Semplificare i processi HR in modo smart: ecco i vantaggi della digitalizzazione

La gestione del personale in un’azienda richiede il ricorso a processi routinari che possono incidere sull’efficienza degli uffici HR, con possibili ripercussioni sulle attività di tutta l’impresa. Ritardi nello svolgimento delle pratiche, errori umani nell’inserimento dati, difficoltà di comunicazione tra i vari livelli e di condivisione dei dati sono fronti critici che si possono superare attraverso un cambio di paradigma, ridisegnando le procedure al fine di affrontare un proficuo percorso di trasformazione digitale che rivoluzioni gli assetti di questo ambito. L’introduzione di soluzioni innovative supporta la semplificazione di operazioni come il trattamento di informazioni riguardanti presenze e orario di lavoro, la nota spese, snellire i flussi di comunicazione e ottimizzare la gestione documentale. Aspetti utili per l’unità aziendale e la business continuity, soprattutto in un contesto di smart working in cui le relazioni di lavoro e l’efficacia delle operazioni sono basate sulla fluidità delle soluzioni digitali adottate.

Processi HR, i fronti critici

Scomodità, mancanza di interoperabilità tra fonti e supporti, oltre a difficoltà di esecuzione e possibili errori a causa della tanta burocrazia, rendono i processi legati alla gestione del personale complessi da affrontare per gli operatori preposti. Una situazione che, oltre a causare disagio ai diretti interessati coinvolti, ha ricadute negative sull’efficienza delle aziende, in quanto può comportare:

• Rallentamenti nella conclusione di pratiche, che si ripercuotono per esempio sia sull’esito di operazioni strategiche per l’andamento dell’impresa connesse all’organizzazione dei lavoratori, ma anche sull’operatività degli impiegati, costretti a dedicare molto tempo all’espletamento di compiti routinari, burocratici e amministrativi.
• Inefficienze ed errori legati all’utilizzo di diversi supporti digitali e non, che possono dunque non sempre essere integrati con i sistemi aziendali. Ne derivano difficoltà nella condivisione dei dati, sbagli umani nell’inserimento delle informazioni, comunicazioni poco fluide tra i diversi livelli aziendali. Può capitare inoltre che istanze, richieste e comunicazioni siano consegnate in formato cartaceo, a complicare e rallentare ulteriormente la situazione.
• Insoddisfazione del personale, sia da parte di chi si rivolge all’ufficio HR sia del settore stesso.

Questi problemi possono essere risolti affrontando un percorso virtuoso di trasformazione digitale dei processi HR. I benefici del digitalizzare l’ambito delle risorse umane in azienda sono riassumibili in:

• Semplificazione: i processi diventano più fluidi, le comunicazioni rapide così come lo smistamento di istanze e corrispondenza, è più facile trovare documenti, individuare i giusti destinatari e condividere dati in maniera integrata, senza doversi rivolgere a soggetti specifici.
• Sicurezza: più ordine in azienda, grazie alla dematerializzazione dei documenti e delle procedure che portano a dover gestire solo materiale in formato digitale, migliorando il livello di organizzazione e garantendo maggiore protezione dei dati trattati. Le soluzioni informatiche, per il principio della privacy by design sancito dal regolamento europeo GDPR, devono infatti prevedere questo aspetto sin dalla fase di progettazione. Oltretutto, non c’è il rischio di perdere o compromettere facilmente i documenti come nel caso del formato cartaceo.
• Benessere del personale: la relazione tra i vari soggetti coinvolti nel procedimento migliora.

In generale oltretutto, si può beneficiare di una maggiore trasparenza, considerando la possibilità di tracciare i movimenti, i tempi e i costi legati al personale.

Come scegliere la soluzione più adatta

Per gestire con ulteriore flessibilità i processi HR è utile introdurre in azienda una soluzione in cloud, al fine di rendere ancora più semplici le attività. Grazie al cloud, si potrà avere accesso da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento a dati, documenti e contatti, per garantire la continuità operativa e accelerare il lavoro, eliminando gli intoppi provocati da carta e gestione manuale. Migliora anche la comunicazione, perché in tempo reale si potrà contattare qualsiasi soggetto aziendale, abbattendo tempi e burocrazia.

Vantaggioso anche stabilire differenti livelli di accesso a vari servizi, come per esempio consultare la busta paga o introdurre un sistema di notifiche per segnalare assenze e fornire informazioni. In questo modo, il dipendente semplicemente accedendo alla piattaforma aziendale potrà trovare i dati necessari per capire i propri orari, la programmazione delle chiusure e delle assenze, i compensi, senza doversi per forza rivolgere agli uffici. Di conseguenza, le attività del personale della divisione HR sarà alleggerito da questi compiti routinari, gli operatori potranno quindi dedicarsi ad aspetti più strategici del loro lavoro.

Il caso: l’app di Fluida

Un esempio di soluzione per la gestione smart delle risorse umane è l’app di Fluida, uno strumento in cloud flessibile e personalizzabile secondo le proprie esigenze che permette di semplificare le risorse umane. L’app, che si può utilizzare da qualsiasi dispositivo, come il computer dell’ufficio o il proprio smartphone, consente l’accesso in tempo reale a informazioni e documenti necessari nell’ambito HR. Tra i processi che vengono digitalizzati, per esempio, ci sono:

• La gestione delle assenze e degli orari di lavoro: l’app di Fluida permette di tenere traccia delle presenze in azienda, oltre a dare la possibilità di gestire i flussi relativi alle richieste su ferie, permessi e malattie anche da remoto;
• Tracciamento delle spese e delle attività: l’app permette di gestire in via digitale il calcolo dei rimborsi spese, inviando automaticamente istanza di approvazione ai responsabili individuati. Allo stesso modo si possono inserire i dati sulle proprie attività, per avere contezza delle attività lavorative svolte e in quanto tempo;
• Rilevazione presenze, attraverso un sistema di “timbratura smart”: non si dovrà più timbrare fisicamente un cartellino, basterà usufruire dei dati derivanti da badge o geolocalizzazione, sempre considerando la compliance al GDPR;
• La comunicazione aziendale, resa più fluida dalla possibilità di utilizzare un solo canale ufficiale e comune a tutti, con notifiche di lettura;
• Distribuzione e archiaviazione smart dei documenti: grazie a un sistema di notifiche, il dipendente potrà automaticamente essere avvisato quando viene inviato il cedolino dello stipendio e, in pochi click, scaricarlo. I documenti poi saranno archiviati in automatico.

Così, innovando i processi HR in modo smart attraverso una soluzione user friendly volta alla semplificazione delle procedure, si trarranno giovamenti anche relativamente alla continuità aziendale, eliminando rallentamenti, possibilità di errore e introducendo maggiore trasparenza.

L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Fluida