare le organizzazioni a semplificare i propri sistemi GRC e a raggiungere i propri obiettivi.

Ovviamente, le organizzazioni devono essere in grado di intercettare i trend e le evoluzioni del sistema GRC nel tempo e riuscire a adattarsi ai mutevoli scenari adottando un approccio proattivo e strategico alla gestione del sistema GRC in modo da garantire il successo della governance, della gestione del rischio e della conformità.

Quello della “bella addormentata” non è il ruolo che si addice ad un’organizzazione che voglia, da sempre vivere e sopravvivere.