Da sempre il tema della videosorveglianza suscita non pochi dubbi e incertezze, specie quando si parla di scuola, ove è possibile installare telecamere finalizzate alla prevenzione di furti o atti vandalici.
Tuttavia, esistono regole ben precise che è necessario rispettare, e che coinvolgono la privacy di tutti gli individui che transitano all’interno dell’edificio scolastico: dagli studenti al personale, dalle famiglie a eventuali fornitori.
Quali sono pertanto i requisiti che devono essere necessariamente soddisfatti al fine di poter utilizzare le telecamere a scuola? In che modo l’istituto può fornire l’informativa ai soggetti interessati? Quali sono i tempi dell’eventuale conservazione delle immagini registrate?
La privacy a scuola: tutto quello che studenti, docenti e famiglie devono sapere
Videosorveglianza: i paletti del Garante privacy
L’attività di videosorveglianza è considerata da sempre piuttosto invasiva, tanto da essere opportunamente regolamentata dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali mediante il provvedimento generale dell’8 Aprile 2010, con il quale ha imposto alcuni requisiti stringenti al fine di evitare che l’impiego massivo di dispositivi di videosorveglianza possa espandersi fino a limitare i diritti di riservatezza del cittadino.
Lo stesso Codice in materia di protezione dei dati personali interviene a tal proposito nell’art.114, affermando che la videosorveglianza deve rispettare quanto sancito dall’art.4 dello Statuto dei Lavoratori, e al contempo anche il Comitato Europeo per la protezione dei dati personali avvalora quanto già espresso circa l’uso della videosorveglianza mediante le Linee guida n. 3/2019.
Per evitare che l’attività di videosorveglianza si espanda fino a limitare i diritti di riservatezza dei cittadini, lo stesso Garante della Privacy nel dicembre 2020 ha provveduto a pubblicare nuove e specifiche FAQ, trattando con chiarezza anche tutto ciò che concerne l’uso di telecamere a scuola.
Regolamento per la videosorveglianza a scuola
Secondo quanto stabilito dal Garante della Privacy, gli istituti scolastici possono installare e utilizzare videocamere di sorveglianza (purché in grado di garantire il diritto alla riservatezza di ogni studente) nel caso in cui ciò risulti indispensabile al fine di tutelare l’edificio e i beni in esso contenuti da atti vandalici e furti, circoscrivendo tuttavia le riprese alle sole aree interessate.
L’installazione dell’impianto di videosorveglianza da parte della scuola appare pertanto lecita solo se avvalorata da una concreta esigenza di prevenire situazioni di pericolo sorte a seguito di episodi di furto o atti vandalici già verificatisi o, in alternativa, nel caso in cui la scuola custodisca beni di valore quali strumentazione informatica o somme di denaro.
Le riprese devono tuttavia risultare circoscritte alle sole aree interessate da furti o atti vandalici, e la presenza delle telecamere deve essere al contempo opportunamente e chiaramente segnalata da un’apposita cartellonistica.
Autorizzazioni per la videosorveglianza a scuola: quali aree possono essere riprese?
Secondo quanto stabilito dal Garante della Privacy, le aree esterne adiacenti all’istituto scolastico possono essere oggetto di riprese mediante telecamere di videosorveglianza anche durante le lezioni, purché non risultino pertinenti all’edificio.
Al contrario, le aree interne della scuola possono essere oggetto di riprese solo ed esclusivamente negli orari di chiusura.
Sono dunque assolutamente vietate durante l’ordinario svolgimento delle attività scolastiche o extrascolastiche.
Il Garante della Privacy appare particolarmente attento nella gestione dei sistemi di videosorveglianza, questo poiché uno scorretto utilizzo delle telecamere può comportare un’ingerenza ingiustificata nella vita del soggetto, con conseguente violazione dei diritti e delle libertà fondamentali.
Tutte le prescrizioni indicate per l’installazione di sistemi di videosorveglianza presso gli istituti scolastici sono pertanto finalizzate a garantire “il diritto dello studente alla riservatezza” (art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998), nonché l’armonico sviluppo delle personalità dei minori in relazione alla loro vita, al loro processo di maturazione e al loro diritto all’educazione.
Garante Privacy e videosorveglianza a scuola: conservazione del materiale registrato
Ulteriore tematica che merita senza alcun dubbio un approfondimento è la conservazione dei dati personali, così come del materiale registrato mediante videosorveglianza, che ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679 deve avvenire per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati raccolti sono trattati.
In tal senso il Garante della Privacy, nelle FAQ del dicembre 2020, ha specificato che “le immagini registrate non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite”, e che “spetta al titolare del trattamento individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche”.
Ha inoltre affermato che “tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere – nella maggior parte dei casi (ad esempio se la videosorveglianza serve a rilevare atti vandalici) – cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.”
Telecamere a scuola: come fare?
A fronte di quanto espresso, per le scuole è dunque ammissibile ricorrere a sistemi di videosorveglianza in caso di necessità, al fine di tutelare l’edificio e i beni scolastici ivi presenti da atti vandalici o furti, circoscrivendo in ogni caso le riprese alle sole aree interessate.
Tuttavia la scuola, e nello specifico il titolare del trattamento dei dati personali, qualora decida di attivare sistemi di videosorveglianza deve attenersi a una serie di norme e regole imposte dal Garante della Privacy e assolutamente imprescindibili, volte a tutelare e a garantire la riservatezza di tutti coloro che sono soliti transitare o permanere all’interno dei locali.
Documentare le scelte
Il titolare del trattamento dei dati personali deve documentare per iscritto le ragioni delle scelte effettuate, le soluzioni operative adottate e i motivi che le giustificano.
Informare della presenza di sistemi di videosorveglianza tramite informativa privacy
L’informativa in questo caso può essere rappresentata da un modello semplificato, o in alternativa da un semplice cartello, che tuttavia deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul titolare del trattamento e sulla finalità perseguita. Il modello può essere adattato a specifiche circostanze o contesti quali la presenza di più telecamere, la vastità dell’area oggetto di rilevamento o le modalità delle riprese, e l’informativa deve essere collocata in maniera visibile in prossimità o nelle immediate vicinanze della zona sorvegliata. Non è necessario rivelare la precisa ubicazione della telecamera, purché non vi siano dubbi su quali zone siano soggette a sorveglianza e sia chiarito in modo inequivocabile il contesto della sorveglianza stessa. L’interessato deve poter comprendere in modo chiaro quale zona sia coperta dalla telecamera a scuola, in modo da evitare la sorveglianza o adeguare il proprio comportamento, ove necessario. L’informativa deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito internet del titolare del trattamento, o affisso in bacheche o locali dello stesso).
Definire l’attività di videosorveglianza nel registro delle attività di trattamento
La scuola deve definire l’attività di videosorveglianza nel registro delle attività di trattamento e adottare specifiche misure di sicurezza.
Designare i soggetti coinvolti nel trattamento
È in ultimo necessario che il titolare del trattamento dei dati personali, nomini per iscritto tutti i soggetti che, in suo nome e conto abbiano facoltà di trattare le immagini (ritenute al pari dei dati personali), raccolte mediante impianti di videosorveglianza a scuola. Essi non sono altro che, soggetti interni alla scuola che hanno accesso alle immagini e ai locali dove sono situate le postazioni di controllo o, in alternativa, i responsabili del trattamento che, secondo quanto stabilito dall’ex art. 28 del GDPR, sono quei soggetti esterni che hanno accesso alle immagini, quali ad esempio le società che si occupano dell’impianto di videosorveglianza e della relativa manutenzione.
Videosorveglianza a scuola e valutazione d’impatto preventiva
In genere la scuola non deve svolgere una valutazione d’impatto preventiva prima di procedere all’installazione di telecamere di videosorveglianza.
La valutazione d’impatto preventiva è invece prevista, come ribadito dallo stesso Garante della Privacy, qualora il trattamento dei dati personali preveda in particolare l’uso di nuove tecnologie quali ad esempio sistemi integrati – sia pubblici che privati – che collegano telecamere tra soggetti diversi, nonché sistemi intelligenti capaci di analizzare le immagini ed elaborarle.
Al contempo la stessa valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali è sempre richiesta, in particolare, in caso di sorveglianza sistematica su larga scala di una zona accessibile al pubblico come stabilito dall’art. 35, par. 3, lett. C del Regolamento Europeo), e negli altri casi indicati dal Garante.
Relativamente al concetto di “larga scala” è necessario specificare che il GDPR non ne dà alcuna definizione, ma aiuta semplicemente a delinearne i contorni, recitando che “i trattamenti su larga scala, che mirano al trattamento di una notevole quantità di dati personali a livello regionale, nazionale o sovranazionale e che potrebbero incidere su un vasto numero di interessati e che potenzialmente presentano un rischio elevato”.
Ciascun istituto installa generalmente una sola videocamera di sorveglianza che copre un’area limitata e circoscritta, e pertanto non effettua trattamenti su larga scala.
Pur non sembrando necessaria, la valutazione d’impatto rimane tuttavia altamente consigliata anche in questi casi.
