ISO 9001 Auditing Practices Group è stato istituito nel 2003 come fonte online di documenti inerenti l’audit dei sistemi di gestione della qualità e il processo di audit.
Vogliamo allora approfondire i contenuti di una recentissima pubblicazione: “ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on: Auditing Climate Change issues in ISO 9001” LINK; la pubblicazione, in edizione 1, è del marzo 2024.
Introduzione al documento ISO 9001 e cambiamenti climatici
Il documento fornisce una guida dettagliata agli auditor sulla gestione delle modifiche climatiche nel contesto della ISO 9001. È suddiviso in sezioni ben definite che affrontano vari aspetti relativi all’audit dei Sistemi di Gestione per la Qualità (SGQ), tenendo conto delle nuove normative e dei requisiti legati al cambiamento climatico. Le modifiche introdotte trovano ampia applicabilità anche su altri sistemi di gestione. La struttura del documento è la seguente:
Scopo del documento
- illustra l’obiettivo principale del documento, che è quello di fornire una guida agli auditor per l’audit dei requisiti modificati (4.1 e 4.2) in relazione al cambiamento climatico;
- evidenzia l’importanza della neutralità e dell’obiettività degli auditor sulle questioni legate al cambiamento climatico.
Contestualizzazione delle modifiche
- descrive come le modifiche introdotte alla ISO 9001 sono disponibili al pubblico e come gli auditor devono considerarle nei loro audit di prima, seconda e terza parte;
- specifica che, per la certificazione di terza parte, non è richiesto un programma di transizione specifico.
Cambiamento climatico nel contesto della ISO 9001
- dettaglia le questioni rilevanti, se presenti, che devono essere determinate dall’organizzazione in relazione al cambiamento climatico e al loro impatto sul SGQ, nello specifico analizza l’impatto su alcuni requisiti della ISO 9001 e pone una serie di domande che possono essere formulate in sede di audit – il tema è sviluppato di seguito approfondendo singoli requisiti;
- sottolinea che la rilevanza di queste questioni può variare significativamente in base a vari fattori: il settore, il territorio ed i prodotti o servizi offerti.
Revisione dei problemi di cambiamento climatico con impatto sul SGQ
- fornisce la proposta di una serie di domande che gli auditor possono utilizzare per valutare se l’organizzazione ha determinato se il cambiamento climatico è un problema rilevante;
Indirizzamento dei problemi determinati come rilevanti
- descrive i passaggi che l’organizzazione deve seguire se ha individuato che ci sono tematiche rilevanti o requisiti dei clienti legati al cambiamento climatico;
- fornisce esempi di domande e aspetti da considerare per gli auditor, come gli aspetti operativi, la gestione delle risorse, la valutazione delle prestazioni, il miglioramento del sistema di gestione della qualità.
Revisione di specifiche preoccupazioni
- sottolinea l’importanza di valutare le informazioni fornite dall’azienda sui prodotti e servizi legati al cambiamento climatico e come l’organizzazione può dimostrare di poter soddisfare le indicazioni fornite;
- richiama l’attenzione degli auditor su metodologie specifiche per il monitoraggio e la misurazione delle indicazioni fornite relative al cambiamento climatico.
Riepilogo e conclusioni
- riassume l’importanza delle questioni legate al cambiamento climatico nel contesto della gestione della qualità e l’obbligo delle organizzazioni di considerarle;
- specifica che gli auditor devono ricercare evidenze che l’organizzazione abbia identificato e affrontato le questioni rilevanti legate al cambiamento climatico nel SGQ;
- sottolinea l’attenzione particolare che deve essere posta sulle affermazioni relative ai prodotti e servizi e sulla loro conformità ai requisiti legali e regolamentari.
- include considerazioni per l’audit in relazione a modifiche legislative, utilizzo di materiali rinnovabili, impatti sui prodotti e servizi e altre discipline di gestione.
Esempi di questioni da approfondire in sede di audit
Si riportano, di seguito, esempi di temi da approfondire in sede di audit in relazione ai vari requisiti; gli aspetti sono solo una parte di quelle presenti nel documento, a cui si rimanda per ulteriori dettagli. Si segnala che tali temi sono impostati sulla base dei requisiti della ISO 9001 e quindi, per la maggior parte, a valere per tutti gli standard che si basano sull’Annex SL. Le questioni sollevate, peraltro, potrebbero essere più efficacemente impostate in relazione ai vari processi nel perimetro aziendale. Infine, l’autrice di questo articolo ha integrato, laddove ritenuto utile, la lista degli aspetti oggetto di indagine.
ISO 9001 Requisito 4.1 Comprendere l’organizzazione ed il suo contesto
Modifica introdotta da Amd 1:2024 “L’organizzazione deve determinare se il cambiamento climatico è una questione pertinente”.
Le considerazioni sull’impatto del cambiamento climatico da elementi di contesto esterni e interni possono includere:
- modifiche ai requisiti legali o regolamentari, come la restrizione sull’uso di determinati materiali, la il ciclo di vita del prodotto, l’origine delle materie prime e/o del prodotto, ecc.;
- potenziali impatti sui prodotti e servizi o sui processi del SGQ, derivanti dai cambiamenti determinati in altre discipline del sistema di gestione, come la necessità di ridurre il consumo energetico, ridurre gli sprechi, riutilizzare o riciclare materiali;
- estensione del ciclo di vita dei prodotti, servizi post-consegna e assistenza;
- requisiti per la transizione a prodotti e servizi a emissioni carbon free o con più ridotto impatto ambientale;
- potenziale vulnerabilità dell’organizzazione nel fornire i propri prodotti e servizi a causa della maggiore frequenza di eventi estremi quali inondazioni, incendi, siccità, che possono comportare carenze di approvvigionamento, difficoltà di distribuzione o situazioni ancora più critiche;
- preoccupazioni legate alla conoscenza complessiva e al controllo della catena di fornitura nelle problematiche relative al cambiamento climatico;
- tendenze di mercato sulla sostenibilità di prodotti e servizi e relative informazioni; verifica dell’attendibilità delle informazioni fornite;
- sviluppo di prodotti e servizi con prestazioni potenzialmente migliori in termini di problemi legati al cambiamento climatico; analoga analisi su prodotti e servizi sviluppati dalla concorrenza.
ISO 9001 Requisito 4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate
Modifica introdotta da Amd 1:2024 “Nota: le parti interessate pertinenti possono avere requisiti relativi al cambiamento climatico”.
Le considerazioni in relazione alle esigenze ed aspettative delle parti interessate dovute al cambiamento climatico possono riguardare:
- requisiti legali e normativi, ambientali o di cambiamento climatico per il prodotto o servizio fornito e quelli che influenzano la capacità dell’organizzazione di fornire quel prodotto o servizio in relazione alle esigenze delle parti interessate;
- requisiti dei clienti riguardanti prodotti e servizi carbon free
- requisiti relativi alle informazioni sul prodotto o servizio per aspetti legati al cambiamento climatico (sostenibilità dell’origine, riuso, riciclabilità, fine vita, emissioni di carbonio, green label, certificazioni di sostenibilità, ecc.), comprese le dichiarazioni e i relativi requisiti legali, statutari o di altro tipo;
- applicazioni di codici e standard del settore, relativi al cambiamento climatico;
- permessi, licenze o altre forme di autorizzazione ambientale;
- requisiti legati al cambiamento climatico su processi quali, tra gli altri, imballaggio, produzione, manutenzione, logistica.
Come è facile notare, gran parte delle domande in relazione ai requisiti 4.1 e 4.2 sono destinate alla direzione e/o ai primi riporti alla direzione, che di norma hanno le conoscenze per potere rispondere in modo efficace ai quesiti posti.
Qui di seguito si propongono domande che esplorano questioni inerenti altri requisiti oltre a quelli direttamente impattati dalle modifiche portare dall’Amd 1:2024.
ISO 9001 Requisito 6.1 Azioni per affrontare i rischi e le opportunità
Il documento suggerisce che la check list di audit indaghi come il cambiamento climatico potrebbe incidere nel determinare rischi e opportunità, analizzando aspetti come quelli di seguito proposti.
In relazione ai rischi
- i rischi da affrontare in relazione alle modifiche di scenario e le relative misure da implementare
- gli impatti sulle infrastrutture, i sistemi di misura, le attrezzature, le conoscenze, i sistemi di comunicazione, ecc.
- le modifiche alle misure e all’operatività di processo
- le situazioni di emergenza che potrebbero crearsi
Nota dell’autrice: per quanto non previsto dal documento, si potrebbero indagare in modo puntuale i rischi e le misure circa il cambiamento climatico, andando ad indagare i due assi su cui si fa perno: LINK all’altro articolo su cambiamento climatico sulla ISO 9001 che vi ho mandato ma ad oggi non essendo stato pubblicato non posso mettere un link
- rischi che comportano misure di mitigazione a livello di processo – la sostituzione di una centrale termica poco efficiente comporta un impatto più ridotto in termini di consumo energetico, con conseguente beneficio (mitigazione) per l’ambiente;
- rischi che comportano misure di mitigazione a livello di prodotto/servizio – lo sviluppo di prodotti meno energivori da offrire sul mercato;
- rischi che comportano misure di adattamento; la scarsità di acqua necessaria ad un processo produttivo potrebbe comportare misure di carattere operativo come la messa a punto di processi per potenziare il riciclo della stessa (misura per altro che ha anche valore di mitigazione).
Rispetto alle opportunità il documento propone:
- la possibilità che il cambiamento climatico favorisca lo sviluppo di nuovi prodotti/servizi ovvero la loro modifica;
- analogamente, l’apertura di nuovi mercati.
ISO 9001 Requisito 6.3 Pianificazione delle modifiche
Si potrebbe indagare:
- quali cambiamenti impattano sul sistema di gestione e sui processi;
- come i cambiamenti effettuati o che dovranno essere implementati sono stati pianificati e resi operativi.
ISO 9001 Requisito 7 Supporto
Si possono approfondire considerazioni in merito a:
- modifiche che il cambiamento climatico porta all’ambiente di lavoro (vedi 7.1.4) e l’impatto sui processi;
- capacità dell’organizzazione di determinare adeguate fonti di conoscenza (vedi 7.1.6) in relaziona al cambiamento climatico, anche sulla base delle quali misurare le decisioni da prendere;
- nuove competenze necessarie al personale (vedi 7.2);
- azioni messe in atto per aumentare la consapevolezza del personale in merito al proprio ruolo in relazione al cambiamento climatico (vedi 7.3);
- stato di aggiornamento della normativa di origine esterna (vedi 7.5).
ISO 9001 Requisito 8 Attività operative
Il documento propone di indagare se gli impatti sul cambiamento climatico sono già stati gestiti a livello operativo ed in particolare se:
- le esigenze manifestate dal cliente in relazione al cambiamento climatico sono prese in considerazione e verificate in termini di fattibilità (vedi 8.2 e 5.1.2)
- l’organizzazione sta fornendo ai suoi clienti indicazioni in merito all’impatto sui prodotti forniti e sui servizi erogati (vedi 8.2);
- le informazioni fornite dall’organizzazione devono essere riviste e/o aggiornate in relazione agli aspetti relativi al cambiamento climatico (vedi 8.2);
- il cliente impone requisiti contrattuali che afferiscono al cambiamento climatico (vedi 8.2);
- sono stabiliti requisiti e/o istruzioni specifiche sull’uso del prodotto/servizio in relazione a situazioni di emergenza correlate al cambiamento climatico (vedi 8.2);
- le modifiche introdotte sono rilevanti e se del caso documentate (vedi 8.2.4);
- la progettazione di prodotti e servizi tiene conto delle modifiche da mettere in atto o della normativa – requisiti legali e regolamentari tra cui anche quelli imposti dal cliente (vedi 8.3);
- le misure introdotte, sia di mitigazione che di adattamento, richiedono nuovi controlli o controlli specifici a livello di progettazione (vedi 8.3);
- le richieste dei clienti e/o del mercato, quando applicabili, in relazione al tema in oggetto, sono trasmesse ai fornitori (vedi 8.4);
- i fornitori sono in grado di soddisfare le nuove esigenze dell’organizzazione e dei suoi clienti (vedi 8.);
- le misure introdotte, sia di mitigazione che di adattamento, richiedono nuovi controlli o controlli specifici a livello di produzione (vedi 8.5.1);
- sono necessarie specifiche competenze o qualifiche del personale a seguito delle modifiche introdotte (vedi 8.5.1 e 7.2)
- è necessario introdurre nuove forme per la tracciabilità dei prodotti (vedi 8.5.2);
- le azioni poste in atto a valle della consegna come la gestione dei rifiuti avvengono nel rispetto della normativa ed con attenzione alla mitigazione degli impatti (vedi 8.5.5).
ISO 9001 Requisito 9 Valutazione delle prestazioni e 10 Miglioramento
Nel caso in cui l’organizzazione avesse individuato questioni rilevanti legate al cambiamento climatico, queste possono richiedere specifiche azioni di misurazione e monitoraggio, che dovrebbero essere indagate approfondendo vari aspetti, quali:
- l’affidabilità delle fonti da cui sono tratti i dati per il monitoraggio (vedi 9.1.3);
- quali aspetti devono essere indagati in relazione alla soddisfazione del cliente (vedi 9.1.2);
- la pianificazione di audit mirati in relazione al tema del cambiamento climatico (vedi 9.2);
- le competenze specifiche richieste agli auditor per condurre in modo efficace le attività in carico, anche in relazione ad eventuali conoscenze specifiche richieste per valutare l’applicazione di normative (vedi 9.2);
- l’eventuale necessità di condurre audit di conformità legislativa, ad integrazione di quelli sul sistema di gestione, laddove fosse necessario indagare l’applicazione di specifiche esigenze normative (vedi 9.2);
- come i vari temi analizzati nei punti precedenti sono stati considerati, sia come elementi di input che di output, nel riesame della direzione, e quindi le decisioni che emergono dal riesame, comprese le opportunità di miglioramento (vedi 9.3).
Infine, altri aspetti trasversali oggetto di indagine mirata potrebbero riguardare:
- indicatori volti a misurare aspetti connessi al cambiamento climatico (vedi 4.4);
- le modifiche introdotte a livello di politica del sistema di gestione con riferimento al cambiamento climatico (vedi 5.2);
- identificazione di nuove funzioni e/o responsabilizzazione in capo alle singole funzioni per gli aspetti concernenti il cambiamento climatico (vedi 5.3);
- lo stato di presa in carico degli obiettivi definiti per mettere in atto misure volte a considerare gli aspetti relativi al cambiamento climatico (vedi 6.2).
Molti dei quesiti posti possono richiedere metodologie specifiche per il monitoraggio e la misurazione ed implicare ulteriori verifiche da parte di terzi (ad esempi laboratori per la verifica della classe energetica di un prodotto sviluppato) o essere soggetti a requisiti legali e regolamentari.
Un elemento interessante che si riscontra nella proposta di domande formulata è l’attenzione alla verifica delle affermazioni fatte in sede di audit, il che richiede il supporto di elementi riscontrabili in modo oggettivo, in linea a quanto richiede la UNI EN ISO 19011:2018.
Il documento è corredato da un disclaimer, il quale recita che esso non è stato soggetto ad un processo di approvazione da parte dell’Organizzazione Internazionale per Standardizzazione (ISO), ISO Tecnico Comitato 176 o da parte di IAF. Le informazioni contenute sono disponibili per scopi didattici e di comunicazione.
Conclusioni
Le questioni legate al cambiamento climatico sono solo una parte di quelle che le organizzazioni devono considerare nel corso dell’attività di audit. Nel comunicato congiunto ISO ed IAF LINK hanno sottolineato che si tratta di un fattore rilevante e che le organizzazioni lo devono prendere in carico in modo tempestivo e con una visione completa del tema. In alcuni casi ciò potrebbe comportare anche una revisione parziale del campo di applicazione del sistema di gestione.
Il documento predisposto dall’”ISO 9001 Auditing Practices Group” a cui questo articolo ha fatto ampio ricorso, mette in luce una serie di aspetti che potrebbero essere presi in considerazione, applicabili dalle singole realtà; come sottolinea il documento, le varie tematiche potrebbero essere affrontate, da alcune organizzazioni, per la prima volta, mentre per altre si potrebbe trattare di un tema già noto ed esaminato, anche nel contesto più ampio della sostenibilità, con ciò dimostrando una radicata sensibilità.
Resta in capo all’organizzazione ricorrere ad auditor qualificati in relazione alle competenze richieste per affrontare le sfide poste.
Lo spunto per questo articolo p stato fornito da da Cesare Gallotti che ha segnalato la fonte www.cesaregallotti.it.
Libera traduzione a cura dell’autrice.
