Il Facility management è un processo aziendale che facilita il business. Un investimento che permette alle aziende di creare i presupposti affinché il proprio core business possa essere svolto senza intoppi o problemi di sorta.
Abbiamo selezionato i software più interessanti per il Facility management valutandoli in base alla facilità di implementazione, alla personalizzazione, alle possibilità di analizzare i dati e alla sicurezza proponendo, contemporaneamente, soluzioni più orizzontali e altre più dedicate a settori specifici. Tutte includono la gestione delle Kpi, ovvero gli indicatori di prestazione usati per monitorare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Prima di illustrare le soluzioni che abbiamo scelto, è utile soffermarsi un attimo sui software per il Facility management e sulla loro utilità.
Che cos’è un software di Facility management
È uno strumento con il quale è possibile organizzare, pianificare e gestire tutte le operazioni che coadiuvano e sostengono il core business aziendale. Parallelamente, permette di monitorare costi e consumi – anche energetici – al fine di ottimizzarli, così come consente di adeguare alle norme vigenti flussi e processi aziendali. Non da ultimo è uno strumento utile alla gestione di inventari degli asset.
Ce ne sono di diversa natura, alcuni più completi di altri, alcuni pensati per essere modulari e permettere quindi l’acquisto di quei pacchetti utili a un’azienda. Tra le tante soluzioni offerte dal mercato ce ne sono on-premise, che vanno quindi installate fisicamente su server aziendali e altre vendute nella formula SaaS, tipicamente raggiungibili via web o mediante apposite applicazioni.
Quando i software di Facility management aiutano le aziende
La risposta più immediata è anche la più semplice. I software di Facility management aiutano quelle aziende che – per dimensione o per tipologia di produzione – necessitano della figura de Facility manager. Approfondendo un po’ l’argomento, la risposta appare meno banale di quanto si possa credere: così come un’organizzazione sufficientemente grande necessita di un reparto IT interno che amministra e gestisce l’infrastruttura hardware e software, necessita anche di un Facility management che rende i cicli produttivi attivi, occupandosi dell’approvvigionamento utile al business e agli spazi comuni, quali il parcheggio o la mensa aziendali.
Il Facility management copre anche le esigenze di aziende che producono diversi tipi di beni o servizi e, al di là delle loro dimensioni, hanno la necessità di centralizzare gli approvvigionamenti affinché non ci siano interruzioni di sorta.
Le cinque funzionalità chiave dei software di Facility management
A prescindere dall’azienda che vi fa ricorso, un software di Facility management deve potere gestire l’anagrafica dei fornitori e consentire l’assegnazione e il monitoraggio di task. Allo stesso modo, poiché il Facility management è votato alla sostenibilità, deve permettere di misurare i consumi energetici e le emissioni dei cicli produttivi, cosa questa che deve essere concepita in modo elastico e deve potere integrare i dati provenienti da altri software, perché sempre più spesso le imprese si dotano di hardware (tipicamente IoT, IioT o AIot) per registrare tutte le informazioni relative ai consumi e alle emissioni.
La gestione delle Kpi è imprescindibile, perché permettono di misurare la strada verso il raggiungimento degli obiettivi del Facility management stesso e di tutta l’azienda. Deve inoltre essere predisposto al loro monitoraggio in tempo reale e deve consentire il controllo del costo.
Non deve essere un software chiuso, poiché ogni azienda ha necessità e asset specifici i cui dati dovrebbero essere integrati nella piattaforma di Facility management in modo semplice.
Migliorare l’uso degli strumenti di Facility management
È un tema vasto che non trova una definizione o una risposta semplice. Ciò che ne può perfezionare l’uso è una visione globale e profonda del core business di un’impresa e, a partire da questo, una sana e accorta pianificazione di tutti quei servizi che possono supportarlo.
L’integrazione di strumenti digitali e persino dell’Intelligenza artificiale – soprattutto per gli approvvigionamenti di materie prime o per la manutenzione predittiva – rappresentano booster di qualità, così come consente l’efficientamento delle performance aziendali l’integrazione con strumenti di Business intelligence.
Quando integrare i software di Facility management in azienda
Anche in questo caso, la risposta rapida è “sempre”, fosse soltanto per il monitoraggio dei consumi energetici e le opportune analisi che andrebbero fatte tanto per una questione economica quanto per l’aspetto ambientale.
Più che quando, occorrerebbe chiedersi in quali processi integrare il Facility management. Non è soltanto uno strumento appannaggio delle imprese grandi. La gestione degli spazi di lavoro è diventata ancora più strategica ora che lo Smart working si sta diffondendo ovunque, permettendo alle aziende di restringere le superfici delle rispettive sedi.
Allo stesso modo, anche le piccole realtà produttive possono giovare di un approvvigionamento di materie prime in base alle necessità reali al fine di ridurre gli stoccaggi, o possono giovare di interventi di manutenzione schedulati in modo ponderato, calibrati in base al reale impiego dei macchinari per la produzione e non semplicemente a intervalli di tempo regolari.
Non di meno, per le grandi realtà aziendali che possono contare su più sedi, il Facility management è pressoché imprescindibile.
Nazca Work Flow Management
La soluzione offerta da Nazca, azienda italiana con sedi a Milano, Galliate, Roma e Bari, propone diversi pacchetti che la rendono efficace sia in ambito di Facility management sia negli ambiti del Property management e dell’Energy management.
È accessibile via web e mediante app per dispositivi mobili (Android e iOS), si tratta di una piattaforma Software as a Service (Saas) che non richiede a chi ne fa uso l’impiego di hardware dedicato né di amministrazione. In alternativa è disponibile la versione on-premise, ossia installata fisicamente presso chi ne fa uso.
La modularità è interessante e permette di coprire una vasta gamma di necessità, a partire dalla gestione degli spazi di lavoro fino a quella dei processi aziendali. Nazca Work Flow Management permette di gestire la rete dei fornitori e il monitoraggio delle attività, mettendo a disposizione dati e strumenti di analisi integrabili anche in soluzioni software già esistenti. L’integrazione diventa centrale soprattutto in quelle realtà aziendali che demandano al Facility management molti compiti e funzioni, tra le quali la gestione di dispositivi IoT e la business intelligence.
Essendo una realtà aziendale italiana, il Gruppo Nazca offre soluzioni che tengono conto della normativa locale rispettando quindi, per esempio, il Testo unico sulla salute e sul lavoro (decreto legislativo 81/2008).
Non da ultimo, ha un peso specifico l’esperienza che il Gruppo Nazca ha nel settore: esiste dal 1998 (celebra quindi i 25 anni di attività) e impiega più di 300 persone a supporto delle soluzioni che fornisce.
La politica di prezzo è riservata e viene resa nota a chi chiede informazioni. È possibile effettuare una prova gratuita prima di valutare l’acquisto.
Quick Base
Soluzione modulare, ossia formata da diversi servizi che possono essere acquistati separatamente, risponde alle esigenze di gran parte dei flussi di lavoro demandati al Facility management. Disponibile soltanto in lingua inglese, trova nella semplicità d’uso e di implementazione il proprio punto di forza principale e, a nostro avviso, pecca nella scelta delle politiche commerciali. Quick Base è in Cloud e permette di essere personalizzabile anche da chi non ha esperienze di coding, semplicemente costruendo l’interfaccia più utile attraverso “drag & drop” dei servizi acquistati.
La stessa logica permette di creare app su misura e accessibili da dispositivi mobile ma l’uso di Quick Base è più indicato a chi necessita di modellare i flussi di lavoro, alla gestione dei lavori tipici delle Risorse umane e alla gestione dei processi di vendita. È quindi più tagliato sulle necessità di aziende di retail ma, poiché facilmente integrabile con applicazioni di terze parti, può essere utile a chi già possiede una soluzione software per il Facility management e necessita di ampliarne le funzioni.
La logica di licensing appare un po’ caotica. Disponibile nelle versioni Team, Business ed Enterprise, ha dei prezzi che variano dai 30 dollari mensili per utente fino a una cifra non resa disponibile al pubblico (relativamente alla versione Enterprise). Stride un po’ la necessità di acquistare un numero minimo di licenze, rispettivamente 20 per la versione Team, 40 per quella Business e almeno 100 per la Enterprise. Non appare quindi indicata alle aziende con meno di 20 dipendenti e lascia spazio a numerose alternative per quelle aziende, magari multinazionali, per le quali lavorano migliaia e persino decine di migliaia di persone.
FMX
Soluzione completa e trasversale, è in grado di rispondere a qualsiasi esigenza di Facility management e, sviluppata in lingua inglese, può essere acquistata sia come Software as a Service (Saas) sia come software da installare su server e client aziendali (supporta, oltre agli ambienti Windows, anche quelli Linux e MacOS).
Si concentra sull’assegnazione la gestione di compiti alle singole risorse tenendo traccia del costo del lavoro e include un sistema di notifiche da estendere secondo logiche diverse tanto ai fornitori quanto ai clienti di un’azienda.
Permette anche la gestione del parco veicoli aziendale e l’allocazione delle risorse (intese come materiale di lavoro, dall’abbigliamento alle attrezzature).
L’architettura può essere implementata includendo altri servizi tramite API Rest e questo la rende flessibile e adattabile a diverse realtà aziendali.
Può essere richiesta una demo, passo peraltro consigliato a chi volesse conoscere le politiche di prezzo che non sono rese note da FMX.
Servicenow
È una soluzione pensata soprattutto per l’ambito ICT e il censimento e la gestione dei software e degli asset delle aziende. Si espande verso le Security operations, la governance e il Risk management e, da qui mediante altri moduli, copre i flussi di lavoro degli altri comparti aziendali.
Fiore all’occhiello è la gestione dei cicli di vita delle risorse aziendali, che possono essere allungati tramite una puntuale e accorta politica di manutenzione che si prefigge di proporre in modo preventivo.
Fa ampio uso dei dati storici dell’azienda al fine di facilitare la reportistica ma anche per l’automazione di compiti ripetitivi affinché i servizi che monitora siano adeguati alle priorità aziendali le quali, si intende, possono variare nel corso del tempo.
Anche Servicenow è una soluzione proposta in Cloud e in Italia ha una sede a Milano, benché il nostro idioma non sia tra quelli supportati.
È una soluzione scalabile che si adatta sia alle piccole imprese sia a quelle grosse e la politica di pricing è riservata soltanto a chi chiede un’offerta per uno o più moduli.
Bookitlab
È una soluzione di Facility management pensata soprattutto per i laboratori di ricerca e, come è facilmente immaginabile, fa del proprio punto di forza la raccolta e l’analisi dei dati, mettendo a disposizione delle utenze degli strumenti di reportistica duttili e di facile utilizzo.
Votato soprattutto alla gestione dei materiali e delle attrezzature, prevede la gestione degli accessi per ogni singolo utente o gruppo di utenti e, grazie a un sistema di archiviazione di file e documenti proprietario, facilita la ricerca di informazioni, procedure e dati.
È disponibile sia come SaaS sia come soluzione on-premise e può essere accessibile mediante web o app per dispositivi mobile. La politica di pricing, come spesso avviene, è rivelata a chi chiede informazioni oppure l’organizzazione di una demo.
Geomap FMS
Altra soluzione italiana, questa volta usata soprattutto negli ambiti della produzione e nella sanità pubblica e privata. Coadiuva i processi di manutenzione e, essendo basata su GIS, permette la mappatura delle risorse offrendone una visualizzazione in 3D.
Si presta a compiti trasversali ma la possibilità di creare una scheda per ogni immobile o asset si presta soprattutto alle imprese e alle organizzazioni che puntano molto sullo stato di manutenzione degli impianti e degli edifici per la propria continuità di business.
I tecnici designati ricevono la lista dei compiti da svolgere con i ruolini di marcia e le priorità a cui attenersi e, poiché modulare, la soluzione permette di integrare un maggiore numero di ambiti di applicazione e monitoraggio, come per esempio quello dei consumi energetici.
Geomap FMS si presta a diversi tipi di impresa e si estende fino al retail ma è particolarmente usato da aziende sanitarie, istituti e istituzioni regionali e nazionali (Inps, Inail, Agenzia delle dogane, e altre ancora) e da diversi atenei.
Officespace Software
Soluzione in Cloud che permette di gestire e allocare gli spazi di lavoro, incluso tutte le operazioni utili a garantirne efficacia e organizzazione. Si presta alle piccole come alle grandi imprese ed è particolarmente utile in quelle aziende che non hanno un’allocazione fissa dei posti di lavoro o che prevedono la loro condivisione tra personale che si alterna in base ai turni o alle sedi.
Può essere integrato con soluzioni intranet eventualmente già adottate dalle aziende e, grazie a una rappresentazione visiva, aiuta a localizzare le persone mentre sono in movimento, ciò coadiuva tipicamente le attività che fanno leva su rappresentanti e agenti di commercio o su collaboratori che si muovono, per diversi motivi, tra le diverse sedi aziendali. Non da ultimo, aiuta a organizzare le disponibilità di postazioni di lavoro in quelle imprese che, adottando lo Smart working, hanno ridotto gli spazi aziendali.
Si adegua a qualsiasi realtà aziendale ed è una soluzione che può essere adottata anche da quelle organizzazioni che, pure non avendo bisogno di un servizio di Facility management propriamente detto, ha comunque necessità di prenotare le postazioni di lavoro demandando ai collaboratori la possibilità di farlo in prima persona, senza passare da un settore dell’azienda che deve accogliere ed evadere le richieste.
Witco
Altra soluzione Cloud che si adatta a business di diversa natura e grandezza. Witco offre una piattaforma che copre la prenotazione delle postazioni di lavoro ma anche la gestione documentale e quella delle manutenzioni necessarie alle imprese per potere svolgere le attività core.
Tramite un sistema di comunicazione permette ai collaboratori di coordinare le attività in sede e quelle in Smart working, diventando così uno strumento di organizzazione pensato per le aziende in cui si praticano entrambe le modalità di lavoro. Permette l’assegnazione di compiti, di risorse e di infrastrutture fornendo anche relazioni sull’utilizzo della piattaforma e analisi statistiche delle attività svolte.
Meno incentrata sulle necessità di manutenzione predittiva e più orientata alla collaborazione tra utenti, è una buona soluzione per quelle aziende e strutture snelle che, pure non avendo necessità di demandare al Facility management una quantità ingente di compiti, hanno in ogni caso bisogno di garantire la continuità dell’operatività degli spazi di lavoro che può essere compromessa o rallentata a causa del lavoro ibrido, ossia un mix tra lavoro in sede e in smart working.
